Контрольная работа по "Документоведение"

Какой порядок проставления на документах печатей? Виды печатей.

Реквизит № 26 «Печать» Написание  – подпись ответственной особы утверждается печатью на документах, которые требуют утверждения прав граждан и юридических особ, фиксации факта затраты денег и материальных ценностей, а также предусмотренных актами (трудовые книги, титульные списки). Кроме того, печать проставляется на уставах (положениях) учреждений, договорах, поручениях. Печати ставятся на копиях документов, которые отсылаются в другое учреждение. Отпечаток печати надо ставить так, чтобы он накрывал часть наименования должности особы, которая подписала документ. Расположение – проставляется печать в нижнем правом поле документа правее от двадцать третьего реквизита.

Какие общие требования предъявляются к тексту документа?

Реквизит № 21 «Текст документа» Написание  – главный реквизит документа  ради которого создается документ. Приступая к составлению текста, в первую очередь необходимо определить его цель, убедиться в соответствии содержания компетенции выбранного учреждения, правильно определить вид документа для фиксации управленческого решения. Связной текст документа может также складываться на основе трафарета, или макета, которые размещают постоянную информацию и имеют пропуски для внесения измененной информации. Расположение – посередине документа, на десятой строке, под реквизитом номер шестнадцать.

Назвать виды организационных документов и указать особенности их составления  и оформления.

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и  функции предприятия, организацию  его работы, права, обязанности и  ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами. Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в том числе должностными, правилами. Формуляр организационного документа: постоянные реквизиты "единого" бланка: - эмблема (03); - наименование организации (06); - наименование вида документа (08) (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА); - переменные реквизиты "единого" бланка: - дата (09); - регистрационный номер (10); - место составления или издания документа (12); - заголовок (17)1; - текст (19); - отметка о наличии приложения (20)2; - подпись (21); - гриф согласования (22) или визы (23); - гриф утверждения (15); - печать (24).

Устав

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизация и ликвидация. Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности.

Положение

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы). Положение об организации включает разделы: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения и связи; контроль, проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация. Структура текста положения о структурном подразделении (службе) нормативно не определена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют положения о подразделениях, имеющие следующие разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения. Отдельную группу положений составляют положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

Инструкция

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др. Начинается инструкция, как правило, разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Текст инструкции должен содержать четкие формулировки с распорядительными словами типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица («исполнитель должен представлять документы на подпись вместе с материалами, на основании которых они готовились») или в безличной форме («срок хранения документов определяется по Перечню»). На каждого работника учреждения (организации) составляется должностная инструкция.

Назвать виды распорядительных документов и указать особенности их составления и оформления.

Приказ

- основной распорядительный документ, чаще всего встречающийся в  практике управления. Приказы издаются  руководителем организации, действующим  на основе единоначалия, т.е. подписать  приказ вправе только первое лицо организации или лицо, исполняющее его обязанности, если это оформлено в установленном порядке. Приказы издаются по вопросам административной деятельности, требующим правового решения. В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.). Готовит проект приказа структурное подразделение или должностное лицо, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением. Формуляр приказа: - постоянные реквизиты "единого" бланка: - эмблема (03); - наименование организации (06); - наименование вида документа (08) (ПРИКАЗ); - переменные реквизиты "единого" бланка: - дата (09); - регистрационный номер (10); - место составления или издания документа (12); - заголовок (17); - текст (19); - отметка о наличии приложения (20)1; - подпись (21); - визы (23). - Заголовок приказа (17) отвечает на вопрос «о чем?».  Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагают факты, соображения, т.е. основание (мотивы) издания приказа. В констатирующей части приказа могут быть перечислены факты, события, послужившие основанием для его издания, дана оценка ситуации. Констатирующую часть приказа можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании. В распорядительной части перечисляют предписываемые действия. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля. Срок исполнения поручения фиксируется только тремя парами арабских цифр.  Пункт приказа может быть разделен на подпункты, если: одному исполнителю дается несколько поручений; нескольким исполнителям установлен общий срок исполнения; поручение, данное нескольким исполнителям, формулируется одинаково. В последнем пункте распорядительной части указывают должности (в родительном падеже), фамилии (в родительном падеже), инициалы конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов.  Составление и оформление указаний Указание - правовой акт, издаваемый по следующим вопросам: - информационно-методические; - организация исполнения приказов, инструкций; - оформление решения оперативных вопросов. Указания оформляются аналогично приказам. Распорядительная часть указания начинается со слов ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ. Круг лиц, имеющих право подписать указание, определяется Положением о документационном обеспечении управления или приказом ее руководителя. Составление и оформление распоряжений Распоряжение - правовой акт, издаваемый для решения оперативных вопросов. Распоряжения оформляются аналогично приказам. В распоряжении может отсутствовать констатирующая часть и слова ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ или СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ:. Круг лиц, имеющих право подписать распоряжение, определяется Положением о документационном обеспечении управления или приказом ее руководителя.

В чем особенности  составления и оформления протокола?

