Деловая переписка

Заключение 
 
Итак, на основе вышеизложенного можно сделать вывод, что при составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования:

 

Исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме;

 

Письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленностей.

 

Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов; 
 
Письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается лишь один аспект данного вопроса;

 

Письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным;

 

Письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежелательно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных фраз;

 

Объем делового письма не должен превышать двух страниц машинописного текста;

 
С точки зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, так как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют на адресата раздражающе;

 

Деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.

 

 

ИСО: Международный  стандарт оформления служебных документов

 

Стандарты международной организации стандартизации (ИСО) по оформлению переписки

Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков.

Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии прочитать письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экс порту. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.

При подготовке международных служебных  писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации — ИСО (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.

Терминологию  в области документации на международном  уровне регламентируют стандарты ИСО серии "Документация и информация" (ИСО 5127-1: 1983, ИСО 5127-2: 1983, ИСО 5127-3: 1988 и др.).

 

Стандартами ИСО определены общие правила  подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены:

 

1) форматы  бумаги, используемой для документов (ИСО 216: 1975);

2) межстрочные  интервалы и шаг письма (ИСО  4882: 1979);

3) формуляр-образец  и конструкционная сетка для  создания бланков и основные  требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990).

 

Реквизиты международных писем:

1. Сведения  об отправителе: наименование  организации, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и т. д.

2. Ссылка  на индексы отправителя.

3. Дата.

4. Внутренний  адрес (включающий наименование  получателя письма и его почтовый  адрес).

5. Указание на конкретное лицо "К сведению".

6. Вступительное  обращение.

7. Заголовок.

8. Основной  текст.

9. Заключительная  формула вежливости.

10. Подпись.

11. Указание  на приложение.

12. Указание  на рассылку копий данного  письма.

 

При построении бланков международных писем исходный интервал между строками рекомендуется делать равным 4,233 мм, исходный горизонтальный шаг письма — 2,54 мм. По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали — на колонки. Текстовая область документа форма A4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72 х 2, 54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.

Текстовая область включает следующие  поля (зоны): поле сведений об отправителей документа (issuer field), поле ссылок (reference field) и поле адреса (address field).

Поле адреса стандартами ИСО  предназначено для указания одного или двух адресатов, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003) предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.

В международных письмах адрес  на бланке размещают в соответствии с ИСО 11180: 1993.

Поле ссылок предназначено для  наименования документа, кода документа, даты и др.

На поле сведений об отправителе  документа указывается его наименование, при необходимости — подразделение  или лицо, имеющее отношение к  документу.

Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телеграфный адрес и т. д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в нижней части бланка. В российском письме в соответствии с нашим ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения помещаются только в верхней части бланка.

Реквизиты международного письма

Письма, используемые в практике общения  зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты:

1) сведения об отправителе (Issuer Field) — наименование организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, телефакса и т. д.;

2) ссылки на индексы отправителя  (Reference Line);

3) дату (date);

4) "внутренний адрес" (Inside Address), включающий наименование получателя письма (лицо, организация) и его почтовый адрес;

5) указание на конкретное лицо "К сведению" (Attention Line);

6) вступительное обращение (Salution);

7) заголовок  к тексту (Subject Line);

8) основной текст письма (Body of the Letter);

9) заключительная  формула вежливости (Complementary close);

10) подпись  (Signature);

11) указание  на приложение (Enclosure);

12) указание  на рассылку копий данного  документа (CCNotation).

Сведения  об отправителе. На бланке письма организации  указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности. Например, фирма BRM, занимающаяся совершенствованием работы с деловой документацией, указывает на бланке: "Хранение и управление информационными потоками".

Ссылки  на индексы отправителя. В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки — цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например: 453/12, где 453 — порядковый номер письма, а 12 — номер дела.

Ссылка  может иметь такой вид:

• In your please refer to EL/КД/15621) (В Вашем ответе просим ссылаться на EL/КД/15621);

• Kindly mention Ex 16/1716 in your reply (Просим упомянуть Ex 16/1716 в Вашем ответе).

Дата  письма проставляется обычно в верхней  правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601: 1898 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2000.04.01.

Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 06.07.2000 в Великобритании будет восприниматься как 6 июля 2000 г., а в США — как 7 июня 2000 г.

Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. Например: 10 June 2000 (10 июня 2000).

К традиционным британским способам относятся следующие  варианты оформления даты: 20 Feb. 2003; 20 February 2003. В американской традиции принята иная последовательность элементов даты: February 20, 2003. Названия месяцев на английском языке пишутся с заглавной буквы.

