1.Господарсько-договірні документи
- 1.1 Договір
- 1.2 Трудова угода
- 1.3 Контракт
2. Довідково-інформаційні документи
- 2.1 Звіт
- 2.2 Доповідна записка
- 2.3 Пояснювальна записка
- 2.4 Довідка
- 2.5 Службовий лист
- Це письмова угода двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення господарських взаємовідносин. Договір може бути укладений між приватними особами й організацією та між організаціями.
1.1 Договір
- Договір постачання — це договір, за яким організація-постачальник зобов'язується в певні терміни передати організації-покупцеві у власність певну продукцію, а організація-покупець зобов'язується оплатити продукцію за встановленими цінами.
- Договір підряду — це договір, за яким підприємець-підрядник зобов'язується виконати певний обсяг робіт підприємству-замовнику.
- Договір про матеріальну відповідальність — це договір, за яким одна сторона бере на себе повну матеріальну відповідальність за прийняті матеріальні цінності й зобов'язується дотримуватися встановлених договором правил зберігання, обліку, відвантаження, а інша сторона зобов'язується створити нормальні умови праці матеріально відповідальним особам.
- Договір про спільну діяльність — це договір, що укладається між двома й більше організаціями для проведення спільних досліджень, будівництва, експлуатації підприємств. Укладаючи цей договір, сторони визначають розмір і характер внесків: грошові; майнові, трудова участь.
- Договори щодо створення нових форм господарювання — це договори, які спрямовані на організацію асоціацій, малих підприємств, комерційних банків, орендних підприємств. Для створення асоціацій необхідно укласти установчий договір.
- Установчий договір — це договір, що закріплює взаємні права та обов'язки всіх учасників створення асоціації.
Звичайно ж, назвати всі договори з господарської діяльності неможливо, оскільки їх багато: це і договір про одержання позики, договори про посередницькі послуги, договори оренди, договір на здійснення кредитно-розрахункового обслуговування тощо.
Крім договорів з господарської діяльності, виділяють ще трудові договори.
- Трудовий договір — це угода між особою, що наймається на роботу, та керівником установи, організації або уповноваженим ним органом. За цим договором працівник зобов'язується виконувати певну роботу, а керівник — виплачувати йому заробітну плату та забезпечувати належні умови праці.
- Назва документа.
- Зазначення місця укладання й дати.
- Вступна частина (точні й повні назви сторін, їх представників (прізвище, ім'я, по батькові), повноваження, на підставі яких вони діють).
- Зміст договору.
- Термін виконання договору.
- Кількісні та якісні показники продукції.
- Зазначення ціни робіт (продукції) і загальної суми.
- Порядок виконання роботи.
- Порядок розрахунків між сторонами.
- Додаткові умови до договору.
- Вказівки на майнову відповідальність за повне або часткове невиконання договору.
- Порядок і місце розв'язання суперечок.
- Загальний термін дії договору.
- Юридичні адреси сторін, що укладають договір.
- Власноручні підписи сторін.
- Печатки установи або обох сторін, які укладають договір.
- Це документ, яким регламентуються стосунки між установою і позаштатним працівником. Трудова угода, укладена зі штатним працівником, визначає коло його доручень, які виходять за межі безпосередніх службових обов'язків.
- Трудова угода складається в декількох примірниках, один з яких передається виконавцю, а решта зберігаються у справах організації-замовника.
- Назва виду документа.
- Заголовок.
- Місце складання.
- Дата.
- Текст з переліком повноважень і зобов'язань сторін.
- Юридичні адреси сторін.
- Підписи.
- Печатка установи.
- Контракт - це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між підприємством, організацією чи установою й працівником про умови спільної виробничої й творчої діяльності. Згідно із Законами України "Про підприємство", "Про власність", "Про освіту" громадяни через контракт реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці.
- Контракт складається у двох примірниках — по одному для кожної сторони; про це зазначається у тексті контракту.
- Реквізити:
- Назва виду документа із стислим зазначенням його призначення.
- Дата й місце підписання.
- Орган, що наймає працівника.
- Посада, прізвище, ім'я, по батькові того, кого наймають.
- Термін дії контракту.
- Текст.
- Підписи сторін — укладачів контракту.
- Печатка, що засвідчує підпис наймача.
- Структура тексту:
- Загальні положення.
- Функції та обов'язки керівника (фахівця).
- Компетенція і права керівника (фахівця).
- Матеріальне та соціально-побутове забезпечення
- Відповідальність сторін, вирішення спорів.
- Зміна й розірвання контракту.
- Адреси сторін та інші відомості.
- Довідково-інформаційна документація найбільшу питому вагу має серед щоденної кореспонденції підприємств, установ, організацій, сотень документів, які висвітлюють різні сторони їх діяльності; за обсягом належить першорядне значення в усій системі діловодства. Довідково-інформаційні документи містять інформацію про фактичний стан справ в організації чи підприємстві, що є підставою для прийняття розпорядчих документів, а також носять допоміжний характер відповідно до організації документації. Інформація, яка міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.
- Документи, що виникають у процесі взаємовідносин підприємств та організацій, а також у відносинах з громадянами, дуже різноманітні. Цим зокрема пояснюється piзнобій в їх складанні та оформленні. Щоб його уникнути, деякі документи довідково-інформаційного характеру можна уніфікувати як за змістом, так і формою. Це може помітно спростити їх складання, підвищить інформативність та культуру документування.
- Звіт – це письмове повідомлення про виконання певної роботи. Звіти бувають статистичні й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові – на звичайному папері.
- Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок.
- У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставляться.
- Штамп установи.
- Назва виду документа.
- Заголовок (вказуються установа, напрям діяльності, звітний період).
- Текст, який має такі частини:
- - вступ (вказуються завдання, які було поставлено перед установою за
- звітний період):
- - основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);
- - висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).
- Підпис керівника установи або особи відповідальної за складання звіту.
- Дата складання.
- Печатка.
- Доповідна записка – це письмове повідомлення на ім'я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень.
- Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, адресовані керівнику вищої організації.
- Доповідні записки бувають також iнформаційного, звітного й ініціативного характеру.
- Зміст доповідної записки повинен бути точним та лаконічним, поділеним на частини. Вкінці подаються висновки і пропозиції.
- Назва виду документа
- Заголовок
- Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається
- Текст
- Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).
- Дата
- Підпис
- Пояснювальна записка – це письмове пояснення на вимогу керівника з приводу ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (найчастіше — порушення дисципліни, невиконання службових завдань). Інколи пояснювальна записка — це вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).
Реквізити:
- Назва виду документа
- Заголовок
- Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається
- Текст
- Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).
- Дата
- Підпис