Контрольная работа по дисциплине "Документоведение"

24. копия документа: Документ, полностью  воспроизводящий информацию подлинного  документа и все его внешние  признаки или часть их, не имеющий  юридической силы

25. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в  соответствии с установленным  порядком проставляют необходимые  реквизиты, придающие ей юридическую  силу

26. дублетный документ: Один из  экземпляров копии документа.

 

Функции документов (это его общественная роль, социальное назначение, цели, задачи):

 

1. Информационная функция –  документ являются носителем  и источником информации.

2. Правовая функция – она  есть у тех документов, которые  служат юридической основой производственной  и управленческой деятельности. Они подтверждают факты, удостоверяют  сведения показатели.

3. Управленческая функция –  она есть у тех документов, которые позволяют организовывать, регулировать, контролировать и  анализировать процессы, происходящие  в производственных и непроизводственных  сферах.

4. Коммуникативная функция –  она есть у тех документов, которые помогают обеспечивать  обмен информацией между различными  объектами.

5. Учетная функция – в документах  накапливаются и систематизируются  сведения за определенные периоды  времени, что позволяет сведения  анализировать и обобщать, выявляя  тенденции и закономерности происходящих  событий.

6. Социальная функция – документы, которые отражают социально-экономическую, политическую, общественную сферы  жизни стран и народов.

7. Культурная функция – есть  у тех документов, которые являются  памятниками культуры своей эпохи, показывают специфику, обычай и  т.д.

8. Историческая функция – есть  у тех документов, которые являются  источниками знаний, о событиях  и деятельности различных эпох.

 

В ходе развития общества установилась неразрывная связь между понятиями «документ» и «юридическая сила документа».

 

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

 

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

 

Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

 

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

 

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

 

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

 

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

✓ регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

✓ распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

✓ накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

✓ передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

 

 

 

 

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

 

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

 

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

 

Задание № 5

 

1. купчая кабала Никиты Козлова на холопа Ивана Павлова 23 мая 1494 г.- историческая функция.

 

2. рапорт генерал-прокурора Сената И.Ю. Трубецкого императрице Елизавете Петровне о приезде в Петербург из Ярославля театральной труппы ф.г. Волкова 3 февраля 1752 г. – культурная функция.

 

3. декрет СНК "О правилах подписания денежных бумаг, документов, ордеров, отношений, справок и т. п." от 12 декабря 1921 г.; постановление ВЦИК и СНК РСФСР "О порядке пользования печатями с государственным гербом РСФСР" от 15 декабря 1936 г. – правовая функция.

 

4. постановления ЦК КПСС и Совета министерств СССР "О мерах по совершенствованию и удешевлению аппарата управления" от 13 октября 1969 г. – управленческая функция.

 

5. Указ Президента РФ "О внесении изменений и дополнений в Положение о порядке рассмотрения вопросов гражданства РФ" от 27 декабря 1993 г.- управленческая функция.

 

6. Указ Президента РФ "О структуре федеральных органов исполнительной власти" от 11 января 1994 г.- управленческая функция.

 

7. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г.- правовая функция.

 

Задание № 6

 

1.Управленческая функция - устав, служебная инструкция, инструкция по технике безопасности.

 

2.Правовая функция – кодекс, конституция.

 

3. Социальная функция – бухгалтерские счета, смета.

 

4. Культурная функция – Библия, Коран.

 

5. Исторический источник - книга, карты событий.

 

6. Информационная функция – Книга, акт, кодекс, конституция.

 

7. Учетная функция – перепись, табельный расчет, школьный журнал.

 

 

Задание № 7

 

Логографические знаки используется и в настоящее время (знаки доллара, фунтов-стерлингов и т.п.). Достоинством логографического письма является его большая емкость (компактность), так как знак – это целое слово. Для передачи одного и того же текста требуется в 4 раза меньше знаков, чем Русских слов. Например, √9 = 3. Недостаток такого способа запечатления состоит в трудности передачи абстрактных понятий и имен, многозначности языка, его консервативности.

 

Логограммы:

 

[pic] [pic] ♪ ™

 

Пиктографическое письмо в настоящее время применяется в изображении товаров на вывесках магазинов и мастерских, условных знаках на погонах, гербах и т.д. Целые инструкции о порядке пользования различными приборами стали "писать" в картинках, чтобы эту информацию понял покупатель в любом уголке мира. Самым ярким примером использования пиктографического письма сегодня могут служить компьютерные программы, рассчитанные на использование в любой стране земного шара. Пиктографические картинки подсказывают вам, какое действие вызывает нажатие на ту или иную кнопку

 

Достоинства пиктографического письма в том, что его понимают все жители земного шара, не переводя на свой язык.

 

Недостатки пиктографического письма в том, что оно передает лишь общий смысл, а не конкретное предложение.

 

Пиктограммы:

 

[pic][pic][pic]

 

Задание №8

 

Ознакомившись с образцами технических документов приходим к выводу. На 1 чертеже изображен принтер необходимый для печати нужной информации. На 2 чертеже изображен замок предназначенный для закрытия двери.

 

 

Контрольные вопросы:

 

1.  Как развивались  понятия "информация" и "документ"?

 

Информация - (лат. informatio - разъяснение, изложение, осведомленность) - одно из наиболее общих понятий науки, обозначающее некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний и т.п. Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

 

2.  Какие аспекты  человеческой деятельности отражены  в определениях термина "документ"?

 В некоторых документах человеческая  деятельность отражена как объект  с информацией, закрепленной созданным  человеком способом для ее  передачи во времени и пространстве, в автоматизированных информационно-поисковых  системах. Также человек может  не только зашифровать документ, но его и расшифровывать. Документ  является одной из важнейших  информационных объектов в которой  человеческая деятельность необходима. Без нее не будет отражена  суть дела.

