Министерское делопроизводство ХIХ- начала ХХ вв

Министерское делопроизводство ХIХ- начала ХХ вв

Начало ХIХ в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления. В данный период появилась новая система управления - министерская, основанная на принципе единоначалия.

Первыми министерствами, созданными в 1802 г. были: военно-морских дел, иностранных  дел, финансов, народного просвещения  и др. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь помощника. 
Следует отметить, что само понятие делопроизводства появилось во второй половине ХVIII в. и обозначало деятельность, которой занималась не только канцелярия, но и весь аппарат учреждения в целом. Термин «делопроизводство» происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» в то время понималась не папка с документами, как в современном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос, т.е. решение дела.

Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие  дела (донесения, ведомости, переписка  и др.); чрезвычайные дела (дела по обнаруженным злоупотреблениям); дела, «не терпящие времени» или срочные. Документы, создававшиеся  в процессе «производства дела»  можно разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство (записки, справки, регистрационные  журналы), и документы, поступавшие  в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения.

Изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы  документирования деятельности новых  учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки.

На протяжении всего ХIХ и начала ХХ вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского  делопроизводства, к концу ХIХ в. требовались более гибкие формы делопроизводства. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой.

Появление пишущих машинок ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать  несколько копий документов, существенно  сократив объем рукописных работ. Кроме  того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов в учреждениях.

Появление телеграфа вызвало к  жизни новый вид переписки - телеграммы, которые очень быстро сделались  массовыми документами; изобретение  телефона привело к появлению  телефонограмм- письменной записи переданного по телефону сообщения.

В конце ХIХ-начале ХХ вв. все большее внимание обращается на систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Особенностью организации делопроизводства в этот период является не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы. Во второй половине ХVIII в. появляются первые сборники образцов документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходилось обращаться в государственные учреждения.

документ оформление составление  делопроизводство

История управления и делопроизводства в ХХ вв

В результате Октябрьской революции 1917 г. в России прекратил существование  старый государственный аппарат, шло  конструирование нового.

Для работы в советских учреждениях  были привлечены рабочие, солдаты, не имеющие  специального образования. Уровень  документационного обеспечения  управления понизился.

Тем не менее, работы по совершенствованию  системы делопроизводства продолжались вестись. При рационализации технологии управления использовался опыт работы предшественников. В период становления  советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению  и рационализации делопроизводства.

Период 20-х годов можно считать  наиболее благотворным с точки зрения организации исследований в области  управления, НОТ и делопроизводства. В 1921 г. состоялась 1-ая Всероссийская  конференция по научной организации  труда и производства, на которой  наряду с вопросами НОТ в производстве были затронуты проблемы научной  организации управленческого труда  и работы с документами. В 1923 г. было создано бюро «Стандартизация», которое  занималось вопросами документационного  обеспечения управления. В 1926 г. был  создан Государственный институт техники  управления (ИТУ), который занимался  совершенствованием государственного аппарата.

Наиболее интересные и перспективные  разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям:

1. документооборот учреждений и  методы его оптимизации;

2. способы регистрации документов;

3. контроль исполнения документов;

4. хранение документов.

Однако низкая общая культура управления работников советских учреждений стала  причиной невостребованности многих направлений.

В 30-ые гг. формируется и укрепляется  жесткая, централизованная административно-командная  система управления, исключающая  возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. В результате рушатся  структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства, ликвидируется ИТУ.

Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему , иерархию и полномочия высших органов власти. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры.

Значительное сокращение исследований в области управления и делопроизводства не означает, что в 30-ые гг. работы в  этой сфере прекратились. В этот период проводились исследования по стандартизации и унификации специальных  систем документирования. Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации.

Начавшаяся Великая Отечественная  война потребовала подчинения всех ресурсов нуждам военного времени. Разработки по рационализации работы с документами, их стандартизация были приостановлены.

Послевоенный период потребовал значительных усилий по восстановлению народного  хозяйства и оттеснил на второй план вопросы документационного обеспечения  управления. Лишь к началу 60-х годов  возобновились исследования в области  рационализации технологии и техники  управления. В 1966 г. в системе Главного архивного управления СССР был образован  Всесоюзный научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД), одной из основных задач  которого было создание Единой государственной  системы делопроизводства (ЕГСД).

В 1969-1970 гг. была разработана и утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию.

С 1972 г. в СССР стали действовать  единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов и единые правила организации  работы с документами.

В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно- распорядительной документации. Основные положения.», определяющий основные требования к унифицированным фондам организационно-распорядительных документов.

К началу 1984 г. было разработано и  утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов и 26 общесоюзных  классификаторов технико-экономической  информации.

Новый этап в развитии отечественного документирования начался на рубеже 1980-1990-х гг. В России произошла  смена политического и экономического строя. В работе с документами  стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала  входить в мировое информационное пространство.

Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно  улучшило оформление документации, рационализировало  процедуры поиска, учета и хранения информации.

Таким образом, в развитии делопроизводства России в 20 веке было три основных периода: перестройка всей системы организации  делопроизводства в 20-30-х гг., период почти полного отсутствия разработок в этой области в 40-50-х гг., и  развитие обширной законодательной  базы, норм и правил делопроизводства в 60-90х. гг.

В условиях кардинальной перестройки  экономики России резко возросла роль и значение документационного  обеспечения управления.