Документация и инвентаризация

В отчете должны быть указаны:

-         наименование организации (подразделения), подготовившей отчет (в некоторых отчетах необходимо также указывать юридический адрес организации и сведения о лицензиях, на основании которых организация осуществляет свою деятельность);

-         наименование отчета;

-         дата составления отчета, а также даты или сроки проведения работы, по результатам которой составлен отчет;

-         регистрационный номер;

-         место составления отчета;

-         составители (исполнители) отчета;

-         основание для составления отчета;

-         подпись лица, ответственного за составление отчета, или подпись лиц, если отчет готовился группой лиц;

-         печать организации, если этого требуют нормативные документы.

   Отдельные виды отчетов утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации. Главным образом это касается внутриучрежденческих отчетов и отчетов о деятельности организации (годовых), представляемых в вышестоящую организацию.

В тексте отчета в  зависимости от его назначения может  даваться точное описание объекта исследования или анализа, хода работы, используемых методов, применяемых нормативных  документов, могут приводиться расчеты  и итоговые данные.

 

Понятие реквизита

 

   Реквизиты — совокупность постоянных элементов содержания документа.

Один из наиболее полных перечней реквизитов (30 реквизитов) приведен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Реквизиты - это юридический или физический адрес, номера банковских счетов, ИНН, ОГРН, адрес сайта, номера телефонов, почтовый адрес, индекс, адрес электронной почты вместе взятые. Отдельно вышеперечисленное не может называться реквизитом.

ГОСТ установлено 30 реквизитов:

• 01 — Государственный герб Российской Федерации
• 02 — герб субъекта Российской федерации
• 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
• 04 — код организации
• 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
• 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП)
• 07 — код формы документа
• 08 — наименование организации
• 09 — справочные данные об организации
• 10 — наименование вида документа
• 11 — дата документа
• 12 — регистрационный номер документа
• 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа
• 14 — место составления или издания документа
• 15 — адресат
• 16 — гриф утверждения документа
• 17 — резолюция
• 18 — заголовок к тексту
• 19 — отметка о контроле
• 20 — текст документа
• 21 — отметка о наличии приложения
• 22 — подпись
• 23 — гриф согласования документа
• 24 — визы согласования документа
• 25 — оттиск печати
• 26 — отметка о заверении копии
• 27 — отметка об исполнителе
• 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело
• 29 — отметка о поступлении документа в организацию
• 30 — идентификатор электронной копии документа

 

 

Документооборот.

 

   Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Вся документация учреждения делится  на три документопотока:

•          входящие (поступающие) документы;

•          исходящие (отправляемые) документы;

•          внутренние документы.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной  формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Одна из важнейших функций в  организации работы с документами  – это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.

Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

документирование деятельности;

организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны  и для создания эффективной системы  делопроизводства в организации  необходимы они обе, причем функционирующие  в тандеме.

В технологической цепочке обработки  и движения документов можно выделить этапы:

•          прием и первичная обработка документов;

•          предварительное рассмотрение и распределение документов;

•          регистрация;

•          контроль за исполнением;

•          информационно-справочная работа;

•          исполнение документов и отправка.

 

Назначение и  порядок проведения инвентаризации

   Инвентаризация — это способ выявления фактического наличия хозяйственных средств предприятия на определенную дату путем их подсчета, измерения, оценки, а также состояния расчетов предприятия и сверка полученных данных с данными бухгалтерского учета.

Кроме того, в процессе деятельности предприятия происходят явления, которые  невозможно сразу оформить документально, например, естественная убыль, хищение, ошибки в учете и т.д. Для того чтобы выявить фактическое состояние средств, предприятия проводится инвентаризация, при которой сверяют документацию с фактическим наличием средств. Данные инвентаризации используются для уточнения и корректировки бухгалтерских записей.

Основными целями инвентаризации являются:

• установление фактического наличия основных и оборотных средств в целом и в разрезе ответственных за их сохранность лиц;
• наличие неполноценного и ненужного имущества;
• сохранность материальных ценностей и денежных средств;
• устранение недостатков в организации первичного и бухгалтерского учета;
• выявление причин, вызывающих расхождения фактического наличия средств с данными бухгалтерского учета.

Число инвентаризаций в отчетном году и сроки их проведения устанавливаются  каждым предприятием самостоятельно, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Такими случаями являются:

• смена материально-ответственного лица;
• установление фактов хищения и порчи имущества;
• стихийные бедствия и пожары;
• требования правоохранительных и контролирующих органов;
• переоценка хозяйственных средств;
• передача имущества в аренду.

Кроме того, инвентаризацию отдельных видов имущества имеет  право проводить налоговая инспекция  при выездных проверках.

Для проведения инвентаризации создается комиссия из представителей администрации, работников бухгалтерии  и материально-ответственных лиц. По результатам инвентаризации составляется инвентаризационно-сличительная опись, где отражаются данные результатов инвентаризации. Выявленные недостачи или излишки относятся на виновных лиц, а в тех случаях, когда виновные не установлены, суммы недостачи и материального ущерба списывают на затраты производства или расходы.

Для отражения в бухгалтерском  учете результатов инвентаризации используются следующие счета:

активный счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;  
активно-пассивный счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», который имеет субсчет 73.1 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Основные проводки по учету  результатов инвентаризации приведены  в табл. 1.

Таблица 1.

Содержание операции	Дебет	Кредит
1 . Выявлены при инвентаризации: недостача готовой продукции;  излишки материалов	94   10	43   91
2. Списана сумма недостачи  на виновное лицо	73	94
3. Внесена виновным лицом  сумма по возмещению ущерба  в кассу	50	73
4. Удержана сумма по  возмещению ущерба из заработной  платы виновного лица	70	73
5. Списана сумма недостачи  при отсутствии виновных: на затраты  производства; как прочие расходы	20  91	94   94