Автор: Пользователь скрыл имя, 31 Января 2015 в 13:27, реферат
Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Номенклатура дел- это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку. Такое определение содержится в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 51141-98).
Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, и, в конечном счете – для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними.
Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.
Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей актов и других документов. Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения ЭК. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:
постоянного хранения;
временного хранения (свыше 10 лет);
временного хранения (до 10 лет);
подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
Дела постоянного и временного
хранения (свыше 10 лет), как правило,
находятся в архиве
Дела временного хранения (до 10 лет)
хранятся централизованно в
Уничтожение документов и дел оформляется актом.
Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями.
Все дела, отобранные на архивное хранение, оформляются следующим образом:
документы в деле переформировывают и располагают в хронологическом порядке;
нумеруют листы дела в правом верхнем углу;
в конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле;
на наиболее важные документы составляют внутренние описи дел и подшивают их в начале дела;
переплетают дело;
на обложке дела дополнительно указывают количество листов, срок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела.