Работа продавца-консультанта цветочного магазина

              обслуживание клиентов на кассе и ведение кассовых документов.

В подчинении у директора находится менеджер.

Менеджер:

              изучает рынок товаров (анализирует спрос и потребление, их мотивацию и колебания, формы деятельности конкурентов) и тенденции его развития, анализирует рыночные возможности;

              анализирует потребности клиентов;

              проводит переговоры по продажам с клиентами по следующим направлениям: представление общих сведений о товарах и их свойствах; введение значимых для продажи критериев оценки товаров; устранение сомнений в невыгодных свойствах товаров; информирование о спросе на товары и отзывах потребителей о товарах; выявление потенциальных потребностей покупателей;

              принимает участие в решении вопросов формирования и изменения направлений развития товарного ассортимента;

              осуществляет подбор и обучение продавцов-консультантов, определяет задачи подчиненным работникам и контролирует их выполнение.

Обязанности водителя:

              доставляет к месту назначения;

              оформляет приемо-сдаточную документацию;

              при необходимости участвует в составлении актов и других документов.

Рабочий должен знать:

              правила санитарной обработки, выполнение парикмахерских и косметических работ;

              назначение применяемых медикаментов и материалов;

              виды и основные свойства нескольких грунтов;

              способы разработки грунтов вручную;

              способы уплотнения грунтов вручную;

              способы заготовки и укладки дерна;

              санитарные правила.

1.2.      Характеристика экономической информационной системы предприятия

Техническое обеспечение магазина составляет два персональных компьютера (у директора, бухгалтера) с установленным системным программным обеспечением Windows XP и офисным пакетом MS Office 2007.

Компьютеры имеют следующую конфигурацию:

Intel Celeron 3000 MHz, RAM 64 Mb, 2*HDD 200 Gb, OS Microsoft Windows XP.

Компьютеры не объединены в локальную сеть, выход в Интернет отсутствует.

Выводы к разделу

Если оценивать в целом целесообразность использования на предприятии компьютерных технологий, как для текущей деятельности, так и для разработки новых подсистем автоматизации, следует признать необходимым дальнейшее применение и развитие системы автоматизации. А именно, приобрести компьютер для продавца-консультанта, необходимо объединить компьютеры в  локальную сеть и обеспечить выход в Интернет, а также приобрести антивирусное программное обеспечение.

2.      ХАРАКТЕРИСТИКА ЭЛЕКТРОННОГО И БУМАЖНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

В настоящее время, в условиях бурно изменяющихся экономических факторов перед предприятиями все чаще встает задача реорганизации деятельности. Целью такой реорганизации может быть реорганизация штатной структуры, внедрение новой технологии, автоматизация (внедрение новой информационной системы) и т.д. – все то, что может резко повысить эффективность работы и поможет выжить в условиях нестабильного внешнего окружения. Бессмысленно планировать изменения и улучшения, если нет понимания существующего положения дел. Поэтому, первым шагом при проведении реорганизации является описание того, как в настоящий момент работает предприятие [7].

Никто из сотрудников, включая руководителя, не может полностью и достаточно подробно описать бизнес-процессы организации. Рядовые сотрудники, возможно, хорошо представляют, что происходит на их конкретном рабочем месте, но плохо знают, как работают их коллеги и, тем более, не представляют, как работает организация в целом. Руководитель хорошо знает, как работает предприятие в общем, но не в состоянии вникнуть в особенности деятельности на каждом рабочем месте.

На сегодняшний день на рынке программного обеспечения очень много программных продуктов, направленных на автоматизацию сферы бизнеса. Наблюдается большое количество бухгалтерских, банковских, страховых, маркетинговых систем, систем управления персоналом и т.д.

Но очень мало систем, направленных на автоматизацию ритуального бизнеса. Из-за ограниченного выбора программных продуктов многие фирмы по оказанию ритуальных услуг до сих пор используют бумажный документооборот.

Для наглядности процесса оказания ритуальных услуг продемонстрируем данную схему (Рис. 2.1):

Рис. 2.1. Схема процесса оказания ритуальных услуг

Для того, чтобы получить адекватное описание функциональности организации нужно аккумулировать знание многих людей в единой модели. Такая модель может помочь найти слабые места в организации бизнеса и явиться основой для оценки стоимости производства продукции или обслуживания клиентов и, затем, может служить основой для построения идеальной модели – такого конечного состояния бизнес-процессов, к которому следует перейти, чтобы добиться необходимого результата.

Целостную и достаточно подробную модель можно получить, пользуясь специальными методологиями структурного анализа, такими как IDEF. Согласно синтаксису IDEF0 модель представляет собой совокупность иерархически выстроенных диаграмм, каждая из которых является описанием какого-либо процесса (activity).

Построение модели начинается с описания функциональности моделируемой системы в целом (контекстная диаграмма). Взаимодействие с окружающим миром описывается в терминах входа (данные или объекты, потребляемые или изменяемые процессом), выхода (основной результат деятельности процесса, конечный продукт), управления (стратегии и процедуры, которыми руководствуется процесс) и механизмов (ресурсы, необходимые для процесса) [3].

Кроме этого, в контекст входит описание цели моделирования, области (описания того, что будет рассматриваться как компонент системы, а что как внешнее воздействие) и точки зрения (позиции, с которой будет строиться модель). Обычно в качестве точки зрения выбирается точка зрения лица или объекта, ответственного за работу моделируемой системы в целом[5].

Преддипломная практика в ООО «СПиКо.» дала возможность разобраться  в специфике документооборота на фирме. Для описания работы магазина было использовано инструментальное CASE-средство, автоматизирующее построение структурных моделей – Bpwin.

