Разработка Баз Данных

 

 

 

 

1.1.6 Доступ к Internet

 

В Access предусмотрены все возможности, обеспечивающие связь приложения с Internet. Одним щелчком кнопкой мыши можно сохранить таблицы, запросы, формы и отчёты в формате HTML. Соответствующий мастер позволяет даже новичку перенести коды HTML из объекта на Web – страницу, делая их доступным для пользования всем, кто путешествует по Internet. Гиперссылки позволяют получать доступ к данным, которые размещены на Web – странице, прямо из форм Access.

Многие считают, что размещение данных на web-страницах должно осуществляться web-администраторами. Access с полной определённостью доказывает, что эта операция может быть с успехом выполнена любым пользователем. А поможет ему в этом мастер размещения на Web – странице, обеспечивающий преобразование выбранных объектов базы данных в формат HTML и перенос их уже в таком виде на Web – страницу. С помощью этого мастера можно создать статические, либо динамические страницы, перенести их на Web – сервер, создать свою начальную страницу и даже использовать шаблоны для получения стандартного внешнего вида всех HTML – страниц.

 

1.1.7 Встроенные функции

 

Access содержит свыше ста функций (небольших встроенных программ, которые в результате выполнения возвращают значение), выполняющих множество разных задач. Есть функции для манипулирования базами данных, строками, числами в формате даты и времени, математические, деловые и финансовые. Их можно использовать для создания вычисляемых выражений в формах, отчётах и запросах.

 

1.1.8 Макросы: программирование без программирования

 

Для людей не умеющих, или не желающих программировать в Access предусмотрены макросы. Они позволяют автоматизировать выполнение некоторых задач. Около пятидесяти макросов дают возможность манипулировать данными, создавать меню и диалоговые окна, открывать формы и отчёты, словом, автоматизировать выполнение практически любой задачи. С помощью макросов можно решить порядка 90% задач обработки данных.

 

1.1.9 Модули: Visual Basic for Application программирование без данных

 

Access – это серьёзная среда разработки приложений с полнофункциональным языком программирования. Язык VBA реализует объектно – ориентированный подход к программированию и позволяет программисту делать практически всё, что только можно себе представить Он является полностью расширяемым и поддерживает процедуры API в любых динамических библиотеках (DDL) операционной системы Windows.

Полнофункциональная среда разработки поддерживает множество мощных современных возможностей: многооконный режим для редактирования и отладки, автоматическую проверку синтаксиса, контрольные точки, пошаговое выполнение и даже синтаксическую справку, отображающих на экране варианты видимых команд.

 

1.1.10 Информация для пользователей электронных таблиц

 

По сути дела, режим ввода данных в Access соответствует режиму ввода данных в формате Excel.Нужно просто ввести данные и определить заголовки столбцов; всё остальное Access сделает автоматически.

Как и в Excel, в Access предусмотрен мастер свободных таблиц; информацию из баз данных Access можно легко переносить в Access. Базы данных Access можно связывать с таблицами Excel. В обоих продуктах можно создавать запросы и выполнять сортировку, используя один и тот же интерфейс.

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Этапы проектирования базы данных

 

Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Этапы проектирования базы данных.

Определить цель создания базы данных, основные её функции и информацию, которую она должна содержать. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать.

Разработать на бумаге структуру таблиц, которые должна содержать база данных. При проектировании таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами. Когда определённая информация хранится только в одной таблице, то и изменять её придётся только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться номера и телефоны клиентов.

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблиц. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении записи информация о клиенте осталась в базе данных.

Определить необходимые в таблице поля. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, расчётным счетом, номером телефона. При разработке полей для каждой таблице необходимо помнить:

Каждое поле должно быть связано с темой таблицы;

Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

В таблице должна присутствовать вся необходимая информация;

Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поле «Имя» и «Фамилия», а не общее поля «Имя»).

Задать ключевое поле. Для того чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

Определить связи между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

Ещё раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочёты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

Добавить данные и создать другие объекты базы данных. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчёты, макросы и модули.

