Документаційне забезпечення управління

 

 

ЗМІСТ

 

1. Підпис. Призначення підпису, його склад, розташування…………….…4

2. Ділове листування…………………………………………………….…….6

3. Наказу по особовому складу………………...............................................10

4. Способи затвердження документів.............................................................11

Практичне завдання…………………………………………………………..12

Список використаних джерел………………………………………………..13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Розкрити питання:

1. Підпис. Призначення підпису, його  склад, розташування.

2. Ділове листування.

Дайте відповідь на запитання:

1. З яких частин складається  текст наказу по особовому  складу?

2. Якими способами здійснюється  затвердження документів?

Практичне завдання. Скласти пояснювальну записку про запізнення на 1 годину на ім’я керівника підприємства Савченка В’ячеслава Леонідовича у зв’язку з аварією на транспорті. Необхідні реквізити визначити на власний розсуд.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПІДПИС. ПРИЗНАЧЕННЯ ПІДПИСУ,ЙОГО СКЛАД,РОЗТАШУВАННЯ.

 

Підпис – обов’язковий реквізит будь-якого документа, як службового, так і особистого. Не підписаний документ не має юридичної сили. Підписом засвідчується справжність і правильність документу,  відповідність його змісту вимогам, намірам організації - автора документа.

Особа, що підписала документ, бере на себе персональну відповідальність за його зміст.

Складається з назви посади особи, яка підписує документ, її особистого підпису і розшифрування цього підпису ( ініціали та прізвище). Ініціали проставляють перед прізвищем. Розшифровка підпису не береться в дужки.

Назва посади може бути короткою ( якщо документ складається на бланку) і повною; до її складу входить повна назва установи, якщо документ друкується на чистому папері.

Підпис ставлять посередині під текстом на підставі двох-трьох рядків після закінчення його ( або після перерахування в додатку документів).

Найменування посади звичайно пишуть ліворуч від прізвища, саме ж прізвище тоді друкують на рівні останнього рядка назви посади:

 

Начальник

Товарного відділу       Г.В.Глущенко

 

У підписах під офіційними документами крім посади прийнято вказувати також персональні звання і вчені ступені: спочатку посада, потім персональні, почесні звання та інші звання:

Завідувач кафедри менеджменту,

д.е.н.,професор       М.Д.Потапов

Особистий підпис на документі повинен бути розбірливий ( іноді виникає необхідність установити, хто саме підписав документ). Надто широкі, «розмашисті» підписи справлять неприємне враження, свідчать про поспішливість або неуважність.

Підписують звичайно перший примірник документа. Всі вихідні документи, як правило, підписує керівник або його заступник. Керівники структурних підрозділів підписують документи в межах своєї компетенції.

Два підписи або більше ставлять тоді, коли відповідальність лягає на кілька осіб. Наприклад, на протоколах-підпис голови та секретаря; на атестатах – підпис директора школи, завуча та вчителів; на договорах-підписи сторін; на фінансово-розрахункових документах – підпис керівника та головного бухгалтера.

Підписи кількох службових осіб на документах розміщують один під одним у послідовності, яка відповідає посаді:

 

Директор об’єднання їдалень

Мінського району м.Києва      А.В.Сиротенко

Головний бухгалтер       М.С.Сушук

 

Якщо документ підписують кілька осіб однієї посади, їх підписи розміщують на одному рівні:

 

Директор       Директор фабрики

Центрального універмагу     «Прогрес»

(особистий підпис)      (особистий підпис)

І.А.Коваль       Л.І.Скопич

 

Коли документ підписує комісія, позначаються обов’язки членів по комісії, а не посади:

 

Голова комісії  (підпис)    С.Г.Боровський

Члени комісії  (підпис)    А.В.Сердюк

(підпис)    Г.А.Ганюк

 

З метою підвищення юридичної сили на документах, які потребують особливого засвідчення їх дійсності, проставляють печатку.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ДІЛОВЕ ЛИСТУВАННЯ

 

Лист – це поширений вид документації, один з способів обміну інформацією. Службові листи належать до основних засобів встановлення інформаційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

Службовий лист — це узагальнена назва різних за змістом документів, які виділяють у зв'язку із особливим способом передавання тексту — пересиланням поштою.

