Деловая переписка

Нередко после фамилии должностного лица сокращенно (заглавными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или ордена. Например:

E.F. Jons, DM (Doctor of Medicine—доктор медицинских  наук)

A.B. Smith, M.P. (Member of Parliament — член парламента) G.H. Dlack, K.C.V.O. (Knight Commander of the Victorian Order —  кавалер ордена Королевы Виктории).

Указание  должности без фамилии лица, ее занимающего, возможно лишь тогда, когда эта должность является единственной в организации, указанной в адресате (Chairman — председатель, President — президент, председатель, Managing Director — директор-распорядитель, Secretary — секретарь. Chief Accountant — главный бухгалтер). В этом случае перед названием должности ставится артикль the (The Chairman, The Secretary и т. д.).

Если  же известны и фамилия, и должность  адресата, то они указываются следующим  образом:

R.S. Jones, P.C. Джонсу,

Chairman, A. Smith & Co., Ltd председателю компании "А. Смит энд Ко. Лимитед"

Артикль перед названием должности в  таких случаях не употребляется.

При написании почтового адреса принята  такая последовательность элементов: номер дома, название улицы, название города и индекс, название страны. Например:

"Индастриал  Хаус" 34—41

Крейгроуд Болтон БЛ4 8ТФ ВЕЛИКОБРИТАНИЯ

Слова Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной  буквы.

Если  письмо направляется в США, то после  названия города дается название штата, часто сокращенное. При адресовании писем в Великобританию может быть указано графство.

Указание  на конкретное лицо "К сведению". Альтернативой включения имени  и должности получателя в реквизит "адрес" является внесение их в графу "К сведению". Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка — указание на конкретное лицо — помещается отдельной строкой под адресом. Например:

Attention: Mr. P.Cooper

или

Attention of: P.Cooper

или

For the Attention of Mr. P.Cooper

Вместо  фамилии лица может быть указана  должность или название отдела, в который направляется письмо. Например: Attention of the Sales Manager Attention — Sales Department

Вступительное обращение. В деловых письмах используются следующие обращения:

"Уважаемые  господа" — к организации  в целом: Dear Sirs Gentlemen (в США)

• "Уважаемый  господин" — к мужчине, если неизвестно его имя:

Dear Sir

• "Уважаемая  госпожа" — к женщине, если неизвестно ее имя: Dear Madam

• "Уважаемый  г-н Смит" — к мужчине: Dear Mr. Smith

• "Уважаемая  г-жа Смит" — к замужней женщине: Dear Mrs. Smith

• "Уважаемая  г-жа Смит" — к незамужней женщине: Dear Miss Smith

• "Уважаемая  г-жа Смит" — к женщине, если неизвестно ее семейное положение:

Dear Ms. Smith

• "Дорогой  Джон" — к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу:

Dear John

Менее официально выглядят обращения "Уважаемый  г-н Джон" (Dear Mr. John) или "Уважаемый г-н Джон Смит" (Dear Mr.-John Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

Заголовок к тексту письма включает краткое  его содержание.

Например: "О возобновлении поставок", "О заполнении договора".

Основной  текст письма. Текст большинства  писем состоит из трех частей. После  приветствия или обращения ("Уважаемый  г-н...") следует начало основного  текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т. д.

В первой части могут использоваться следующие  фразы:

...Мы  пишем, чтобы узнать (навести справки)  о... (... We are writing to inquire about...);

Мы  пишем в связи с... (We are writing in connection on with...); Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать... (We are interested in... and we would like to know...) и т. п.

Предложение, содержащее основное сообщение, может  начинаться такими словами:

Мы  хотим сообщить... (We would advise...);

С удовольствием  сообщаю, что... (It is my pleasure...);

Имеем честь сообщить Вам, что... (We bed to inform you that...) ит. п.

Просьба сообщить необходимую информацию начинается словами:

Сообщите, пожалуйста,... (Could you please tell me...);

Пожалуйста, сообщите... (Please let me know if...);

Я был  бы рад узнать... (I should be glad to know if...) и т. п.

Письмо-ответ  может начинаться с таких фраз:

Благодарю Вас за письмо от (дата)... (Thank you for your letter of (date)..), Мы получили Ваше письмо (дата)... (We have received your letter of (date)...) и т. п.

В деловой  переписке используются следующие  выражения благодарности и внимания:

Очень любезно с Вашей стороны... (It is very kind of you to...);

Пишу, чтобы поблагодарить Вас за... (I am writing to thank you very much indeed for...);

Позвольте воспользоваться случаем, чтобы  поблагодарить Вас... (May I take this opportunity of thanking you for...);

Благодарим  за Ваш большой вклад в... (Thank you for contributing so much to...);

Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь... (Please, accept me sincere (deep) appreciation for your help...) и т. п.

Извинения могут начинаться такими словами:

Мы  должны извиниться за... (We must apologise for..;);

Мы  извиняемся за... (We apologise for...);

Мы  очень огорчены из-за того, что... (We are extremely sorry for...);

Хочу  принести свои самые искренние извинения  за... (I wish to offer me sincere apologies for...) и т. п.

После изложения основной причины письма, деталей и подробностей приводятся заключительные фразы:

Буду ждать Ваш ответ... (I look forward to receiving your soon reply...);

С нетерпением жду ответа... (Looking forward to hearing from you...) и т. п.

В заключительной части может быть дана оценка приведенной в письме информации:

Надеюсь, что эта информация Вам поможет (I hope that this information will help you);

Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нужна более подробная информация (Please, do not hesitate to contact me if you need any further information) и т. п.

Заключительная  формула вежливости. В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения:

Yours faithfully

Yours truly

Yours very truly.

Указанные фразы можно перевести как "С уважением", "Искрение Ваш", "Наилучшие пожелания".

В Англии наиболее распространенными сочетаниями  вступительного обращения и заключительной формулы вежливости являются следующие:

Dear Sirs/Sir/Madam Yours faithfully

Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith Yours sincerely

Dear John Best wishes.

В данных формулах заключительная фраза соответствует  началу письма. Эти же формулы часто используются в письмах российских организаций.

Подпись. В письмах иностранных корреспондентов  подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность. Например:

Yours sincerely Mr. S Basuki Manager

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает  работник фирмы по поручению руководства. Например: For a. Smith and Co., Ltd D.Whith

Export Department

Перед подписью может стоять отметка "p.p." — "за", "от имени", или "Per pro" — "по доверенности" (от латинского выражения "per procura"). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

Отметка о наличии приложений. В письмах  зарубежных корреспондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова "Enclosure", если приложение одно, или "Enclosures", если их несколько. При этом обычно указывают их количество. Например:

2 Enclosures

Возможно  сокращенное обозначение: End.. В отметке  о приложений могут быть названы документы-приложения.

Указание  на рассылку копий письма. В письмах зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение "с.с." (от "карбоновые копии") и название фирмы, которой выслана копия. Например:

с.с. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers

Если  автор желает подчеркнуть, что копий  нет, он делает отметку "без копий" ("without copies").

Постскриптум

За  рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от лат. post scriptum — "после написанного"). В конце приписки еще раз ставится подпись.

Оформление  второго и последующих листов письма

В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная  бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова "Лист для продолжения письма №...". Например:

Continuation Sheet No...

Под названием фирмы, направляющей письмо, указываются организация, которой оно адресуется, и дата. Например:

Mills and Green Continuation Sheet No Messrs. A.Smith and Co., Ltd 12 May 2002

Многие  британские фирмы пользуются дополнительными  листами без надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но кроме последней, пишется: "Continued" — или сокращенное: Cont'd (Countd), что значит "имеется продолжение".