Компоненты систем управления документами

В свою очередь, специализированные системы управления документами  можно условно разделить на 2 категории. В первую категорию входят программные средства (достаточно давно разработанные), изначально ориентированные на узкопрофильное применение и не имеющие средств интеграции с другими информационными системами. Подобные системы еще есть на предприятиях, и, в основном, они представлены местными разработчиками. Помимо управления документооборотом, такие программные системы предназначены для решения конкретных финансовых задач, управления персоналом, ведения складского учета и т. д. Отметим, что у большинства таких систем есть существенные ограничения при их применении на предприятиях. В частности, для каждого из приложений в такой системе необходимо поддерживать свою базу данных (нередко эти базы данных никак не связаны друг с другом). Затраты на поддержание инфраструктуры таких систем настолько велики, что они постепенно изживают себя. Во вторую категорию входят специализированные PDM-системы, предназначенные для управления производственной информацией и имеющие средства интеграции с другими программными системами. PDM-системы работают уже и с электронными образами сложнейших объектов (например, кораблей и машин).Что касается корпоративных информационных систем (КИС), то в большинство из них встроены модули поддержки делопроизводства. Однако возможности этих модулей достаточно ограничены, т. к. практически невозможно создать универсальную и полнофункциональную КИС. Кроме того, цена западных КИС настолько велика (многие сотни тысяч и миллионы долларов), что не всякое российское предприятие сможет позволить себе ее внедрение. Следует все же отметить, что в большинстве распространенных EDMS-систем реализована интеграция с наиболее известными КИС (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств EDMS-систем. Благодаря наличию этого свойства, EDMS-системы могут выступать в качестве связующего звена между различными системами, функционирующими на предприятии, создавая, тем самым, основу для организации всего его делопроизводства.

Внедрение СУД

Благодаря поддержке таких  отраслевых стандартов, как ActiveX, OLE Automation, ODMA, ODBC, MAPI, универсальные СУД сравнительно легко интегрируются с прикладными программами. Но все же внедрение подобной системы на предприятии может оказаться далеко не простым делом. Чтобы получить ощутимую отдачу, во-первых, организацию работы с документами на предприятии следует предварительно подвергнуть тщательному анализу, а, во-вторых, процесс делопроизводства может потребоваться частично реорганизовать. Все это стоит значительных денег, порой сопоставимых с ценой СУД. Хотя перечисленные СУД являются в большей мере "коробочными" изделиями, их доводка в соответствии с требованиями заказчика требует определенных усилий. Правда, СУД легко адаптируется к разным условиям, но проблема все равно остается. Интеграторы СУД как раз и призваны решать эти задачи. Проще и дешевле иметь дело с ними, чем заниматься внедрением продукта самостоятельно или, что еще менее эффективно, пытаться разработать свою собственную систему делопроизводства, как это привыкли делать на отечественных предприятиях.Но и выбор конкретной СУД может оказаться нелегким и потребовать привлечения специалистов. К примеру, "Весть" — компания уникальная в том смысле, что она занимается внедрением всех трех универсальных СУД. На вопрос, как они могут одновременно поставлять прямо конкурирующие системы, сотрудник "Вести" Валерий Климов ответил, что, хотя системы в некоторых областях действительно конкурируют, каждая из них имеет свою специфику. И задача заказчика (и интегратора) выбрать такую систему, чтобы она в полной мере решала поставленные задачи в области делопроизводства и при этом не была избыточной.

Заключение

Проблемы автоматизации  делопроизводства были и всегда останутся  актуальными для большинства  организаций. Одним подойдет система  коллективной работы, другим — специализированная СУД. Кому-то может показаться, что  СУД стоят дорого. А разве рачительно использовать компьютеры в 1500 долларов в качестве печатающих машинок? Или  задействовать сетевую среду, по стоимости сопоставимую с вычислительной техникой, лишь для копирования файлов? Универсальная же система управления документов позволяет решить проблему организации делопроизводства на средних  и крупных предприятиях. На Западе СУД весьма популярны. Будем надеяться, что они заинтересуют и отечественные  предприятия.

В настоящее время наличие  успешно действующей системы  автоматизации делопроизводства и  документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это  означает полную управляемость подчинённых  руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и  заинтересованность в максимально  успешном выполнении порученного дела.Автоматизированная система представляет возможность  производить оперативный и эффективный  обмен информацией между всеми  участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое  на подготовку конкретных задач, исключить  возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации. Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в  работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические  нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное  на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность  работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации , а также у персонала появится дополнительное время для анализа  и принятия управленческих решений.

Список использованных источников

1. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 1997. №1

2. Гавердовский А.Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы – 1997. №1

3. Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности: Монография / ГУУ. – М 2001. – 204 с.

4. Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело – 2001. №3

5. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. – 2001. №2

6. Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения - http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html <12.09.2002>

7. Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. -http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html <13.09.2002>

8. Электронный документооборот: миф или реальность? // eRussia Форум. – 2001