Контрольная раюота по "Делопроизводству"

СОДЕРЖАНИЕ 

     Теоретические задания

1. Бланки документов, требования, предъявляемые к ним. Реквизиты бланка……………………………………………………………………3
2. Справка: понятие, группы; требования, предъявляемые к их составлению……………………………………………………………..8

Практические  задания

Задание 1………………………………………………………………11

Задание 2………………………………………………………………13

Список  использованной литературы……………………………………15

Приложение 1……………………………………………………………16

Приложение 2……………………………………………………………..17

 

ТЕРЕТИЧЕСКИЕ  ЗАДАНИЯ 

1. Бланки  документов, требования, предъявляемые к  ним. Реквизиты бланка.

     Документ  – основной вид  делового языка, который фиксирует и передает информацию, подтверждает ее достоверность , объективность.

     Документ  – это материальный объект, который содержит в фиксированном виде информацию, оформленный в установленном порядке и имеет согласно действенному законодательству юридическую силу.

       Документы выполняют официальную,  деловую и оперативную функции,  поскольку они – письменное  доказательство, источник сведений  справочного характера.

     Отражают  документы на бумаге, фотопленке, магнитной  и перфоленте, дискете, перфокарте.

     В практической деятельности организаций  и предприятий чаще используют текстовые  документы, информация которых фиксируется  рукописным, машинописным или печатным способом.

     Бланки  должны изготавливаться печатным способом на белой бумаге или бумаге светлых  тонов красками яркого цвета.

     Некоторые внутренние документы (заявления работников, служебные записки) и документы, созданные от имени двух или более  организаций, оформляются не на бланках.

     Бланк – это печатная стандартная форма документа с реквизитами, которые содержат постоянную информацию. Распространенными являются бланки актов, приказов, протоколов, писем.

     Использование бланков во время составления  документов повышает культуру делового общения, придает информации официального характера.

     Основные  требования к бланку определены ГОСТом Р 6.30-2003.

     Устанавливают два стандартных формата бланков  документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный  как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

     20 мм - левое;

     10 мм - правое;

     20 мм - верхнее;

     20 мм - нижнее.

     Бланки  каждого вида документов могут устанавливаться:

     - с угловым расположением реквизитов  – на бланке в левой верхней  части печатаются реквизиты документа;

     - продольным расположением реквизитов  – реквизиты располагаются вдоль  верхней  части листа с их  центровкой.

     Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие  виды бланков документов:

     1) общий бланк;

      2) бланк письма;

     3) бланк конкретного вида документа,  кроме письма [1, с. 155].

     Общий бланк используют для изготовления любых видов документов.

     Бланки  структурного подразделения организации  или должностного лица проектируют  в том случае, если руководитель подразделения или должностное  лицо имеют право подписи. Можно  проектировать бланки с угловым  или продольным расположением реквизитом.

     Общий бланк в зависимости от учредительных  документов организации включает реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак организации), код организации, наименование организации, место составления  или издания документа. Кроме  того, на общем бланке размещают отметки для реквизитов: дата и индекс документа.

     Согласно  Положению о Государственном  гербе Российской Федерации и  правовым актам субъектов Российской Федерации, государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации располагаются на бланке документа в строго определенном месте.

     Бланк с изображением Государственного герба  не должен быть заложенным в шаблон компьютера, а только заказан в  типографии.

     Руководители  могут иметь должностной бланк.

     Бланк для письма и общий различаются  набором реквизитов.

     Организации, фирмы могут также размещать  на бланках документов свою эмблему. Эмблема представляет собой изображение, которое отражает деятельность этой организации. Размеры эмблемы при этом не ограничены. Эмблема улучшает эстетичный вид бланка, но не заменяет наименования организации.

     Каждый  документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами.

     Совокупность  реквизитов, расположенных в определенной последовательности на бланке, называется формуляром. Формуляр-образец – это модель построения однотипных документов.

     В разных документах состав реквизитов неодинаковый. Он зависит от содержания, назначения и способа обработки документа. Каждому реквизиту отведено определенное место. Это делает документы удобными для зрительного восприятия, упрощает их обработку.

     Для документов с высоким уровнем  стандартизации печатным или другим способом создают бланки, которые  содержат трафаретный текст.

     Реквизиты заглавия размещаются центрованным (начало и конец каждого рядка  реквизиту одинаково отдален  от границы) или бумажным (каждая строчка  реквизита начинается от левой границы) способом.

