Разработка Баз Данных

Создание запроса начинают с того, что переходят на вкладку Запросы и кнопкой «Создать» вызывают окно выбора режима создания. После выбора режима Access предлагает выбрать источники информации и сформировать структуру запроса (поле, источники данных, сортировка по возрастанию, убыванию или её отсутствие, необходимость вывода на экран, условие поиска). Результаты запроса будут представлены в виде таблицы, схожей с исходной.

К примеру, конструкция запроса «Накладная на приход» имеет следующий вид:

 

 

 

Как можно увидеть для создания этого запроса используются пять таблиц базы данных («Kontagents», «Documents», «Goods», «Gruppa Goods», «Кол-Во»), соединённых между собой по первому типу связи: Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают.

Все остальные запросы, кроме перекрестных запросов, к примеру, запрос «Оформление заказа» выглядит, так:

 

 

 

 

 

 

 

В данном дипломном проекте используется множество запросов различных видов. Все эти запросы в дальнейшем будут направлены на реализацию поставленных перед нами задач.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Создание форм

 

Формы – одно из основных средств для работы с базами данных в Access - используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них и др.

Элементами управления могут быть графические примитивы, надписи, рисунки и другие статические объекты, которые не изменяются при переходе между записями. Элементами управления являются кнопки команд, которые активизируют исполнение различных операций; объекты типа подчиненные формы (бланк таблицы, дочерней по отношению к форме); объекты, облегчающие восприятие данных, такие как календарь или счетчик; а также элементы пользователя.

Каждый элемент помещается в определенный раздел формы. В зависимости от типа раздела (Заголовок формы, Область данных и др.) элемент управления будет появляться однажды, отображаться на каждой странице, в каждой группе записей или для каждой записи.

Если запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы – это средства для ввода данных. Смысл их тот же – предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка – это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.

В данном дипломном проекте созданы формы:

• Форма «Главная форма» является стартовой кнопочной формой с помощью которой осуществляется доступ к форме «Заказы», «Учет», «Товар на складе».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Создание отчетов

 

По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов:

Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись указывает имя, а справа от нее указывается значение поля. Новое средство Access Автоотчет позволяет создать отчет в одну колонку щелчком по кнопке панели инструментов Автоотчет. Отчеты в одну колонку используются редко, поскольку такой формат представления данных приводит к лишней трате бумаги.

В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выделяется столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные; затем начинается печать следующей группы записей.

Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использовании колонок "газетного" типа или колонок "змейкой", как это делается в настольных издательских системах и текстовых процессорах. Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в начало второго столбца, и так далее. Формат многоколоночных таблиц позволяет сэкономить часть бумаги, но применим не во всех случаях, поскольку выравнивание столбцов едва ли соответствует ожиданиям пользователя.

 

В основном отчёты проще всего построить при помощи Мастера отчётов. Мастер отчетов старается создать оптимальный вариант окончательного отчета с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться намного меньше времени на редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона.

В данной курсовой работе строятся следующие основные отчеты:

• «Приходная и расходная накладная», в них просматриваются все сведения о товарах и клиентах продавших или купивших эти товары. Эти накладные имеют главный и подчиненный отчет, которые связываются по коду документа:
• Отчёт «Товарная накладная» - распечатывается с формы «Расход» и представляет собой Унифицированную формы № ТОРГ№12 Утвержденным постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132.
• Отчет «Товарная карточка» - предоставляет все сведения о товаре, показывает, по каким документам приходуется, по каким расходуется. Этот отчет строится на основе группировок:
• Отчет «Карточка поставщиков» предоставляет все сведения о поставщиках, показывает, с какими документами и товарами он имел дело. Этот отчет, как и предыдущий, строится на основе группировок:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Парольная защита

 

Парольная защита является простым и часто достаточным средством обеспечением защиты базы данных от несанкционированного использования. Используемый при этом пароль называется паролем базы данных.

Парольная защита также может быть использована в дополнении к защите на уровне пользователя. В этом случае устанавливать парольную защиту может пользователь, обладающий правами администратора базы данных. Для установки обоих видов защиты, базу данных сначала защищают на уровне пользователя, и потом устанавливают пароль.

Если парольная защита действует наряду с защитой на уровне пользователя, то пользователю предоставляется возможность выполнять над объектами базы данных действия, предусмотренные правами доступа.

Метод парольной защиты достаточно надёжен, так как пароль система Access шифрует, и к паролю нет прямого доступа. Он храниться вместе с защитой БД, а поэтому открыть БД не удается и на другом компьютере с установленной там системой.

При использовании парольной защиты от пользователя требуется подобрать удачный пароль и надёжно его сохранить от потери и от хищения.

Средства изменения пароля БД в Access нет, поэтому для изменения пароля следует удалить старый пароль, а затем определить новый. При использовании парольной защиты нужно иметь в виду, что парольная защита не защищает базу данных от удаления.

Если пароль утерян, то доступ к защищенной базе данных не получится. Попавшую в такую ситуацию базу данных придётся удалить.

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

На основе полученных знаний, была создана база данных. Были разработаны таблицы базы данных и связи между ними, создано удобное приложение, позволяющее вводить и просматривать необходимую информацию, выводить на печать необходимую для работы магазина отчёты и документы.

Данная база данных решает поставленные перед началом работы задачи, а именно:

• Учёт готовой продукции на складе;
• Возможность изменения номенклатуры товара;
• Отображение ассортимента товаров;
• Отображение контрагентов;
• Учёт операций с товарами по контрагентам;
• Печать необходимых отчётных документов.

Следовательно, цель которой является создание базы данных для ведения учёта товаров и услуг на предприятиях розничной торговли достигнута.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. «Информатика» 2-е изд., Гниденко И.Г., Соколовская С.А.. – СПб.: Издательский дом «Нева», 2005.-320с.
2. «Базы данных. Учебник для Высших учебных заведений» Хомоненко. СПб: Корона принт 2002
3. «Microsoft Office» Леонтьев Ю.2000: Краткий курс.- СПб: Питер, 2001
4. «Базы данных: Учебник для высших учебных заведений» издание третье, дополненное и переработанное, Хомоненко А.Д., Цыганкова В.М., Мальцев М.Г., - СПб.: Крона принт, 2003 – 672с.
5. «Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2003» Леонтьев В.П., - М., «ОЛМА - ПРЕСС» 2003г.
6. «Специальная информатика: Учебное пособие», Симонович С.В., Евсеев Г.А., Алексеев А.Г. – М.: АСТ-Пресс: Инфорком-Пресс, 2000.-480 с.
7. «Информатика. Базовый курс» Симонович С.В. и др. – СПб.: Питер,2000
8. Методические рекомендации по учёту и оформлению операций приёма, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утверждённые письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.96г. №1-794/32-5.

					ПП 230115 ПКС-312.1.13 ПЗ	Лист
Изм.	Лист	№документа	Подп	Дата