Інформаційні технології документаційного забезпечення управлінської діяльності

Інформаційні технології документаційного забезпечення управлінської діяльності

 

на тему:

 

Інформаційні технології документаційного забезпечення управлінської діяльності

 

2010

 

Зміст

 

1. Переваги електронного документообігу 

 

2. Документообіг: актуальність автоматизації

 

3. Життєвий цикл документа в  СЕД 

 

4. Місце СЕД в інформаційній  системі підприємства 

 

5. Типові вимоги до СЕД 

 

6. Характеристики різних систем  управління електронними документами 

 

1. Переваги електронного документообігу 

 

При роботі з документами з традиційної паперової технології:

 

середній співробітник виконує  в день 10 операцій з пошуку різних документів;

 

пошук одного документа займає в  середньому дві хвилини;

 

в 10% випадків працівник не знаходить  потрібний документ;

 

у разі, якщо документ не був знайдений відразу, на його пошуки витрачається ще дві хвилини;

 

якщо документ все-таки не знайдено, співробітник переключається на іншу роботу (добре ще, якщо на роботу).

 

Якщо врахувати, що будь-який новий  продукт або процес може зажадати сотень пов'язаних з ним документів, і представити описаний вище процес в рамках всієї компанії протягом року, то висновки можна зробити зовсім невтішні. Паперовий документообіг досить сильно гальмує діяльність фірми. Впровадження системи електронного документообігу дає фірмі реальні конкурентні переваги. Ці переваги пов'язані в основному зі скороченням витрат на документообіг, і їх досить легко виміряти. Вони можуть бути легко полічені на основі того, скільки можна прибрати шаф для зберігання документів, скільки звільнити площ, серверів, які найчастіше зберігають багато копій одних і тих самих документів. Набагато більш важливо те, що важко виразити в грошовому вимірі, але приносить фірмі більше дивідендів, ніж все перераховане вище. Це більш оперативні відповіді на запити замовників, швидке і якісне прийняття рішень, широкі можливості контролю з боку керівництва, відповідність документообігу існуючим правилам. У результаті компанія одержує різке підвищення продуктивності роботи співробітників, а це, погодьтеся, один з найважливіших факторів для підвищення загальної конкурентоспроможності фірми.

 

За свідченням фахівців, в географічному  розподілі користувачів зростає  питома вага регіонів Росії та країн  СНД, а в галузевому - крім вже  традиційного інтересу до СЕД з боку органів державної влади та місцевого самоврядування, підвищується активність кредитно-фінансових компаній, підприємств паливно-енергетичного комплексу, установ зв'язку, культури, освіти та ЗМІ.

 

Помітно збільшилася кількість  дрібних і середніх клієнтів, що купують "коробки" на 1-10 робочих місць і самостійно здійснюють настройку та впровадження системи, проте в грошовому вираженні основний дохід все одно приносять великі проекти, що супроводжуються консалтингом і послугами впровадження. Спостережувана тенденція дозволяє говорити про те, що, в кінцевому рахунку, ринок систем автоматизації документообігу може виявитися досить масовим і більшою мірою схожим на сектор бухгалтерського ПЗ, ніж на ринок ERP-систем. Це й природно: потреба в управлінні документацією є настільки ж базовою для будь-якої організації, як і фінансовий облік.

 

2. Документообіг: актуальність  автоматизації 

 

Недолік кваліфікації персоналу і  особливості національного менталітету  невблаганно накладають відбиток на загальну ефективність організації робочого процесу. Комп'ютери в більшій своїй масі продовжують використовуватися як удосконалені друкарські машинки, і авторитетні фахівці не раз відзначали, що впровадження обчислювальних засобів без серйозного опрацювання інформаційної структури підприємства лише посилює плутанину.

 

Консервативний стиль поводження з документами в паперовому вигляді  на тлі експоненціально зростаючого  загального обсягу інформації у світі  лише збільшує витрати на папір і  витратні матеріали, офісні площі вимушено нераціонально витрачаються на зберігання архівних справ, підшивок друкованих видань, роздрукованою електронної кореспонденції.

 

Із завданням пошуку потрібних  документів так чи інакше пов'язані 30% переміщень співробітників по офісу, в цілому цей процес забирає у них близько одного місяця на рік, причому 15% паперових документів безповоротно губляться. На узгодження документів іде 60-70% робочого часу. У світлі вищезгаданого, 20-30% поставлених завдань взагалі не вирішуються. Всі ці проблеми покликана вирішити грамотна організація безпаперових технологій управління.

 

Незважаючи на порівняно високу вартість систем електронного документообігу, багато виробників призводять вражаючі дані, підтверджені економічними розрахунками та численними прикладами реальних впроваджень. Вони свідчать про те, що витрати на впровадження системи окупаються за термін від шести місяців до півтора років, в залежності від масштабів підприємства та ступеня його охоплення автоматизацією. Але, якщо у великих підприємствах момент істини назріло вже давно, то зараз в організації електронного документообігу найбільше зацікавлені представники малого і середнього бізнесу, а вони, треба віддати їм належне, завжди краще рахують гроші.

 

Автоматизована система сама доставить  документ на робоче місце, зробить потрібні нагадування виконавцю і контролеру. Користувачеві зараз лише достатньо знати, який тип документа треба підготувати, кому це доручити і хто буде контролювати процес. Старі паперові документи одним натисканням кнопки скануються і вносяться до архіву. Пошук потрібних даних прискорюється в багато разів: замість рутинної роботи з перетрушування папок у шафах досить згадати назву організації, фразу з тексту документа або приблизна час його створення, після чого знайти документ - справа кількох секунд. Процес стає значно більш керованим на всіх його стадіях.

 

Чи варто розробляти систему  управління документами силами своїх  співробітників? Практика показує, що організація в підсумку стає заручником власного відділу автоматизації. Звільнився керівник - і проблема підтримки перетворюється на нездоланну перешкоду. Крім того, вартість самостійної розробки в кінцевому рахунку виявляється не меншою, ніж при впровадженні спеціалізованих програмних продуктів від відомих компаній, а вона становить для вітчизняних розробок від 120 доларів за робоче місце. Компанії-розробники до того ж постійно вдосконалюють свої системи, доповнюють їх засобами колективного роботи по мережі Інтернет, підтримкою електронно-цифрового підпису та іншими новаціями.

 

3. Життєвий цикл документа в  СЕД 

 

Народження 

 

У СЕД документ не може виникнути, якщо у нього немає "паспорта" - картки обліку, яка  може бути різною для різних типів  документів: документ не можна просто так видалити, перейменувати або  переписати поверх. Всі ці дії протоколюються, їх сліди залишаться. У разі необхідності, система збереже всі попередні варіанти і навіть віддалені документи. Всі дії, які можуть бути виконані над документами, визначаються правами, які дані користувачам, що дозволяє задати стратегію роботи з документами.

 

Становлення

 

Будь-який документ неодмінно проходить етап свого життя, який називається «чернеткою» - незміцнілий документ у цей період переходить з рук в руки, його міняють і переробляють. Якість результуючого  документа багато в чому залежить від того, наскільки успішно і організовано він пройшов через цю «чорну» смугу свого життя. У СЕД для організації колективної роботи над документом застосовується техніка блокування редагованих документів («check-out, check-in»). Система бере на себе турботу про те, щоб в кожний момент документ міг редагувати тільки одна людина. Завдяки цьому механізму виключається можливість того, що два співробітники створять у себе дві локальні копії документа і одночасно внесуть до нього зміни. Коли в СЕД один із співробітників забирає документ для редагування, останні побачать це і не зможуть змінити документ доти, поки перший не повернув його назад. При цьому поверненого документа автоматично присвоюється новий номер підверсії. Колишня підверсії документа зберігається, її можна відкрити, побачити і редагувати. Всі дії всіх учасників процесу документуються, тому ніякої плутанини не виникне.

 

Публікація 

 

Публікація - це момент, після якого документ «вмирає». Завдяки наявності механізму  публікації ви можете бути впевнені, що завжди будете мати в електронному вигляді в точності те ж саме, що було, наприклад, підписано, або відправлена ​​в друк, або надіслано партнеру. А що якщо потрібно щось змінити в документі після публікації? Для цього на основі опублікованої версії створюється новий варіант документа і починається новий життєвий цикл. У різних системах ця функція підтримана по-різному. Десь створюється повністю новий документ, а десь - просто нова версія.

