Документация и инвентаризация

Содержание

1. Понятие документа
2. Состав документов
1. Понятие реквизита
2. Документооборот
3. Назначение и порядок проведения инвентаризации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Понятие документа.

Слово "документ" в переводе с  латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".

   Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления). Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ – это, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо. Для историков – исторический источник. А специалисты в области управления считают его средством фиксации передачи управленческих решений. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени.

   Важнейшей функцией документа является как раз информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

    Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

   Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

   Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации. Еще есть управленческая функция, которая позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы; учетная, с помощью которой накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; историческая, которая является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывает исторические события, подтверждает и дополняют факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

   При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

   Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом. 
   Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

   Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

   Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными; по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию: простые (посвященные  одному вопросу)по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах; по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен; по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными; по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты; по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

   Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

   Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.       Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Состав документов

 

   Первичный документ — документ, включающий исходные сведения, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и других видов человеческой деятельности.

   В бухгалтерии первичный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством произошедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведённой хозяйственной операции. Он устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.

К первичным документам относятся кассовый ордер, накладная, справка, акт и т.п.

   Вопрос об отнесении счета-фактуры к первичным документам является дискуссионным. Счет-фактура сам по себе не обозначает какую-либо хозяйственную операцию, он является лишь приложением к собственно первичному документу (накладной, акту). Наличие счета-фактуры необходимо для получения вычета по НДС, но получение вычета по одному лишь счету-фактуре в отсутствие акта/накладной будет являться неправомерным (из этого правила имеются исключения).

   В Налоговом кодексе понятия "первичный документ" и "счет-фактура" приводятся через запятую, (см. напр.: Статья 120. Грубое нарушение правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения. Под грубым нарушением правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учёта…).

   Для большинства первичных документов введены унифицированные формы, например, для документов по учёту основных средств, труда, торговых операций, денежных расчетов. Если официальная форма документа не введена, то организация сама разрабатывает его форму^[1]. При этом документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители операции;
• перечень ответственных должностных лиц;
• личные подписи данных лиц.

 

Учётные регистры

 

   Регистр бухгалтерского учёта — элемент организации бухгалтерского учёта на предприятии, предназначенный для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учёту первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учёта и вбухгалтерской отчетности.    Содержание регистров бухгалтерского учёта и внутренней бухгалтерской отчётности обычно составляет коммерческую тайну.

Учетные регистры различаются:

• по внешнему оформлению: бухгалтерские книги, регистраторы, отдельные листы, карты, сведения.
• по назначению: хронологические, систематические и комбинированные;
• по содержанию: синтетические и аналитические;
• по форме: односторонние, двусторонние, табличные и шахматные;

 

Отчётные документы

 

   Отчетная документации организации состоит из нескольких комплексов документов:

документы государственной  статистической отчетности;

документы ведомственной  отчетности;

внутриучрежденческие отчетные документы. 

 

  Документы государственной статистической отчетности

Документы государственной  статистической отчетности входят в  Унифицированную систему отчетно-статистической документации. Наименования форм документов этой системы составляют 6-й раздел Общероссийского классификатора управленческой документации.

 

   Унифицированная система отчетно-статистической документации включает в себя несколько подсистем:

-         документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

-         документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

-         документация по статистике труда;

-         документация по статистике материальных ресурсов;

-         документация по статистике финансов;

-         документация по социальной статистике;

-         документация по статистике промышленности;

-         документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

-         документация по статистике капитального строительства;

-         документация по статистике внешнеэкономических связей;

-         документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

-         документация по статистике транспорта и связи;

-         документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов. 

 

   Документы ведомственной отчетности

Формы документов ведомственной  отчетности разрабатываются федеральными органами исполнительной власти (министерствами и ведомствами) и применяются  в подведомственных организациях или, если федеральный орган исполнительной власти осуществляет межотраслевую  координацию и контроль, во всех организациях страны. В качестве примера  можно привести Министерство по налогам  и сборам Российской Федерации, которое  разрабатывает унифицированные  формы налоговой отчетности, представляемой организациями в налоговые инспекции.

   Документы государственной статистической отчетности и ведомственной отчетности, как правило, представляются в соответствующие территориальные органы с определенной периодичностью: год, полугодие, квартал, месяц, декада (10 дней), неделя. Есть и разовые отчетные документы, представляемые при совершении определенного действия. В заинтересованные органы, как правило, представляется один экземпляр документа и электронная копия на магнитном носителе, при этом один экземпляр документа на бумажном носителе остается в организации и хранится в деле. Отчетные документы организации, поступающие в органы управления, хранятся там не более пяти лет, а срок хранения этих документов в организациях, где они созданы, соответствует срокам, установленным Перечнем типовых управленческих документов организаций, учреждений и предприятий с указанием сроков их хранения (2002 г.). 

 

   Внутриучрежденческие отчетные документы

Кроме документов государственной  статистической отчетности и ведомственной  отчетности в каждой организации  применяются внутренние отчетные документы, в которых в обобщенном виде содержатся сведения о выполнении планов, программ, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящих органов, об итогах командировок. Такого рода отчетные документы всегда представляются руководству данной или вышестоящей организации.

Отчетные документы, как  правило, называются отчетами или справками, в системе бухгалтерской документации наряду с этими названиями используется название «баланс». К отчетам могут  прилагаться документы, называющиеся расчетами или расходами. Наименование отчета включает название вида документа  и его краткое содержание, например: отчет по труду, отчет о расходе  газа, отчет о поставке продукции  и т.п. 

 

Требования  к составлению отчетов

   Отчетные документы составляются по всем направлениям деятельности организации. Для многих видов отчетов разрабатываются нормативные или методические документы, определяющие порядок их составления.