Службовий лист є не лише носієм певної інформації, а й правовим документом.

Правильність листа, відповідність його змісту нормативним актам засвідчує своїм підписом керівник організації, який несе повну відповідальність за викладену інформацію.

Виклад змісту листа мас бути логічно послідовним, стислим, переконливим, спонукати адресата належним чином вирішити порушене питання.

Службовий лист складається зі вступу, доведення та заключної частини. У вступі викладають причини та безпосередній привід, які стали підставою для написання. У доведені подаються історія питання, докази, факти, посилання на законодавство, цифрові дані, робляться логічні висновки. Заключна частина містить основну думку документа: прохання, пропозицію, згоду, відмову тощо.

Службовий лист мусить бути бездоганним. Навіть невелике недотримання вимог до нього може перетворити лист на дефектний з юридичної точки зору. Всі дані та факти, про які йдеться в листі, повинні бути перевірені. Кореспонденція поділяється на такі види листів:

— ділові (формальні та неформальні);

— особисті (приватні);

— рекомендаційні;

— прямої поштової реклами.

 

Формальними є листи, підготовленні одним підприємством (установою, організацією).

Неформальні складають працівники одного рівня (скажімо, менеджер кадрової) служби однієї фірми менеджеру кадрової служби іншої) із пропозицією про особисту зустріч з метою обговорення деяких питань, обміну інформаційними матеріалами тощо.

Всі офіційні ділові листи за функціональною ознакою можна поділити на такі, що потребують відповіді і такі, що не потребують відповіді.

Серед перших - лист прохання, лист вимога, лист звертання. лист запит. Відповіді на них оформляють залежно від змісту вхідного листа.

До другої групи належать лист-попередження, лист-відмова, лист нагадування, лист-повідомлення, лист-подяка, лист-оповіщення, лист-підтвердження. лист-розпорядження, інформаційний лист. супровідний лист. В залежності від адресата їх розрізняють на колективні та циркулярні.

Колективний лист складається від імені певної кількості осіб та спрямовується за одною адресою. До таких листів можна віднести скарги, прохання 'га :звернення, що Підписані групами осіб, які усвідомлюють свою спільність у розв’язанні питань.

Циркулярний лист, навпаки. спрямовується ряду підпорядкованих установ одним адресатом. Джерелом циркулярного листа є, як правило, вища організація (міністерство, корпорація), що інформує свої підрозділи щодо того чи іншого питання або дає вказівки, розпорядження.

3 огляду на зміст та обсяг  листи поділяють на прості, або  одноаспектні, та складні, або багатоаспектні.

За тематичною ознакою листи бувають адміністративно господарчі. постачальницько-побутові, виробничі, пропагандистські. та інші. За цією ознакою розрізняють також ділову та комерційну кореспонденцію. Вважається, що листування, яке стосується економічної, правової, фінансової та інших форм діяльності підприємства, є діловою кореспонденцією, а листування з питань матеріально-технічного постачання та збуту - комерційною.

Листування може стосуватися виробничої діяльності підприємств та організацій та відносин між суспільними, профспілковими та культовими установами.

За структурними ознаками ділову кореспонденцію можна поділити на стандартну (регламентовану) та нестандартну.

Особистими є листи, якими обмінюються знайомі або родичі. Така кореспонденція мас приватний характер.

Рекомендаційними є листи, які заочно представляють людину. Такі листи допомагають їй швидко заручитися підтримкою за місцем тимчасового перебування. Вони означають: " Пред’явник цього має право на вашу увагу та гостинність". (з огляду на це незручно просити кого-небудь дати такий лист).

Якщо ви пишете рекомендаційний лист, разом з ним можна вкласти у конверт вашу візитну картку. А ім 'я того, кого ви рекомендуєте, можна написати олівцем.

