Электронный документооборот

·   С помощью сети доверия пользователь решает доверяет он или нет что открытый ключ принадлежит именно этому отправителю либо нет, затем сообщение дешифруется приложенным открытым ключом. В случае если документ дешифровался без ошибок, информация об отправителе соответствует заявленному и т.д., то документ принято считать подтвержденным. Существуют следующие угрозы цифровой подписи:

·  попытка подделать подпись для выбранного им документа;

·  подбор документа к данной подписи, чтобы подпись к нему подходила.

·   Однако Электронно-цифровая подпись генерируется именно таким образом, что каждому документу соответствует единственная подпись. Это обуславливается тем что: документ должен представлять собой осмысленный текст, у текста документа есть строгие правила оформления, чаще всего документы оформляются в формате DOC или HTML, гораздо реже в Plain Text.

·   Для того чтобы обеспечить ключи от подмены используют сертификаты, которые позволяют убедиться в достоверности полученных данных о владельце открытого ключа. Для централизованного подтверждения используют центры сертификации, которые поддерживаются доверенными организациями. Если же система децентрализованная используют для подтверждения перекрестное подписание сертификатов доверенных людей, каждым пользователем строится сеть доверия.

·   Для управления ключами созданы специальные центры распространения сертификатов, которые предоставляют информацию о том, отозван тот или иной открытый ключ, а также пользователь может получить сертификат от другого пользователя.

·   Уже сегодня многие внутренние документы организации можно перевести в электронный вид (например, служебные записки, заявки на выделение денежных средств, различные внутренние отчеты, поручения и т. п.). Необходимо разработать нормативно-правовую базу организации, регламентирующую применение ЭЦП. Такой регламент обеспечит электронным документам юридическую силу – возможность представлять их в суде в качестве доказательства. Безусловно, небольшая правоприменительная практика вносит некоторые ограничения в применение ЭЦП, но не является принципиальным барьером для построения в отдельной компании внутреннего юридически значимого электронного документооборота.[6]

 

 

 

 

5 Инвестирование электронного документооборота

 

Пик развития ЭД пришелся на 2005-2006 год. Российский рынок СЭД и  сейчас находится в стадии роста. Три года назад он рос на 20-25 % в  год, сейчас наступил период некоторого насыщения и темпы роста немного  снизились. 

В корпоративном секторе  растет как число проектов по внедрению  СЭД, так и их масштабы. Заказчики  усиливают требования к функциональности решений, их масштабируемости, интеграционным возможностям. В наибольшей степени  заметен спрос на интеграцию СЭД  с ERP, CRM и HR-системами. 

По данным исследования DSS Consulting, на сегодняшний день СЭД наиболее востребованы в российском финансовом секторе (24 % внедрений). На государственный  сектор приходилось наибольшее количество внедрений. Значительное количество проектов было реализовано также в машиностроительной и телекоммуникационной отраслях. 

В том или ином виде системы  электронного документооборота внедрены в 90 % крупных российских компаний. Правда, чаще всего эти решения охватывают ограниченное число подразделений  и автоматизируют лишь несколько  процессов, например, документационное обеспечение управления и управление организационно-распорядительными  документами. Только 10-15 % заказчиков внедрили или внедряют централизованные системы  электронного документооборота, позволяющие  решать большую часть задач в  области управления документами. 

Все чаще решения по автоматизации  документооборота приобретают территориально распределенные холдинги. Причем если раньше речь шла только о внедрении  СЭД в головном офисе, то сегодня  компании чаще решаются на создание систем, охватывающих региональные филиалы. 

В контур электронного документооборота сегодня вовлекаются не десятки  а сотни и тысячи пользователей. С точки зрения тенденций также  следует отметить возрастающую глубину  сопряжения сервисов систем электронного документооборота с сервисами, поддерживающими основной бизнес заказчиков. Теперь при внедрении СЭД в первую очередь автоматизируются не только чисто делопроизводственные процессы, но и бизнес-процессы, связанные с реализацией базовых деловых миссий компаний.

В DSS Consulting отмечают, что большая  часть компаний, внедривших СЭД за последнее время, располагаются  в Центральном и Северо-Западном регионах, активность в Сибири и  на Урале несколько снизилась. 

Значительный интерес  к автоматизации документооборота по-прежнему демонстрируют компании крупного и среднего бизнеса, работающие в различных отраслях экономики. В то же время, активность начинают проявлять и предприятия СМБ, «доросшие» до упорядочивания бизнес-процессов.  

Доля компаний и организаций, внедривших промышленные СЭД, сравнительно не велика. При этом резервы роста  рынка – это не только увеличение этой доли, но и расширение масштабов  проектов в компаниях, уже внедривших СЭД. 

В целом в России отмечают постепенный рост доли документов, которые обрабатываются в электронной  форме. Увеличивается спрос заказчиков на специализированные решения, растет интерес крупных организаций  к созданию «внутренних» удостоверяющих центров и корпоративных порталов.  

Растет интерес отечественных  заказчиков в большей степени  к платформам западных производителей, несмотря на то, что их стоимость  значительно превосходит стоимость  отечественных разработок. Появляются новые задачи, решить которые можно  только с помощью таких платформ. Аналитики DSS Consulting отмечают, что наибольшее число внедрений в России в  сегменте систем делопроизводства наблюдалось  у компаний, внедряющих систему «Дело». В сегменте систем управления электронным  документооборотом доминировала система DocsVision, а среди продуктов группы «система-надстройка на платформе/конструктор» - решения на базе Documentum. 

