Контрольная работа по "Документоведение"

Какой порядок датирования  документа? Виды дат

Реквизит № 11 «Дата» Написание  – дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать  датой документа. Датой письма или  приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков. Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть дата его принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа – день его получения адресатом, если документ не оговорен другим термином. Элементы даты пишутся тремя парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их происхождением (резолюции, согласования, визы, отметки про исполнение документа и направление его в дело).  Расположение – проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее

Какой порядок адресования  документов?

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.  - При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.  - При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.  - При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.  - При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Какими способами оформляется  утверждение документа?

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется  в правом верхнем углу первого  листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом:    УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федеральной  архивной службы России ________________ _____________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 16.10.2000  При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом федерального органа исполнительной власти.

Что такое реквизиты  бланков?

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные  документы имеют разный набор  реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название "формуляробразец". Всего существует 5-ть групп реквизитов, в которые входит 31 реквизит. Образец размещения реквизитов на листе бумаги формата А4. I группа: - «Реквизиты названия документов» 1. «Государственный герб» 2. «Эмблема организации или предприятия» 3. «Изображение наград» 4. «Код предприятия, учреждения, организации по УКПО» 5. «Код формы документа по УКУД» 6. «Название министерства или ведомства» 7. «Название учреждения» 8. «Названия структурного подразделения» 9. «Адрес отправителя» 10. «Название вида документа» 15.  «Гриф секретности»  II группа: - «Реквизиты датирования и индексации документов» 11. «Дата» 12. «Индекс документа» 13. «Ссылка на документ» 14. «Место составления или издания документа» III группа: - «Реквизиты оформления текста» 16. «Адресат» 19. «Заглавие к тексту» 21. «Текст документа» IV группа - «Реквизиты утверждения документа» 17. «Гриф утверждения» 23. «Подпись» 24. «Гриф согласования» 25. «Виза» 26. «Печать» V группа - «Реквизиты о получении и исполнении документов» 18. «Резолюция» 20. «Постановление документа на контроль» 22. «Отметка о приложении» 27. «Отметка о копиях» 28. «Отметка об исполнителе данного документа» 29. «Отметка о выполнении документа и отправлении его в дело» 30. «Отметка о перенесении информации на ЭВМ» 31. «Пометка о получение документа»

Какие виды бланков применяются  в учреждениях?

Документы федерального органа исполнительной власти должны, как правило, оформляться  на бланках и иметь установленный  комплекс обязательных реквизитов и  порядок их расположения (приложения 1 - 5). Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма федерального органа исполнительной власти оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р.6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка. 5.1.2. В федеральных органах исполнительной власти применяются следующие бланки: - бланки с указанием наименования федерального органа исполнительной власти;  - бланки с указанием должности руководителя федерального органа исполнительной власти и его заместителей;  - бланки с наименованиями структурных подразделений, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями.  Состав видов бланков, применяемых в федеральном органе исполнительной власти, утверждается его руководителем по представлению службы ДОУ. 5.1.3.     Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности по заказам федеральных органов исполнительной власти. 5.1.4.     Бланки документов федерального органа исполнительной власти подлежат учету. Изготовление бланков без изображения Государственного герба Российской Федерации на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения руководителя службы ДОУ. 5.1.5.     Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. 5.1.6.     Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя федерального органа исполнительной власти. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.

Что понимается под юридической  силой документа?

Это свойство быть подлинным доказательством  тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Какие требования к документам изложены в законодательных актах?

Правила оформления ОРД основаны на требованиях ГОСТ Р 6.30 - 97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Для оформления ОРД используют листы бумаги строго определенных форматов: формат А4 (210x297), формат А5 (210x148), формат A3 (420x210), формат А6 (148x105). Организационно-распорядительные документы имеют стандартные поля: левое - 35 мм (минимум 20 мм), правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее -10 мм. При подготовке и оформлении документов используются реквизиты. Реквизит - обязательный элемент (составная часть) оформления официального документа

Какие функции документа?