Листи прямої поштової реклами призначені для рекламування товарів та послуг безпосередньо тим людям, в яких зацікавлений рекламодавець. Якщо список адресатів добре продуманий, рекламний лист складений тонко та зі смаком, а товар, що пропонується мас хороший попит, адресати, як правило, дістають серйозний імпульс до здійснення негайних покупок.

Основною мовою міжнародного ділового листування за останнє сторіччя стала англійська. Лист англійською мовою зрозумілий діловій людині у будь-якому місці земної кулі.

 

Функціональне призначення ділових листів як елемента ділової комунікації полягає у досягненні згоди між двома та більш партнерами (організаціями, установами, фірмами. окремими особами тощо).

Офіційно-ділова сфера спілкування, функціональне призначення ділового листування визначають його особливості.

Насамперед, це офіційність, обумовлена, по-перше. ситуаціями спілкування і, по-друге, характером відносин між партнерами.

Письмовій діловій мові притаманне широко використання ситуаційних кліше, стереотипних виразів та фраз.

Стандартність ділового листування викликана вимогами економії мови і необхідністю полегшити процес обробки листів.

Перед тим, як взяти ручку чи ввімкнути персональний комп'ютер, варто усвідомити

• вид листа (супровідний, лист-прохання. лист-повідомлення, лист-нагадування та ін.);

• чи передбачається відповідь;

• чи зрозуміє адресат зміст листа однозначно;

• чи є впевненість у тому, що лист надійде вчасно (якщо Ні, скористайтесь телефоном, телефаксом, або модемним зв'язком).

Автор листа мусить ясно уявляти, про що писати, які наводити аргументи, якої мети досягти. При цьому він повинен бути впевненими, що саме лист є найефективнішим засобом вирішення даного питання.

Відомий американський менеджер Лі Якока у книжці "Кар’єра менеджера" зазначає, що підготовка ділового листа — це найкращий засіб пізнання таємниць, менеджменту. Чіткий порядок письмового викладу будь-якої ідеї тим самим є першим кроком до її втілення в життя.

В розмові можна викладати різного роду недооформлені ідеї. Якщо ж думка викладається на папері, відбувається дещо таке, що спонукає заглибитись у конкретні деталі. При цьому набагато важче ввести в оману самого себе, ніж когось іншого.

Людині, безумовно, значно легше викладати свої думки усно, ніж письмово, але дійсність вимагає, щоб писати вміли всі. Мета написання відома:

— привернути увагу до певної ситуації чи проблеми;

— дати змогу легко зрозуміти написане;

— спонукати діяти так, а не інакше.

Це явна мета. Але є також мета, яку не бачить навіть той, хто пише лист. Ця мета — краще усвідомити проблему, скласти струнке логічне уявлення про свою ідею.

 

 Наказу по особовому складу

 

Значну підгрупу документації з особового складу являють собою накази. Наказами по особовому складу оформлюють прийняття, переміщення, переведення, звільнення працівників, а також надання відпустки, оголошення заохочень і стягнень.

Оформлення таких наказів має свої особистості, а саме:

• до номерів наказів приєднують індекси «К» (кадри), «ВК» (відділ кадри), «ОС» (особовий склад).
• Індекси допомагають відокремити накази цього типу від наказів із загальних питань підприємства.

Найчастіше констатуючи частини такі накази не мають,а пункти розпорядчої (якщо їх декілька) розміщують у певній послідовності окремими параграфами:

• прийняття на роботу;
• переведення;
• надання відпустки;
• звільнення;
• зміну прізвища;
• направлення у відрядження.

Кожний параграф наказу починається дієсловом у невизначній формі: призначити, зарахувати, перевести, звільнити, відрядити, оголосити подяку, а потім зазначається прізвище, ім’я по батькові.

Якщо в параграфі вказується декілька осіб, то їх прізвища мають розміщуватися в алфавітному порядку.

У кінці наказу вказується, що стало приводом для його складання – на підставі заяви, згідно з направленням, відповідно до статті КЗпП.

Наказ вступає в силу з моменту підписання. Однак окремі параграфи наказу можуть мати свої терміни.