Если рассматривать игроков  с точки зрения финансовых показателей, то лидером в России является Documentum, за ним с небольшим отрывом  следует целая группа компаний («Ланит», «ЭОС», «АйТи», «Интертраст). Многие игроки рынка отмечают, что ситуация с  организацией электронного документооборота в России достаточно плачевная. Ежегодный  объем документации составляет порядка 250 миллиардов листов в год. Если ничего не менять, он ежегодно будет увеличиваться  на 8-15 %, что продолжит существенно  тормозить процессы управления во всех сферах экономики. 

Пока далеко не все заказчики  обладают достаточно производительной инфраструктурой для внедрения  систем электронного документооборота. Большой проблемой в нашей  стране остаются каналы связи, это особенно актуально для территориально распределенных компаний. Многие предприятия сейчас автоматизируют основные бизнес-процессы путем внедрения систем класса ERP, поэтому у них просто не остается ресурсов на внедрение СЭД.

Традиционно эксперты связывали  недостаточно быстрое развитие российского  рынка электронного документооборота с проблемами в области применения электронной цифровой подписи. Нельзя сказать, что к сегодняшнему моменту  ситуация с ЭЦП вышла из этого  тупика. В то время как крупные  компании и ряд госструктур готовы, в той или иной степени, внедрять системы электронного документооборота, государство не спешит принять электронные  формы документов в качестве основы и закрепляет своими нормативными актами обязательное использование бумажных документов.[5]

 

 

Заключение

 

Роль систем автоматизации  бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля  работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального  подтверждения всех шагов в любых  областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие информационно-коммуникационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно  повышая роль электронного документа. По консервативным оценкам, количество бумажных документов будет увеличиваться  на 7 % ежегодно, а электронных –  на 20 %. Эта тенденция обостряет  необходимость учета не только бумажных документов, но и электронных, благодаря  чему САДД плавно переориентировались  на работу с электронными документами, став системами электронного документооборота и делопроизводства. Действительно, хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации  является ведение картотек, то ничто  не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (текстом, графическим изображением, аудио- или видеозаписью).

В свою очередь, накопленные  бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, могут быть переведены в электронные  архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управляемость  архива, повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снижается риск в  следствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, полностью  избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается  бумажная. Но процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную  форму как минимум многократно  ускорит их поиск и повысит  доступность в тех случаях, когда  электронной копии для работы достаточно. Сегодня отсутствие веб-клиента у СЭУД уже нонсенс. Более того, многие производители программного обеспечения постепенно забывают о настольных клиентах и разрабатывают ИС только с веб-клиентом. Такой подход на первый взгляд сулит множество преимуществ перед настольными клиентами: веб-клиент предоставляет универсальный интерфейс для всех категорий пользователей, независимо от их роли и географического местоположения, что упрощает настройку системы и техническую поддержку пользователей. Однако без настольных интеграционных компонентов, устанавливаемых на рабочих местах, не может быть и речи об организации единого хранилища документов и повышении эффективности работы пользователей. Поэтому портальные технологии СЭУД должны использоваться скорее только для привлечения к бизнес-процессам внешних пользователей, которых невозможно или нецелесообразно включать в корпоративную сеть.

Современные порталы позволяют  организовать доступ к корпоративным  ресурсам не только с подключенных к интернету рабочих станций, но и с портативных устройств, таких как сотовые телефоны, смартфоны, карманные если бы крупная организация  начинала автоматизацию с нуля, обладая  солидным бюджетом, то выбор ДИС, очевидно, должен быть в пользу универсальной  платформы по управлению неструктурированной  информацией, способной удовлетворить  потребности организации в долгосрочной перспективе. Конечно, на практике такое  вряд ли возможно, обычно подобные системы  собираются из множества небольших  блоков, каждый из которых решает локальную  задачу автоматизации. Главное –  у организации должна быть четко  спланированная стратегия развития автоматизации, а приобретаемые  или разрабатываемые блоки, кроме  всего прочего, должны обладать необходимыми интеграционными качествами. Конкретное содержание стратегии каждого предприятия  определяется его размерами, отраслевой принадлежностью и технологическим  уровнем, многообразием используемых информационных систем и многими  другими факторами.

 

Приложения

 

Рис. 1.1 Преимущества электронного документооборота

 

Рис. 3.1 Взаимодействие с  Центром обмена документами

 

 

Рис. 5.1 Внедрение систем электронного документооборота по отраслям

 

Рис. 5.2 Внедрение СЭД по федеральным округам

 

Рис. 5.3 Внедрение СЭД в  компаниях с различной численностью

Рис. 5.4 Внедрение СЭД разного  класса в России

 
 

Список литературы

1.  Практика работы с документами в организации: учебное пособие/ Т.В. Печникова, А.В.Печникова. М.: ЭМОС, 1999. 208с.

2.  Чего нет в документах, того нет на свете.

URL: http://www.documoborot.ru/ (дата обращения  03.11.10).

3.  Электронные системы документооборота.

URL: http://doc-system.ru/index.php (дата  обращения 14.11.10).

4.  А. Пахчанян, Д. Романов / Системы электронного документооборота.

URL: http://www.dvgu.ru/meteo/intra/ElectronDocument.htm (дата обращения 14.11.10).

5.  Корпоративный сектор увеличивает инвестиции в электронный документооборот.

URL: http://www.interface.ru (дата обращения  19.11.10).

6.  Электронно-цифровая подпись и электронный документооборот.

URL: http://protection-soft.info/pages-page-pid59.htm (дата обращения 24.11.10).

7.  Электронный документооборот в деятельности учреждения.

URL: http://www.klerk.ru (дата обращения  24.11.10).

8.   Основные понятия электронного документооборота.

URL: http://www.wss-consulting.ru/workflow.php (дата  обращения 24.11.10).