Адресат ("внутренний адрес"). Почтовый адрес  должен быть написан компактно, без  промежутков между буквами и  без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Строки  адреса должны быть выровнены с левой  стороны.

Количество  знаков в строке в почтовом адресе не должно превышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.

Для написания полного почтового  адреса частных лиц используются следующие элементы:

1) наименование  адресата (указание семейного положения  или титула лица). Например: мистер, мисс, миссис. Его Святейшество, Его  Превосходительство, Ее Величество;

2) имя  (имена), фамилия, приставка к имени:

• имена (прозвища, особенные имена) в сочетании  с фамилией для различения лиц  в семье (например, Джон, Майкл, Дуди, Милли);

• фамилия  семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи (например, Райдер, Смит, Чизмен);

• приставка  к имени, например, старший, младший;

3) занятие,  функция, по адресу (через):

• определенное занятие (например, инженер, судья, нотариус);

• по адресу (через) — указывается связь  с другим лицом или учреждением (например, по адресу Эйси Браун Бовери; по адресу семьи Смит);

4) пункт  доставки:

• вид  улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь  и т. д.);

• название улицы (например. Станционная авеню; Станционная улица, Станционная площадь, станция Виктория, станция Лайм-стрит);

• идентификационный  номер на улице; номер подъезда или  здания, этажа и квартиры (например, 21/301, подъезд № 27, 4-й этаж, квартира № 7);

• название дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию, кварталу, башне, комплексу и т. д.;

• название села, местечка, деревни, квартала, региона (Ткхилл, Доклендз, Ерлхэм, Кэдмсн, Сохо);

• почтовый ящик и номер (для обладателя ящика);

• общая  доставка;

5) почтовый  код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку:

• почтовый код, который обычно используется для  итоговой сортировки местным или  региональным узлом доставки. К этим кодам могут добавляться другие цифры или буквы (например, 750 15; ВН2 120);

• номер  почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и/или букв, указывающих маршрут для направления почты к месту назначения (например, 67 — дорога Беллинзона Аироло; К1А — отправка на сортировочный участок);

• название учреждения доставки, название учреждения, ответственного за доставку почтового отправления адресату в место назначения (например, Берн 31 (почтовый ящик));

6) название  территории или провинции и/или  название страны:

• название региона, графства, района, кантона  и т. д. (например, Техас, Йоркшир, Уэльс);

• название страны назначения (например, Швейцария, Франция, Великобритания, США).

Ниже  приведены примеры написания  адресов частных лиц:

Mr. Walter EGGERS

3040 Idaho Ave NW Apt#621

WASHINGTON D.C. 20016

USA

MR. Adam SIMPERINGHAM 37 Franklin Road Frecmans Bay AUCKLAND NEW ZEALSND

Для написания полного почтового  адреса юридических лиц используются следующие элементы:

1) название  организации (например. Nestle Ltd; Kodak Ltd; UNESCO);

2) указание  на род деятельности или изделия  (например, фирма по гражданскому строительству, общая трастовая компания, продажа семян);

3) название  отдела или подразделения организации  (например, отдел внешней торговли, отдел цветных металлов, общий  отдел);

4) пункт  доставки;

5) почтовый  код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

6) название  территории или провинции и/или  название страны. Последние три элемента при написании адреса юридического лица указываются так же, как при написании адреса частного лица. Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее название, затем почтовый адрес. Например:

Continental Supply Company 3 12 Sixth Avenue New York, N.Y. 11011 USA

Если  письмо адресуется должностному лицу, то сначала указывают его фамилию, должность, строкой ниже — название фирмы, затем — почтовый адрес. Например:

Mr. G.H.Black, Chairman,

A.Smith and Ch., Ltd.

London SWL 75 С

England

Если  адресат — мужчина, то перед его  фамилией ставят сокращенное слово Mr. — от Mister ("господин"). В Великобритании вместо этого слова нередко употребляют сокращение Esq. ("эсквайр"), которое ставится после фамилии. Например:

E.F.Whitc, Esq.

Перед фамилией следует указывать имя  или инициалы. Например:

Mr. Harold Brown Mr. A.White

Если  адресат — женщина, то перед фамилией ставится сокращенное слово Mrs. — от Mistress ("госпожа") или слово Miss, если женщина не замужем. Например:

Mrs. RosaJfnda Jones Miss G.Black

Имя и фамилию лица при адресовании  рекомендуется писать так же, как они даны в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то и при адресовании оно должно быть дано полностью, если в подписи стоят только инициалы, то и при адресовании нужно указывать только инициалы. В отличие от русского языка в английском инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.