Использовать средства анализа в Microsoft Access. В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую её структуру и связи, а также переделывает её. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, даёт рекомендации по её улучшению, а также осуществляет их.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Свойства данных

 

Для создания базы данных необходимо разработать модель, по которой составляется сама база. Для начала, необходимо точно знать, что же должно получиться в конце работы. Конкретные задачи уже поставлены:

• Учёт готовой продукции на складе;
• Возможность изменения номенклатуры товара;
• Отображение ассортимента товаров;
• Отображение контрагентов;
• Учёт операций с товарами по контрагентам;
• Печать необходимых отчётных документов.

Теперь уже можно моделировать таблицу свойств данных, которые будут использоваться в таблицах базы. Необходимо указать, какими будут эти данные, то есть их тип, как они будут обозначаться в самой базе, чтобы в последующем, во время составления самой базы данных не возникло путаницы в обозначениях, что может привести к некорректной работе, или, в крайнем случае, к увеличению времени составления базы данных, что тоже не желательно.

В базу данных можно включить и те данные, которые можно предположить, что они понадобятся для дальнейшего совершенствования базы данных, хотя и на данном этапе не обязательных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Проанализируем свойства и составим таблицу:

 

Свойство	Обозначение	Тип данных	Длина	Подпись	Формат
Номер	Number	Текстовый	10	Номер документа
Дата	Data	Дата/время		Дата	Средний формат даты
Товар	Goods	текстовый	20	Наименование товара
Цена	Pr	денежный		Цена товара	Денежный
Фирма производитель	Firma	тестовый	50	Фирма производитель
Страна производитель	Strana	текстовый	10	Страна
Имя группы товара	NameGR	текстовый	15	Имя группы
Имя менеджера	N_per	тестовый	20	Имя менеджера
День рождение менеджера	DenRo	Дата/время		День рождения	Краткий формат даты
Стаж работы	Stag	числовой	байт	Стаж
Должность	Dolg	Текстовый	20	Должность
Имя клиента	Post	текстовый	20	Имя клиента
ИНН	Inn	Тестовый	18	ИНН
Номер расчётного счёта	Schet	Текстовый	18	Счёт
Количество товара	Q		Длинное целое	количество
адресс	Adress	текстовый	50	Адрес

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4 Логическое построение базы данных

 

1.4.1 Поля уникальные и ключевые

 

Создание базы данных начинается с разработки структуры её таблиц. Структура должна быть такой, чтобы при работе с базой требовалось вводить в неё как можно меньше данных. Если ввод каких-то данных приходиться повторять неоднократно. Базу данных делают из нескольких связанных таблиц. Структуру каждой таблицы разрабатывают отдельно.

Для того чтобы связи между таблицами работали надёжно, и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице, надо предусмотреть в таблице уникальные поля. Уникальное поле- это поле, значение в котором не могут повторяться.

При создании структуры таблиц одно поле (или одну комбинацию полей) можно назначить ключевым. С ключевыми полями компьютер работает особо. Он проверяет их уникальность и быстрее выполняет сортировку по таким полям. Ключевое поле - очевидный кандидат для создания связей. Иногда ключевое поле называют первичным ключом. Если при создании таблицы автор не задал ключевое поле, система управления базой данных напомнит о том, что поле первичного ключа таблице не помешает. В качестве первичного ключа в таблицах часто используют поле, имеющее тип Счётчик. Ввести два одинаковых значения в такое поле нельзя по определению, поскольку приращение значения поля производится автоматически. Структура связей между таблицами называется схемой данных.

В зависимости от того, как определены поля связи основной и дополнительной таблиц (как относятся ключевые поля с полями связи), между двумя таблицами в общем случае могут устанавливаться следующие виды связи:

• Один-один (1:1);
• Один ко многим (1:М);
• Многие к одному (М:1);
• Многие ко многим (М:М);

 

 

Характеристика видов связей таблицы

 

Характеристика полей связи по видам	1:1	1:М	М:1	М:М
Поля связи основной таблицы	Является ключом	Является ключом	Не является ключом	Не является ключом
Поля связи дополнительной таблицы	Является ключом	Не является ключом	Является ключом	Не является ключом