BPwin поддерживает помимо IDEF0 методологии DFD и IDEF3 и тесно интегрируется с другими программными продуктами:

      с моделирования данных ERwin (Platinum Technology inc.);

      системой управления и хранения проектов ModelMart (Platinum Technology inc.);

      специализированным генератором отчетов по модели RPTwin (Platinum Technology inc.);

      системой имитационного моделирования BPSimulator (System Modeling Corporation);

      инструментом стоимостного анализа EasyABC (ABC Technologies).

Каждая из трех методологий, поддерживаемых в BPwin, позволяет рассмотреть различные стороны деятельности предприятия. IDEF0 представляет собой функциональную модель, которая предназначена для описания бизнес-процессов на предприятии, позволяет понять какие объекты или информация служат сырьем для процессов, какие результаты производят работы, что является управляющими факторами и какие ресурсы для этого необходимы.

Диаграммы потоков данных (Data flow diagramming, DFD) используются для описания документооборота и обработки информации. Подобно IDEF0, DFD представляет модельную систему как сеть связанных меж собой работ. Их можно использовать как дополнение к модели IDEF0 для более наглядного отображения текущих операций документооборота в корпоративных системах обработки информации. DFD описывают функции обработки информации, документы, объекты, а также сотрудников или отделы, которые участвуют в обработке информации. Синтаксис DFD включает помимо работ и стрелок дополнительные элементы: внешнюю сущность, которая служит для изображения внешних по отношению к проектируемой системе объектов, (например, покупатель, бухгалтерия, справочники) и хранилище данных – «склад» информационных объектов.

Деятельность предприятий, относящихся к бизнесу, может быть интерпретирована как деятельность по предоставлению услуг заказчику и описана с помощью специфического для данной сферы деятельности набора бизнес-процессов.

В этой главе описан бизнес-процесс цветочного магазина, так как именно там проходила преддипломная практика.

Сначала построим контекстную диаграмму со звездообразной топологией, в центре которой находится так называемый главный процесс, соединенный с приемниками и источниками информации, посредством которых с системой взаимодействуют пользователи и другие внешние системы.

В результате выполнения необходимых действий, предписанных технологией  BPwin, получаем контекстную диаграмму деятельности цветочного магазина ООО «СПиКо».

Контекстная диаграмма представлена на Рис.2.2.

После описания контекста проводится функциональная декомпозиция- система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается в том же синтаксисе, что и система в целом. Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так до достижения нужного уровня подробности.

В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции. Диаграмма декомпозиции предназначена для детализации работы

Рис. 2.2.Контекстная диаграмма

Товар на склад доставляется поставщиками, экспедиторами или заказывается директором магазина у оптовых фирм или производителей отдалённых регионов.

Поставщики – это сторонние организации, которые сами доставляют товар на склад с сопроводительными документами (счета-фактуры, накладные).

На рис 2.3 отражены особенности бизнес процесса магазина, или, иначе говоря, модель функциональной деятельности магазина.

Рис. 2.3. Схема функциональной деятельности магазина

Товар на склад доставляется поставщиками, экспедиторами или заказывается менеджером магазина.

Поставщики – это сторонние организации, которые сами доставляют товар на склад с сопроводительными документами (счета-фактуры, накладные).

Выводы к разделу

В разделе была проанализирована деятельность и структура ООО «СПиКо», и в частности цветочного магазина, взаимодействие подразделений и определены технико-экономические свойства объекта управления. Анализ взаимодействия между подразделениями фирмы показал, что происходит постоянный обмен очень большим количеством информации, а также материальными средствами, которые необходимо контролировать и вести их подсчет. Это занимает очень много времени даже, так как все эти операции производятся вручную.

Таким образом, проблема автоматизации  заключается, в первую очередь в отсутствии автоматизированной базы данных, единой автоматизированной системы обработки информации, распределенной обработки данных, отсутствием программного обеспечения, предметно-ориентированного на автоматизацию работы менеджеров и продавцов-консультантов оказанию услуг населению в продаже цветов.

Внедрение автоматизированной системы управления деятельностью магазина позволит увеличить оперативность работы каждого подразделения в отдельности и приведет к значительному повышению эффективности работы магазина в целом.

3.      ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

Во время всеобщей компьютеризации автоматизация ритуальной деятельности осталась в стороне. Возможно, это связано со спецификой бизнеса. Но, однако, и эта область нуждается в переходе к безбумажным технологиям. Этот бизнес – один из самых древних. И всегда будет востребован.

Если проанализировать бизнес-процессы небольших магазинов, каковым является цветочный, то нетрудно заметить, что они ничем не отличаются от супермаркетов и гипермаркетов, для которых вопрос автоматизации давно решенный. Различия в масштабе здесь не играет большой роли. Магазинам необходимо увеличивать клиентуру, повышать эффективность, сокращать издержки. Владельцу магазина лучше всего поможет в этом система автоматизации.

Основные сложности при внедрении системы автоматизации связаны с выделением ресурсов на проект, в нем обязательно должны принимать участие ключевые сотрудники торгового предприятия. Также могут возникнуть проблемы с обучением персонала работе с новой системой. Трудности могут возникнуть также при несогласованности различных систем учета (закупки, склад, магазин и т.д.) в случае "лоскутной автоматизации", так как расширенное описание товара и его идентификация требуют более четких процедур учета, чем для торговли других форматов [1].

Сотрудники торговых предприятий более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления, продажи и запасов товаров. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасов товаров и т.п.

В процессе исследования существующей системы обработки экономической информации на предприятии ООО «СПиКо»  были выявлены недостатки.