Контрольная работа по "Делопроизводству"

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь  свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через  юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Некоторые внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (акты, протоколы, приказы), часто требуют размножения в копировально-множительной службе и рассылки в структурные подразделения.

Учет объема документооборота. Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель — количество экземпляров копий документов.  

Входящие и исходящие  документы учитываются на участке  приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются  по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.

Организация доставки документов. Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения. Доставку документов внутри учреждения осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных учреждениях целесообразно использовать технические средства — пневмопочта, транспортеры.

Для повышения оперативности доставки документов должны быть разработаны рациональные маршруты движения курьера, установлено целесообразное число доставок документов в день, сокращено число операций по приему-передаче документов (отмена расписок) и т. д.

Порядок доставки документов фиксируется в графике, устанавливающем время и маршруты курьерской связи. В небольших организациях и в пределах' структурного подразделения документы доставляются секретарем.

4.

Должностная инструкция: понятие, содержание, разработка

С. В. Россол, корпоративный консультант  Адвокатского бюро В. М. Калинина

Эффективность деятельности организации зависит от множества факторов, и не последним из них является производительность труда ее персонала. Человеческий ресурс, с одной стороны, один из самых сложных для управления, с другой стороны, правильное его использование позволяет значительно увеличить прибыль организации. Производительность труда, в свою очередь, зависит от организации производственных процессов. Система документарного оформления производственных процессов в организации представляет собой нескольких жестко взаимосвязанных звеньев, деятельность каждого из которых оформляется определенным документом. В качестве «точки опоры» такой системы принято использовать штатное расписание организации. Это объясняется прежде всего тем, что данный документ является обязательным с точки зрения действующего законодательства . Составлению штатного расписания предшествует процедура определения потребности в персонале организации. Она может быть различна по используемым принципам и методам, но основу ее составляет определение круга обязанностей каждого структурного подразделения и его сотрудников, а также квалификации персонала, необходимого для их выполнения. Для закрепления обязанностей используются положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и рабочие регламенты. Таким образом, можно заключить, что должностная инструкция и рабочий регламент являются краеугольным камнем работы по организации труда персонала. В настоящей статье мы рассмотрим понятие и место должностной инструкции в деятельности фирмы, ее структуру, порядок разработки, утверждения и внесения в нее изменений.

Что же такое  должностная инструкция? Большой  юридический словарь дает нам  следующее определение: «Должностная инструкция – это краткое изложение основных задач, требующихся навыков и полномочий различных должностей в организации» .  
Схожее определение дается и в Современном экономическом словаре: «Должностная инструкция – инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме» . Как видно из данных дефиниций, основной акцент делается на определении круга трудовых обязанностей, которые возлагаются на определенную должностную единицу. При этом необходимо четко понимать, что речь идет не об описании трудовых обязанностей конкретного сотрудника, а об описании функционала определенной должности. Под должностью же в деловой практике принято понимать первичную структурную единицу штатного расписания организации, определяющую содержание, объем полномочий и место в иерархической структуре организации лица, ее замещающего. Должностная инструкция, по своей сути, имеет две основные функции. Она является как инструментом структурирования производственных процедур, так и инструментом регулирования деятельности сотрудника, занимающего соответствующую штатную единицу. На практике эти две функции достаточно часто смешивают. Что приводит в том числе и к проблеме определения правовой природы должностной инструкции. В литературе на этот счет высказывается две противоположных точки зрения. Наиболее распространенным в настоящее время является подход, в соответствии с которым должностные инструкции являются локальными нормативными актами . Однако отдельные авторы считают ее актом применения нормы права. При этом необходимо четко понимать, что локальные нормативные акты отличаются от актов применения трудового права по адресату (неопределенный круг лиц или конкретно определенные лица), времени действия (однократность и неоднократность), цели издания. Кроме того, локальное правотворчество приводит к появлению новых норм права, хотя они и основываются на общих нормах и не должны им противоречить. Акты же применения норм трудового права приводят не к появлению норм, а к возникновению, изменению или прекращению прав и обязанностей их адресатов . На наш взгляд, авторы, утверждающие, что должностная инструкция является актом применения нормы права, не учитывают, что данный документ направлен на должностную единицу, а не на конкретного работника, ее замещающего, и в данном случае не имеет особого значения, сколько таких единиц в штате, одна или несколько десятков. Объективной причиной и в некотором роде оправданием здесь может служить то, что само понятие «должность» у многих работников кадровых служб и руководителей организаций ассоциируется со специалистами и управленческим персоналом. А данным категориям присуща определенная уникальность выполняемых задач, зависящая от замещающего ее сотрудника. В результате достаточно часто возникают ситуации, когда одна и та же позиция штатного расписания, не изменяя своего наименования, наполняется новым содержанием при приеме сотрудника на место уволившегося. Вопрос четкого определения правовой природы и функционала должностной инструкции не только важен с теоретической точки зрения, но и порождает множество практических последствий, начиная с вопросов утверждения должностной инструкции и заканчивая порядком его применения. Смешение же функций, как правило, приводит к снижению эффективности использования должностной инструкции как элемента структурирования производственного процесса. Результатом этого обычно выступает необходимость в дополнительных элементах описания структуры взаимодействия штатных единиц и поверхностность описаний рабочих процедур в самой должностной инструкции. Кроме того, как показывает практика, это не идет на пользу и использованию должностной инструкции как элемента регулирования трудовых правоотношений с конкретным работником.