     Основными реквизитами документов является:

1. Государственный герб Российской Федерации.
2. Герб субъекта Российской Федерации.
3. Эмблема организации или предприятия.
4. Изображение государственных наград.
5. Код предприятия, организации.
6. Код формы документа.
7. Название министерства или ведомства.
8. Полное название организации – автора документа.
9. Название структурного подразделения.
10. Индекс предприятия, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке.
11. Название вида документа.
12. Дата.
13. Индекс.
14. Ссылка на индекс и дату входящего документа.
15. Место составления или издательства.
16. Гриф ограничения доступности документа.
17. Адресат.
18. Гриф утверждения.
19. Резолюция.
20. Заголовок к тексту.
21. Отметка про контроль.
22. Текст.
23. Отметка про наличие приложений.
24. Подпись.
25. Гриф согласованности.
26. Визы.
27. Печать.
28. Отметка про заверение копий.
29. Фамилия исполнителя и номер его телефона.
30. Отметка про выполнение документа и направление его в дело.
31. Отметка про перенесение сведений на машинный носитель.
32. Отметка про поступление документа [3, с. 25].

     Текст документа должен содержать определенную аргументированную информацию, выложенную коротко, грамотно, понятно и объективно, без повторений и употребления слов и оборотов, которые не несут содержания.

     Текст документа оформляется в виде сплошного сложного текста, анкеты, таблицы или объединения этих форм.

     Сплошной  сложный текст документа содержат грамматически и логически согласованную  информацию про управленческие действия и используется во время составления  правил, положений, писем, распорядительных документов.

     Все реквизиты не могут быть размещены  на одном документе, поскольку они  являются взаимоисключающими. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, его целевого назначения, содержания, способа документирования, этапов его подготовки и работы с  ним.

     Некоторые из реквизитов документа являются обязательными, другие используются по потребности.

     К обязательным реквизитам, которые используются для составления документов, относятся:

     - название организации;

     - название вида документа;

     - дата документа;

     - регистрационный индекс документа;

     - текст документа;

     - подпись.

 

2. Справка: понятие, группы; требования, предъявляемые к их составлению

 

       Справка – это документ информационного характера, который подтверждает факты жизни и деятельности отдельных граждан и разные обстоятельства деятельности организаций, предприятий.

     Справки могут быть личные и служебные.

     Личные  справки подтверждают тот или иной юридический факт. Поскольку текст справки личного характера типовой, то следует использовать бланки организации или предприятия, на которых от руки заполняются только индивидуальные реквизиты (кому, про что, для предоставления куда).

     Требования  относительно оформления справки личного  характера:

     - справку личного характера составляют  на бланке, который имеет реквизиты:  разновидность документа (справка), дату, индекс, текст, подпись, оттиск  печати;

     -  текст справки начинают из  указания в родительном (називном) падеже фамилии, имени и отчества лица, про которого предоставляются сведения;

     - в конце текста необходимо  указывать организацию, куда предоставляют  данную справку;

     - если есть адресат, вконце текста  не указывают, куда направляют  справку;

     - в справке не должны быть  архаичные обороты: «Действительная  справка», «Действительно работает»;  следует писать «Выдано для  предоставления в (лицей, райисполком  и т.д.)»

     - оформляются такие справки в  одном экземляре.

     Справки служебного характера составляются по требованию или за указанием высшей организации или служебной особы.

     Особенностью  оформления служебной  справки являются:

     - справка содержит результат обобщения  любых ведомостей, исследований  и т.д.;

     - в справке констатируют только  факты (без выводов и предложений);

     - справку, которую направляют должностному  лицу данной организации, подписывает  составитель, организации высшего  уровня – руководитель организации;

     - справка может быть составлена  из нескольких разделов;

     - справку можно сложить в виде  таблицы;

     - справка может иметь объяснения  и ссылки;

     - справка по производственной  тематике составляется в двух  экземплярах, один из каких  направляют адресату, другой –  подшивается в дело;

     - адресат оформляют без указания  почтового адреса.

     Справки также могут быть:

     - внешними – составляются для подачи в другие организации; подписываются, кроме составителя также директором организации, визируется печатью;

     - внутренними – составляются для предоставления руководству предприятия или на рассмотрение коллегиальным органам; подписываются лишь исполнителем и не ставится печать.

     Самыми  распространенными (особенно среди  личных) являются справки, которые подтверждают какой-нибудь юридический факт (подтверждение  факта работы или обучения, данные про занимаемою должность, размер заработной платы,  места проживания). Однотипные справки часто изготавливаются  на трафаретных бланках.