 

Архівування

 

Після публікації документ відправляється в електронний архів, де йому належить пробути стільки часу, скільки це передбачено розпорядком вашої організації. Є документи, які зберігаються вічно. Є документи, які потрібно зберігати кілька днів. Створення архіву - завдання непросте, що залежить від потреб організації. Наприклад, документи, до яких часто звертаються, потрібно зберігати на швидких носіях, а неактуальні документи, які рідко використовуються, можна покласти на менш дорогі, але повільні носії. Для вирішення таких завдань застосовуються технології управління ієрархічним зберіганням HSM (Hierarchical Storage Management), які створюють зі всіляких різнорідних засобів зберігання «віртуальну файлову систему» ​​як завгодно великого розміру, при цьому управляючи перенесенням інформації з одного носія на інший. Базові засоби HSM були вбудовані в Windows 2000, проте є й інші технології, що забезпечують більш складну й ефективну функціональність. Такими є, наприклад, продукти серії DiskXtender компанії Legato Systems, Tivoli Storage Manager, Veritas Storage Migrator та ін

 

4. Місце  СЕД в інформаційній системі  підприємства 

 

Основні функції  СЕД: забезпечення керованості та прозорості діяльності підприємства, а також  накопичення знань та управління знаннями. У сучасному світі ці два завдання стають все більш критичними. Наприклад, у собівартості автомобіля «Мерседес» лише 30% - безпосередні витрати виробництва, а інше - компенсація вартості розробки автомобіля, тобто вартості діяльності інженерів і управлінців, тому в оптимізації їх діяльності і лежить основний ресурс зниження собівартості.

 

Ступінь ефективності використання СЕД  визначається тим, наскільки документи (неструктурована інформація) визначають інформаційне наповнення діяльності підприємства. Очевидно, наприклад, що для чисто  торгової організації основне інформаційне наповнення - це структуровані дані, які полягають в базах даних. Можливо, такої організації і потрібно зберігати договори, але навряд чи справа дійде до впровадження СЕД. Однак якщо торгова організація доросте до торгового монстра з мережею магазинів в десятках міст і складною логістикою, власним виробництвом напівфабрикатів, то рано чи пізно доведеться подумати про впровадження системи ERP. На наступному етапі кількість оптових покупців і великих замовників може вирости до таких масштабів, що доведеться подумати про впровадження CRM. І тільки якщо при цьому апарат управління розростеться до сотні людей, з'являться паралельні непрофільні проекти, виникнуть завдання диверсифікації, постане завдання впровадження СЕД. При цьому якісь системи, можливо, доведеться інтегрувати, щоб система CRM мала посилання на листи, договори і на копії вхідних замовлень, які зберігаються в СЕД.

 

У деяких випадках інтеграція цих  систем ще більш тісний - СЕД може служити інтегруючим транспортом  для передачі документів між системами, що їх породжують, і системами, які їх споживають, у разі, коли прямий зв'язок на рівні структурованих даних між цими системами не потрібна. Припустимо, підприємство має системи CRM і ERP, причому потрібно, щоб у CRM фіксувалися щоквартальні звіти з ERP про постачання товару конкретному клієнтові, доповнені, можливо, коментарями експертів. Зрозуміло, що такі звіти зручніше всього зберігати в СЕД. Завдяки інтеграції ERP і СЕД документ буде автоматично створено та збережено. Завдяки інтеграції СЕД і CRM можливе автоматичне прикріплення документа до картки конкретного клієнта. І всі ці операції можуть відбуватися автоматично. (Підкреслимо, що наведений приклад є суто умоглядною і насправді може не мати практичного сенсу; інтеграція будь-яких інформаційних систем має сенс тільки тоді, коли чітко зрозуміла її мета.)

 

5. Типові вимоги до СЕД 

 

Якщо слідувати букві стандарту  на складання технічного завдання, вимоги, які типовий користувач може пред'явити до типової системи  електронного документообігу, можна  описати таким чином.

 

Система електронного документообігу повинна:

 

забезпечувати надійне зберігання документів та їх описів;

 

забезпечувати життєвий цикл документа (його створення, зберігання версій, публікація, блокування доступу до вилученого документу, передача документа для зберігання в архіві);

 

допускати завдання користувачем різних типів документів, створення і  редагування карток для них;

 

підтримувати ієрархію категорій  для ефективного пошуку документа;

 

здійснювати пошук документів на основі інформації з картки, а також повного тексту;

 

забезпечувати розподіл доступу до документів на рівні окремих користувачів, за рольовому принципом, і на основі ієрархічної структури організації;

 

підтримувати технологію HSM;

 

протоколювати всі події, пов'язані  з роботою користувачів і самої системи; необхідна наявність розвинених засобів адміністрування;

 

підтримувати віддалений доступ до інформації.

 

Сучасні системи повинні підтримувати:

 

кластерні технології для забезпечення безперебійної роботи;

 

територіально розподілені організації;

 

алгоритми шифрування при зберіганні і передачі даних;

 

цифровий підпис.

 

Вимоги до архітектури:

 

наявність виділеного сервера додатків;

 

наявність тонкого клієнта; підтримка  доступу до документів з використанням  браузера.

 

многоплатформная для забезпечення масштабованості;