В рамках трудовых отношений задачи должностной инструкции обширны и разнообразны. Правильно  составленная должностная инструкция дает возможность:

– получить четкое представление  о трудовой функции работника; 
– грамотно распределять трудовую нагрузку на персонал, избегая ее дублирования; 
– определять необходимую квалификацию персонала; 
– эффективно проводить аттестацию рабочих мест; 
– эффективно проводить аттестацию персонала, определяя соответствие лица занимаемой должности; 
– снижать судебные риски при привлечении сотрудника к дисциплинарной ответственности за невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей.

На должностную  инструкцию могут быть возложены  и другие задачи. Так, в ряде случаев  она может упростить порядок доказывания налоговой инспекции экономической обоснованности затрат на деятельность персонала. В частности, должностная инструкция может помочь доказать факт использования личного автотранспорта сотрудников в производственных целях , необходимость повышения квалификации персонала , обоснованность международных и междугородних телефонов и многое другое.

Особо стоит  остановиться на вопросе соотношения  должностной инструкции и трудового  договора сотрудника. В соответствии со статьей 57 Трудового кодекса РФ в трудовой договор в обязательном порядке должны быть включены следующие положения:

– идентификационные  данные сторон; 
– место и дата заключения трудового договора; 
– место работы; 
– трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы); 
– дата начала работы; 
– условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты); 
– режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя); 
– компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях с указанием характеристик условий труда на рабочем месте; 
– условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы); 
– условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с настоящим кодексом и иными федеральными законами; 
– другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Типовая должностная  инструкция, как правило, включает в  себя следующие разделы: 
– область деятельности работника, категорию должности (руководитель, специалист и т. п.), место в структуре организации, порядок и условия назначения и освобождения от должности, порядок замещения во время его отсутствия, квалификационные требования к сотруднику, перечень нормативных документов.  
– цели, к достижению которых должен стремиться сотрудник, занимающий данную должность; 
– должностные обязанности (описание конкретных трудовых процедур); 
– права и связи по должности (функциональное и линейное подчинение сотрудника, функциональное и линейное руководство, осуществляемое сотрудником, какие должности замещает в порядке текущего замещения, кто замещает данную должность при временном отсутствии сотрудника, часто включает и перечень обязательных документов, образуемых при осуществлении должностных обязанностей); 
– ответственность (какие конкретные действия являются основаниями для привлечения к дисциплинарной и материальной ответственности работника).

Простое сравнение  показывает, что ряд положений, которые входят в должностную инструкцию, пересекаются с обязательными условиями, подлежащими включению в трудовой договор. Прежде всего это касается описания трудовой функции. Подобное пересечение позволило ряду авторов утверждать, что должностные инструкции являются составной частью трудового договора и рекомендовать в трудовом договоре формулировать трудовые обязанности работника путем отсылочной нормы на должностную инструкцию . Более того, подобный подход используется и государственными органами. Так, служба по труду и занятости в своем письме указывает: «Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ» . Такой подход представляется упрощенным и не совсем верным. Трудовой договор и должностная инструкция – это совершенно разноплановые документы. Первый является двухсторонним соглашением между работником и работодателем, второй – односторонним актом работодателя. Трудовой договор определяет прежде всего права и обязанности организации и сотрудника по отношению друг к другу, а должностная инструкция структурирует взаимоотношения между штатными единицами организации. Кроме того, при правильном построении работы в организации должностная инструкция является первичной по отношению к трудовому договору. Сначала определяется круг обязанностей и квалификационные требования, и только после этого подыскивается человек, отвечающий таким требованиям и способный выполнять эти обязанности.