Любой документ документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета. Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля

Какие этапы прошло развитие отечественное делопроизводство?

Со временем работа с документами  включает: - Создание; - Контроль; - Хранение. Все это вылилось в определенный вид деятельности – делопроизводство. Перечень носителей: - Глинописные таблички; - Берестяные грамоты; - Папирус; - Пергамент; - Бумага; - Магнитная лента; - Накопитель на магнитных дисках; - Лазерные диски; - Флэш-карты. На Руси деловые документы появились в X веке (в основном договоры с греками). 1-ый свод законов «Русская правда» - XI век. В «Русской правде» появились термины свидетельствующие о развитии правовых отношений Др. Руси (послух – свидетель; вира – штраф; куна - деньги). Централизация гос-ва приводит к развитию гос. делопроизводства. Создаются приказные избы. Высшим правительственным учреждением становится Боярская Дума. При Петре Первом от свитков перешли к тетрадям, свернутые вдвое листы, которые сшивались в книги. Появились так называемые Генеральные формуляры, то есть форма документов, где предусматривались нормы оформления. 1773г. – Екатерина Вторая издает «Общие учреждения для управления губернией», согласно которым документы делились на внутренние и внешние предназначенные для других учреждений. Создаются министерства в XIX веке. Все поступающие документы разделяют на: - Чрезвычайные; - Срочные; - Текущие. 1918г. – введена единая форма бланков делового письма. В 70-е – 80-е сложился блок ГОСТов на управленческие документы.

Какие основные признаки и свойства документа?

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных  качеств). Принято выделять несколько  основных свойств документа, которые  характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность. Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др. Признаком оригинала является его уникальность. Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д. По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк

Какие требования предъявляются  к резолюции, какой порядок ее оформления?

Реквизит № 18 «Резолюция» Написание  – надпись на документе сделаная управляющим учреждения или его  подразделения, которое содержит указания для исполнения документа. Состоит  из таких элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В резолюциях на документе с типичными сроками исполнения, которые не требуют специальных (дополнительных) указаний для исполнения, отмечается исполнитель, ставится подпись автора резолюции, дата. Расположение – ставится на шестой строке в верхнем поле документа, левее от десятого реквизита (вид документа).

Какой порядок оформления приложений к документу?

Реквизит № 22 «Отметка о приложении»  Написание – приложения дополняют, объясняют отдельные вопросы документа или документ в целом. При наличии приложений, дополнение отмечается в тексте или после текста документа, перед подписью. Дополнения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты. Расположение – в нижнем правом поле документа над двадцать третьим реквизитом.

Какой порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметка о заверении копии».

Реквизит № 23 «Подпись» Написание  – обязательный реквизит служебного документа. В учреждениях, которые функционируют на основе единоначальности, документ подписывает одна служебная особа – ее руководитель, его заместитель или управляющий структурного подразделения. Право подписи устанавливается приказом управляющего учреждения или инструкцией по делопроизводству.  Документы, которые отправляются в высшие организации, а также распорядительные и наиважнейшие внутренние, подписывает управляющий учреждения, или его заместитель. В состав подписи входит: определение должности (полная, если документ напечатан не на бланке), личная подпись, инициалы и фамилия особы, которая подписала документ. Расположение – подпись ставится на нижнем поле документа, в правой части на двенадцатой строке. Реквизит № 27 «Отметка о копиях» (изготовлении и утверждении) Написание – реквизит содержит данные о копиях (их количестве), место их нахождения, адресаты тех, кому они были направлены. Количество копий определяется нормативными актами (особенно для документов с ограниченным доступом) или диктуется практической необходимостью. Расположение – ставится в правом нижнем поле документа правее двадцать второго реквизита.

Как оформляется согласование документа?

Согласование документа оформляется  визой на документе или грифом согласования. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (отв. исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам федерального органа исполнительной власти, ими должны быть завизированы. Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ. Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование. Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается". Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:  - с должностными лицами федерального органа исполнительной власти;  - с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;  - с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;  - при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;  - с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.