Деловое письмо как речевой жанр

2. Ярко выраженный именной характер официально-делового стиля:

использование отглагольных существительных, относительных

прилагательных (в текстах  этого стиля самый высокий  процент их употребления — 85,5%), прилагательных со значением долженствования. Из

глагольных форм преобладают инфинитив со значением категорического

предписания и формы  настоящего времени, что позволяет  придать речи в

целом утверждающе-констатирующий или предписывающий характер.

3. «Синтаксис официально-делового  стиля отражает тенденцию к  детализации и классификации, к рассмотрению в единстве констатирующей и предписывающей сторон, причинно-следственных и условно-следственных отношений». В соответствии с этим в текстах официально-делового характера используются значительные по длине предложения, осложненные различными оборотами, сложные предложения и синтаксические периоды, конструкции с повелительным и обобщенным значением. Для построения предложений и периодов часто используется система рубрикаций, оформляющаяся с помощью разветвленной сети рядов однородных членов, причастных и деепричастных оборотов. Для официально-делового стиля характерна «особая культура сложных предложений, сконструированных по способу подчинения в канцелярском стиле. Подобным образом хорошо построенные предложения дают возможность читателю все сразу понять и сразу же принять соответственное решение».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Языковые особенности  делового письма

 

Официально-деловой стиль  реализуется в сфере деловых  отношений

при составлении различных документов, сопровождающих     производственный процесс. При этом умение вести разные по целям и по формам деловые переговоры, составить текст делового письма, написать

презентационную речь определяет эффективность работы менеджера, секретаря и фирмы в целом. Одним из важнейших документов в деловой переписке является деловое письмо.

Деловые письма подготавливают заключение сделок, содержат служебную  информацию, претензии и предложения. При помощи деловой корреспонденции, представляющей собой письменный диалог юридических лиц, решаются вопросы экономико-правовой деятельности организаций. Есть целый ряд факторов, которые сегодня нельзя не учитывать составителям текстов. В деловой переписке расширяется жанрово-тематический диапазон деловой корреспонденции. Наряду с регламентированными письмами все большее место занимают нерегламентированные письма, которые требуют от составителя большой речевой компетенции. Поэтому культура и этика письменной деловой речи имеет огромное значение.

Часто неубедительным является неряшливый или безграмотный текст, обнаруживающий незнание стилевых норм. Помимо функционального несоответствия целевым установкам он может быть расценен как антиреклама фирмы-отправителя, снижает серьезность отношения к воспринимаемой информации. И напротив, языковая и компетентность обеспечивает эффективность речи, экономит время.

В настоящее время  в деловые письма возвращается литературный язык с его выразительными возможностями (чаще всего в нерегламентированных письмах). Более свободными становятся выбор, размещение и способ оформления реквизитов. Но все это нередко усложняет составление текста делового письма, превращая иногда сам процесс написания в решение сложной задачи: как обратиться той или иной персоне? Как расположить подписи в конце письма? В какой последовательности излагать сообщаемое? Какой фразой закончить письмо?

Из организационно-распорядительных документов секретарь в своей деятельности чаще всего имеет дело с жанрами приказа, распоряжения, служебной записки, протокола (постановления), делового письма, из коммерческих - договора, коммерческого письма, отчета, и организационно-статусных - устава, положения, договора учредителей.

Кроме перечисленных  документов, юридическая значимость которых определяет их статус, сегодня  деятельность секретаря неразрывно связана с документами, представляющими маркетинговые коммуникации: аналитическая переписка, рекламное письмо, пакет предложений, презентация. Эти жанры представляют собой тип документов, предназначенных как для внутрифирменного использования, так и для общественности. Назначение таких документов не руководить действиями людей, а влиять на принятие решений, прогнозировать ситуацию. Поэтому разработать единые жесткие формы таких документов не представляется возможным. Деловые письма относятся к разряду наименее регламентированных документов, однако все требования, предъявляемые к языку деловых бумаг, существенны для них в полной мере.

