Компоненты систем управления документами

Введение

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и  умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного  ведения бизнеса. Способность принять  верное решение и вовремя отреагировать  на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит  не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно  в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование  накопленной информации (или, еще  хуже, ее утрата) может привести к  потере всего бизнеса. Ведь вовремя  не полученная информация или документ это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с  различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки  и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в  оптимизации деятельности предприятия  любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

В настоящее время только в США ежедневно создается  более 1 млрд страниц документов, а  в архивах хранится уже более 1,3 трлн различных документов. В то же время, по данным журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд новых  документов, а среднестатистический служащий тратит каждый год до 150 часов  на поиск утерянной информации. Значительную часть своего рабочего времени специалисты  предприятий тратят как на поиск  необходимой им информации, так и  на создание и отправку документов. Существуют оценки, что секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей  на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых  сотрудников предприятия до 30% времени.Следует  отметить, что потоки корпоративной  бизнес-информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные  документы и бумажные. Существует мнение, что в настоящее время  только около 30% всей корпоративной  информации хранится в электронном  виде (как в структурированном  в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые  трудности при ее поиске. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы  хранения (в частности, через развитие электронных архивов). По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. По прогнозу того же журнала ASAP к 2004 году только около 30% корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70% информации будет храниться в электронном виде. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако, несомненно, что электронная форма хранения документов будет преобладать. При этом под термином электронный документ в рассматриваемом контексте обычно понимается текстовый файл, документ MS Word, электронная таблица MS Excel, графический файл, несколько взаимосвязанных файлов разных форматов (так называемый составной документ) и др.

В настоящее время на большинстве  российских предприятий корпоративная  информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто  неупорядоченно на файл-сервере). При  этом практически неизбежно возникает  дублирование информации, а также  не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела  к созданию систем электронного документооборота (первые из которых появились еще  в 1980-е гг.).

 

Управление документами

Типы  документов, классификация и их взаимосвязи

Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в  работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число  доходит до 500-600). В то же время, с  точки зрения канцелярии основных видов  документов бывает весьма небольшое  количество, а именно всего на всего 3 вида:

•Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие  от внешних партнеров. Большинство  входящих документов должны порождать  соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

•Исходящие. Большинство  исходящих документов являются ответом  организации на соответствующие  входящие документы. Некоторая часть  исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления  входящих документов (например запросы  в сторонние организации типа: “Прошу дать справку по вопросу  … в срок до …”).

•Внутренние. Данные документы  используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных  подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие  исходящие. В частности, по общим  правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или  материалы во внешнюю организацию  это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют  в исходящий и отправят в стороннюю  организацию.

Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, циркулярные указания и т.д. Обычно под типом документа на предприятии  понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные - жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С  точки зрения канцелярии данное деление  достаточно неинтересно, хотя во внутренней полной системе делопроизводство оно  безусловно необходимо. Далее здесь  будет рассматриваться только канцелярские виды документов - входящие, внутренние и исходящие.

Прежде всего все документы, проходящие через общий отдел  обладают уникальным регистрационным  номером (возможно свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов  документов). Мало того, любая бумага не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие  на ней регистрационного номера.

 

 

Преимущества  управления документами 

Управление документами  распространяется на практическую деятельность лиц, осуществляющих управление документами, а также лиц, создающих или  использующих документы в ходе своей  деловой деятельности. Управление документами  в организации включает в себя:

      a) принятие  политики и стандартов в сфере  управления документами;

     b) распределение  ответственности и полномочий  по управлению документами;

      c) установление, внедрение и распространение  руководящих указаний и регламентов  работы с документами;

      d) предоставление  ряда услуг, относящихся к управлению  документами и использованию  документов;

      e) проектирование, внедрение и администрирование  специализированных систем для  управления документами;

      f) интегрирование  процессов управления документами  в системы и процессы деловой  деятельности.

       Документы  содержат информацию, являющуюся  ценным ресурсом и важным элементом  деловой деятельности. Системный  подход к управлению документами  позволяет организациям и обществу  защищать и сохранять документы  в качестве доказательства действий. Система управления документами  позволяет создавать информационный  ресурс о деловой деятельности  организации, который может поддерживать  ее последующую деятельность  и отдельные решения, а также  обеспечивать отчетность.

       Документы позволяют организациям:

      - осуществлять  свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно;

      - предоставлять  информацию последовательно и  объективно;

      - обеспечивать  информационную поддержку при  принятии управленческих решений;

       - обеспечивать  согласованность, непрерывность  и производительность деловой  и управленческой деятельности;

      - повышать  эффективность деятельности всей  организации;

      - обеспечивать  бесперебойность деятельности в  случае чрезвычайных ситуаций;

      - соблюдать  требования нормативной среды,  в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;

      - обеспечивать  защиту и поддержку в судебных  делах, включая риски, связанные  с наличием или отсутствием  документальных доказательств, содержащих  сведения о деятельности организации;

      - защищать  интересы организации и права  сотрудников, а также всех заинтересованных  сторон;

- обеспечивать и документировать  научно-исследовательские и опытно-конструкторские  работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования;

- предоставлять документированные  доказательства личной, общественной  и деловой деятельности;

  - обеспечивать деловую,  персональную и культурную идентичность;

  - поддерживать корпоративную,  индивидуальную и социальную  память.

 

Принципы  разработки программ управления документами 

 Документы создаются,  поступают и используются в  процессе осуществления деловой  деятельности. Для обеспечения непрерывности  деловой деятельности, соблюдения  соответствия нормативной среде  и обеспечения необходимой отчетности  организации должны создавать  и сохранять аутентичные, надежные  и пригодные для использования  документы, а также защищать  целостность этих документов  в течение требуемого времени.  Для этого организации должны  принимать и выполнять комплексную  программу управления документами,  включающую в себя:

     a) перечни документов для каждого процесса деловой деятельности и требования к информации, подлежащей включению в документы;

     b) решения, какой формы и структуры должны быть создаваемые и включаемые в систему документы и какие технологии для их создания и обработки следует использовать;

     c) требования к составу метаданных, их структуре и управлению ими;

     d) установление требований к поиску, использованию и передаче документов, а также срокам хранения документов;

     e) решение, как организовывать документы с тем, чтобы они отвечали требованиям, предъявляемым к их использованию;

     f) оценку рисков, связанных с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность организации;

     g) обеспечение сохранности документов и доступа к ним в целях выполнения требований деловой деятельности и общественных ожиданий;

     h) соответствие правовым требованиям, нормативной среде, стандартам и политике организации;

     i) обеспечение хранения документов в безопасной и защищенной среде;

     j) обеспечение хранения документов в течение необходимого или требуемого срока;

     k) определение и оценку возможностей повышения эффективности и результативности организационных процессов, решений и действий в результате качественного управления документами.

Правила создания документов и метаданных о документах и их включения в систему управления документами должны быть внедрены в  процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых  требуется доказательство осуществления  действий.Долгосрочное планирование деловой  деятельности и меры в случае непредвиденных обстоятельств должны гарантировать, что документы, важные для продолжительного функционирования организации, защищены и могут быть восстановлены в  случае необходимости.

     

  Системы управления документами

Если говорить кратко, то СУД предназначены для хранения документов, а также для поиска документов как по атрибутам, так  и по содержимому. СУД отслеживает, кто и когда менял документы, контролирует версии и подверсии  документов, имеет развитые средства разграничения полномочий при доступе  к документам, использует проработанные  механизмы интеграции с прикладными программами. Составной частью СУД являются средства организации документооборота (движения документов между пользователями), аннотирования и контроля прохождения документов. Система управления документами может поддерживать иерархическую структуру хранения данных, когда редко используемые документы переносятся с винчестеров на другие типы носителей, например на магнитооптические диски или магнитные ленты (аналог HSM в файловых системах). Важной особенностью универсальных СУД является наличие открытого программного интерфейса и множества модулей независимых производителей, значительно расширяющих функциональные возможности системы. СУД обладают и другими важными характеристиками, которых мы коснемся ниже.Все документы, циркулирующие в организации, помимо содержания имеют такие не связанные непосредственно с содержанием атрибуты, как название, автор документа, время создания и другие. Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому. Тем не менее в пределах одного типа документов подобный набор остается неизменным. Для протоколов совещаний в качестве дополнительного атрибута может присутствовать список участников, а для приказов — фамилия исполнителя и срок исполнения.В универсальных СУД атрибуты документа хранятся в реляционной системе управления базами данных (СУБД). Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в удобном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При внесении документа в СУД автор берет необходимый шаблон и заполняет карточку, т. е. заносит значения атрибутов, при этом карточка оказывается связана с самим документом.В общем случае серверная часть универсальной СУД состоит из следующих логических компонентов: хранилища атрибутов документов (карточек), хранилища документов и сервиса полнотекстовой индексации (см. Рисунок 1). Под хранилищем документов понимают обычно хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют общим понятием архива документов.Для хранения атрибутов большинство систем управления документами используют популярные СУБД Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server и Informix. Поскольку некоторые СУБД позволяют строить распределенные базы данных с поддержкой технологий кластеризации и тиражирования данных, то хранилище атрибутов может иметь сложную распределенную среду, удовлетворяющую требованиям к масштабированию самых взыскательных заказчиков. СУБД обеспечивает поиск документов по атрибутам.Для хранения непосредственно содержимого документов большинство универсальных СУД используют файловые серверы Windows NT, NetWare, Banyan VINES и UNIX. При этом комбинации сетевых сред могут быть самыми разнообразными: ничто не мешает тому, чтобы СУБД с атрибутами документов работала под UNIX в сети TCP/IP, а документы хранились под NetWare в сети IPX/SPX. Большим преимуществом универсальных СУД является то, что документы хранятся в исходном формате, причем системы автоматически распознают более сотни форматов файлов. Минусами подхода, при котором документы хранятся в файловой системе, оказываются ослабление безопасности и возможность несанкционированного доступа к документам. Дело в том, что системному или сетевому администратору не составит труда получить доступ к конфиденциальной информации, даже если он не является администратором СУД. Решить эту проблему можно несколькими способами, среди которых самый универсальный состоит в установке средств шифрования документов на лету. В последнее время с выходом СУД Oracle InterOffice все большую популярность стало приобретать хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет свои плюсы и минусы. Плюсом является кардинальное усиление безопасности при доступе к документу, а основным минусом — низкая эффективность при большом объеме хранимой информации. Кроме того, данный подход требует использования мощных серверов с огромным объемом оперативной памяти и жестких дисков. При аварии с базой данных восстановить хранившиеся в ней документы будет очень непросто. Применение схем, подобных HSM, оказывается невозможно. Еще один минус заключается в строгой привязке к одной конкретной СУБД.Третий компонент — сервис полнотекстовой индексации, обычно он является необязательным. Как и следует из названия, полнотекстовая индексация предназначена для индексации содержимого документов, чтобы при необходимости пользователь мог найти документы с вхождениями указанных в строке поиска слов. Полнотекстовая индексация предъявляет высокие требования к ресурсам сервера, поэтому ее обычно выполняют в ночное время или по выходным дням. Важнейшее требование состоит в том, что сервис должен работать с документами в их исходных форматах, т. е. программный компонент должен понимать все поддерживаемые СУД форматы файлов. Еще одно требование заключается в поддержке языков, с которыми заказчику приходится работать, желательно с учетом морфологии языка, а это отнюдь не тривиальная задача.