 

 

 

 

 

3.  Перечислите функции  документа.

1. Является носителем и источником  информации.

2. Служит юридической основой  производственной и управленческой  деятельности. Он подтверждает факты, удостоверяет сведения, показатели.

3. Позволяет организовывать, регулировать, контролировать и анализировать  процессы, происходящие в производственных  и непроизводственных сферах.

4. Помогает обеспечивать обмен  информацией между различными  объектами. документ государственный  стандарт

5. В документах накапливаются  и систематизируются сведения  за определенные периоды времени, что позволяет сведения анализировать  и обобщать, выявляя тенденции  и закономерности происходящих  событий.

6. Отражают социально-экономическую, политическую, общественную сферы  жизни стран и народов.

7. Являются памятниками культуры  своей эпохи, показывают специфику, обычай и т.д.

8. Являются источниками знаний, о событиях и деятельности  различных эпох.

 

4.  Назовите этапы  развития текстового документирования.

 

Начертательный способ - закрепления и передачи информации. Текстовое документирование. Логографическое письмо (идеографическое письмо), его достоинства и недостатки. Слоговое письмо. Возникновение фонетического (буквенного) письма, происходит развитие графики русского письма, также применяется: текстовое документирование, техническое документирование. Фотодокументирование. - фотография как способ фиксации информации. Применение для фотодокументов. Кинодокументирование – запечатление документирование при помощи видеозаписи. Фонодокументирование. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве.

 

5.  Какие способы  запечатления информации вы знаете?

•  Память;

•  Видеозапись;

•  Аудиозапись;

•  Фотография;

•  Начертательный способ;

 

 

 

 

ЧАСТЬ №2

 

Способ доку- ментирования	Описание способа. Преимущества и недостатки.	Средства докумен-тирования	Материа-  льные носители	Виды докумен- тов, которые могут созда-ваться данным способом
Начертательный способ докумен- тирования	Нанесение языковых Знаков и знаков-изо- бражений на поверх- ность материального носителя обычно при помощи красящего вещества. Преимущества:	Чернила, стило, калам	Кость, кора деревьев, пергамент, Папирус, пальмовые листья, раковины,	текстовые
Пиктографи-ческое письмо	фиксация и передача информации с помощью рисунков. Достоинства: · возможность вводить новые промежу-точные звенья повествовательности · достаточно высокий уровень абстраги-рования, выделение главного, существенного; · отсутствие необхо-димости в реалистичности изображения, в таком письме заложены значительные возмож-ности схематизации и перерастания в условные изображения. Недостатки: Одна и та же пиктограмма может быть по-разному истолкована. Невозможно передавать информацию	Чернила, стило, калам	папирус Кость, кора деревьев, пергамент, Папирус, пальмовые листья, раковины	текстовые
Логографическое письмо (идеографическое письмо)	информация фиксируется дословно. Графические знаки (идеограммы) имеют устойчивые, строго определённые начертания и передают уже отдельные слова, т.е. звуковую речь. Недостатки: является весьма сложным для обучения и неудобно для повседневного пользования	Чернила, стило, калам	папирус Кость, кора деревьев, пергамент, Папирус, пальмовые листья, раковины	текстовые
слоговое или силлабическое письмо	каждый графический знак обозначает слог	Чернила, стило, калам	папирус Кость, кора деревьев, пергамент, Папирус, пальмовые листья, раковины	текстовые
буквенно-звуковое (алфавитное) письмо	Здесь каждый графический знак обозначает, как правило, отдельный звук – фонему	Чернила, стило, калам	папирус Кость, кора деревьев, пергамент, Папирус, пальмовые листья, раковины	текстовые
СТЕНОГРА́ФИЯ	пособ письма посредством особых знаков и сократительных приемов, дающий возможность быстро записывать устную речь. Достоинства: отражает все основные этапы развития письма	Ручки, карандаши	Мраморные плиты,стены,бумага.	текстовые графические;
Техническое документиро-вание	способ фиксации технической мысли на материальном носителе.	Ручки, карандаши	фонографические валики чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания	технологические документы, графики работ цехов и бригад; технические условия, научно-исследовательская документация. Конструкторская, проектная, технологическая, научно-исследовательская документация
Фотодокументи- рование	это документ, созданный фотографическим способом. представляет собой совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных материалах действием на них света ипоследующей химической обработки.	Специаль-ных светочувствительных материалах.	фонографические валики гибкие плёнки, пластинки, бумаги, ткани Фотоматериалы делятся на кинопленку, фотопленку и фонограммную кинопленку.	фотодокукумент фотография, диапозитив, микрографический документ.
Кинодокумен-тирование	. В результате киносъёмки на  плёнке получается изображение, представляющее собой ряд фотографических  снимков, содержащих последовательные  статические фазы движения	пленка	гибкие плёнки, пластинки, бумаги, ткани Киноплёнка	кинодокументы. кино-, видеодокументы
Фоно(аудио)доку- ментирование	зафиксированная на материальном носителе речь, звук	диктофоны магнито-фоны, насто-льные диктофонытранск-райберами,	фонографические валики, гибкие плёнки, пластинки, бумаги, ткани	Фоно(аудио)документы Фотография, диапозитив Микрографический документ
Документи-рование с приме- нением  электро- нно-вычеслите- льной техники	информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации	Электрон-но-вычис-лительные машины (компьютеры), принтер, графопостроители (плоттеры) электрон-ные секретари, электрон-ные записные книжки,	Диски, флешки, карты памяти,	Электронный документ