Важнейшее требование, предъявляемое  к языку документа – требование точности. С одной стороны, это требование точности факта или предметная точность, с другой стороны, коммуникативная точность, или точность содержания.

Предметная точность достигается точностью словоупотреблением, то есть использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Коммуникативная  точность, или точность реализации замысла пишущего достигается точностью соотношения смысла слов, контекста,

грамматической конструкции  и соотношения частей текста. Очевидно, что достичь коммуникативной  точности сложнее и нарушается она  чаще, чем предметная, или фактическая, точность. Иное толкование может быть вызвано отсутствием, как первого, так и второго типа точности.

Многообразие ситуаций, вызывающих необходимость составления  деловых писем, сегодня все увеличивается. Предусмотреть их просто невозможно. Вот почему клишированные фразы нельзя выработать для всей деловой корреспонденции. Стандартные средства языка «обслуживают» нерегламентированные тексты в гораздо меньшей мере, чем регламентированные. Сам принцип построения текста существенно отличается от жесткой регламентированной структуры, приближаясь то к обычному повествованию, то к рассуждению, то к описанию.

Это могут быть инструктирующие  письма, рекомендации, письма делового характера и прочие письма. Мощный поток рекламной деловой корреспонденции (письма-презентации, письма-объявления, предложение-представление, информационные письма рекламного характера), так же как и нерекламные письма, носят нерегламентированный характер. Но в отличие от деловых регламентированных писем язык рекламных писем сочетает характерные черты делового и публицистического стилей речи: языковой стандарт, шаблонность, с одной стороны, и экспрессия – с другой. Речевая выразительность часто достигается при помощи эффекта новизны, необычайности, свежести подачи материала, отсутствия повторений, богатства интонационного рисунка речи.

Вместе с тем в  рекламных письмах, особенно в информационной рекламе, велико влияние стандарта. Это выражается в общих правилах расположения текста, использование  унифицированной лексики (терминов, сокращений), регламентированных словосочетаний языковых заготовок.

Язык нестандартных  текстов деловой корреспонденции  отличается от языка регламентированных текстов включением значительного  пласта общелитературной лексики и  большой вариативностью синтаксических конструкции высказывания. Общей целевой установкой вне зависимости от жанра, желаемым качеством речи является ее убедительность.

Заключение

 

Официально-деловой стиль  представляет собой один из функциональных стилей современного русского литературного  языка: набор языковых средств, предназначение которых - обслуживание сферы официально-деловых отношений (деловых отношений между организациями, внутри них, между юридическими и физическими лицами). Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типы документов различаются спецификой своего содержания (какие официально-деловые ситуации в них отражены), а соответственно и своей формой (набором и схемой размещения реквизитов - содержательных элементов текста документа); объединены они набором языковых средств, традиционно используемых для передачи деловой информации.

Принято различать три  подстиля официально-делового стиля:

1) собственно официально-деловой  (или канцелярский),

2) юридический («язык  законов»)

3) дипломатический

Все эти специфические (и текстовые, и языковые) собственно канцелярские черты официально-делового стиля закреплены в ГОСТах и руководствах, что обеспечивает высокий уровень  стандартизации и унификации текстов  деловой документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Виноградов В. В. Проблемы русской стилистики / В. В. Виноградов. - М., 1981. – 126 с.

2. Волгина Н. С. Функциональные стили русского языка / Н. С. Волгина. - М., 2003. – 243 с.

3. Голуб И.Б. Русский язык и культура речи / И. Б. Голуб. - М.: Эксмо, 2005. - 396с.

4. Ипполитова Н. А. Русский язык и культура речи / Н. А. Ипполитова. - М.: Велби, Изд-во Проспект, 2008. – 440 с.

5. Кожина М. П. Стилистика русского языка / М. П. Кожина. - М, 1977. – 211 с.

6. Кушнерук С.П. Документная лингвистика / С.П. Кушнерук. М., 2011. – 255 с.

7. Соловьев В. И. Составление  и редактирование рефератов: вопросы  теории и практики / В. И. Соловьев. - М., 2003. – 126 с.