Вместе с  тем ссылка на должностную инструкцию в трудовом договоре представляется необходимой. Поскольку она содержит описание служебных процедур и функционала, который должен выполняться лицом, замещающим соответствующую должность, и, соответственно, в этой части во многом определяет трудовую функцию, которую планируется возложить на конкретного работника. При этом необходимо понимать, что в трудовых отношениях между конкретным работником и работодателем основным документом является все-таки трудовой договор и, соответственно, если между работником и работодателем возникнет спор об объеме или видах выполняемых работ, определяющим будет именно содержание трудового договора. Соответственно, если работодатель хочет эффективно использовать должностную инструкцию, трудовой договор с работником должен содержать соответствующую ссылку. По этой же причине имеет смысл включать в трудовой договор и указание на обязательность выполнения положения о структурном подразделении и других локальных актов. Кроме того, в силу многих организационных причин должностная инструкция, как правило, более детальна, чем трудовой договор. Она содержит также множество организационных моментов, позволяющих более точно определить порядок выполнения возложенной на работника трудовой функции. Однако все это не исключает требования действующего законодательства, а также техническую необходимость включать в трудовой договор описание трудовой функции работника и, соответственно, в трудом договоре нельзя ограничиться простой ссылкой на должностную инструкцию.

Составление должностной  инструкции – это достаточно сложный  и кропотливый процесс. При этом он может значительно отличаться в зависимости от того, составляется ли она на уже существующую и занятую  должность или же на должность, планируемую к введению. Однако во всех случаях он состоит из нескольких этапов.

1. Подготовительный  этап. На данном этапе оценивается  необходимость введения новых  должностных единиц, определяется  общий круг обязанностей и  место в организационной структуре. 
2. Разработка проекта должностной инструкции. На этом этапе документ наполняется реальным содержанием. Фиксируются обязанности, определяются права.  
3. Согласование проекта должностной инструкции.  
4. Утверждение должностной инструкции. 
5. Ознакомление с должностной инструкцией персонала, занимающего соответствующие должности.

Наиболее трудоемкими  являются первый и второй этапы работы. Остальные, по сути, представляют собой  организационные действия, необходимые  для эффективного использования  данного документа. Серьезным подспорьем в разработке должностной инструкции могут послужить квалификационные справочники. Данные акты содержат квалификационные характеристики, которые в соответствии с заявленными целями предназначены для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов . Эти документы являются рекомендательными, однако позволяют получить общие ориентиры при определении видов работ и требующегося уровня подготовки для их выполнения.

Рассмотрим  для начала идеальный вариант  разработки должностной инструкции. Должность вводится во вновь создаваемом  структурном подразделении для  выполнения обязанностей, возникших  в связи с расширением видов деятельности. Например, оптовая компания решает открыть магазин и осуществлять торговлю в розницу. На первом, подготовительном этапе необходимо определить цели, задачи и виды работ, структурные связи, в которых будет задействован новый персонал. Любая из них имеет свои положительные и отрицательные стороны, и выбор, какую из них использовать, зависит от уровня квалификации и предыдущего опыта сотрудников, осуществляющих сопровождение процесса создания нового структурного подразделения. На наш взгляд, одной из самых удобных методик является методика составления карты бизнес-процессов (технологических карт). После определения видов работ и производственных процессов необходимо оценить их общую трудоемкость и затем определить численность персонала, необходимого для их осуществления. Определение трудозатрат, то есть, по сути, нормирование труда, – это один из самых сложных этапов работы. Раньше над этими вопросами трудились научные институты, выверявшие и рассчитывающие нормы по каждому виду работ. К сожалению, в настоящее время большая часть нормативов уже устарели и могут использоваться только при условии их серьезной адаптации. Как правило, коммерческие организации не располагают необходимыми ресурсами ни для адаптации существующих норм, ни для разработки собственных. Поэтому трудозатраты и количество персонала в большинстве случаев оцениваются исходя из внутреннего убеждения топ-менеджеров с последующей корректировкой опытным путем. Большим подспорьем может послужить и наличие принципиальных схем производственного процесса. На этом же этапе определяются предполагаемые размеры заработной платы, будущих сотрудников и общие затраты на персонал. Планирование заработной платы позволяет рассчитывать эффективность использования персонала и производительность труда. Этот этап заканчивается утверждением штатного расписания нового подразделения.