Протокол - справочно-информационный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и решения (постановления), принятые коллегиальным органом. Коллегиальность - принцип управления, при котором руководство осуществляется не единолично, а группой лиц, обладающих равными правами при решении вопросов; форма принятия решений, при которой учитывается коллективное мнение, используется метод обсуждения. Формуляр протокола: постоянные реквизиты "единого" бланка: - эмблема (03); - наименование организации (06); - наименование вида документа (08) (ПРОТОКОЛ); - переменные реквизиты "единого" бланка: - дата (09); - регистрационный номер (10); - место составления или издания документа (место; где состоялось заседание) (12); - заголовок (17); - текст (19); - отметка о наличии приложения (20)1; - подписи (21). На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжалось несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончания. Заголовок протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и названия коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа. Начинается заголовок с прописной буквы. Текст протокола делится на две части: вводную, где указаны фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих, должности, фамилии и инициалы приглашенных и повестка дня, и основную, фиксирующую ход заседания. Если на заседании присутствовали более 15 человек, указывается общее количество присутствовавших и дается ссылка на список участников.  Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на обсуждение коллегиального органа (пункты повестки дня). Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами и отвечает на вопрос «о чем?». Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. Последовательность записи выступлений определяется порядком обсуждения. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после инициалов докладчика или выступившего указывается; текст (тезисы) доклада (выступления) прилагается (прилагаются). Вопросы и ответы фиксируются только в том случае, если, отвечая на вопрос, докладчик или выступавший затронули темы, не нашедшие отражения в докладе (выступлении). Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решение нумеруется арабскими цифрами с указанием пунктов и подпунктов. Номер пункта соответствует номеру обсуждаемого вопроса. Подписывают протокол председатель и секретарь собрания. По полноте освещения хода обсуждения вопросов протоколы делятся на полные, краткие и сокращенные. В краткой форме протокола не фиксируется процесс обсуждения вопросов, т.е. в основной части отсутствуют позиции СЛУШАЛИ и ВЫСТУПИЛИ. В сокращенной форме протокола отсутствуют слова «Повестка дня». Указывается порядковый номер вопроса, его формулировка и (на отдельной строке) перечисляются в соответствии с порядком обсуждения фамилии и инициалы лиц, выступивших с докладами или сообщениями. Содержание выступлений не раскрывается.

В чем особенности составления  и оформления акта?

Акт — справочно-информационный документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии. Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др. Все разновидности актов составляются по единой схеме. Формуляр акта: - постоянные реквизиты "единого бланка": - эмблема (03); - наименование организации (06); - наименование вида документа (08) (АКТ); - переменные реквизиты "единого" бланка: - дата (09); - регистрационный номер (10); - место составления или издания документа (12); - заголовок (17); - текст (19); - отметка о наличии приложения (20)1; - подписи членов комиссии (21); - гриф утверждения (15)2. - Дата (09) и место составления (12), проставляемые в бланке акта должны соответствовать дате и месту актируемого события. - Заголовок (17) акта отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О» («Об») и формулируется с помощью отглагольных существительных. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются члены комиссии и (при необходимости) присутствующие лица. Фамилии членов комиссии располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны). В качестве присутствующих указывают лиц, чью работу проверяет комиссия. Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией, и ее результаты (когда работала комиссия, что она делала, как, какие факты были выявлены). В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Заключительная часть может отсутствовать, если члены комиссии примут решение ограничиться констатацией фактов. Если необходимо, оформляют отметку о наличии приложения (20). Если необходимо, оформляют рассылку акта, т.е. указывают количество составленных экземпляров и место их нахождения.  Следует обратить особое внимание на то, что под экземпляром акта понимают его подлинник. Рассылка акта оформляется только в тех случаях, если экземпляры акта направляются в сторонние организации, а не сотрудникам своей фирмы. Акт подписывают все члены комиссии. При оформлении подписей не указываются должности, не ставятся тире или двоеточие. Некоторые разновидности актов (ликвидации учреждения, проверок, ревизий, о выделении документов к уничтожению) обязательно подлежат утверждению, что оформляется соответствующим грифом (15)

Какие требования предъявляются  к составлению и оформлению служебных  писем? Какие разновидности писем?

Вид документа - принадлежность письменного  документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Письмо - основное средство связи юридических лиц между  собой и с физическими лицами. Письмо - основа управленческих коммуникаций. Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них. Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа. При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты: - постоянные реквизиты бланка письма: - эмблема (03); - наименование организации (06); - справочные данные (07); - код ОКПО (04); - переменные реквизиты бланка письма: - дата (09); - регистрационный номер (10); - ссылка на регистрационный номер и дату документа (11)1; - адресат (14); - заголовок (17); - текст (19); - отметка о наличии приложения (20)2; - подпись (21); - отметка об исполнителе (26).

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо информирует  адресата о прилагаемых к письму документах. Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех  случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину отправки, разъяснить сложные моменты и т.д. Формуляр (перечень необходимых реквизитов) сопроводительного письма: Постоянные реквизиты бланка письма: - эмблема (03); - наименование организации (06); - справочные данные (07); - код ОКПО (04); - переменные реквизиты бланка письма: - дата (09); - регистрационный номер (10); - ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 )3; - адресат (14); - заголовок (17); - текст (19); - отметка о наличии приложения (20)4; - подпись (21); - отметка об исполнителе (2б)5. - Заголовок (17) сопроводительного письма отвечает на вопрос «о чем?».  - Текст (19) письма начинается с устойчивых языковых формул: Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения (20) не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах.

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется  оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Формуляр гарантийного письма: - постоянные реквизиты бланка письма: - эмблема (03); - наименование организации (06); - справочные данные (07); - код ОКПО (04); - переменные реквизиты бланка письма: - дата (09); - регистрационный номер (10); - ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 )6; - адресат (14)7; - заголовок (17); - текст (19); - отметка о наличии приложения (20)8; - подписи лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций (21); - печать (24)9; - отметка об исполнителе (26)10. - Заголовок (17) гарантийного письма отвечает на вопрос «о чем?».  - Текст (19) письма начинается с устойчивой языковой формулы: Просим Вас.... - Отметка о наличии приложения (20) оформляется в том случае, если это обусловлено содержанием гарантийного письма. Подписывают гарантийное письмо лица, имеющие право совершения финансово-хозяйственных операций (Например: директор и главный бухгалтер). Исключительная особенность гарантийного письма: подписи должностных лиц обязательно заверяются оттиском печати организации.