Компоненты систем управления документами

Важно помнить, что перечисленные  компоненты СУД являются логическими  и могут располагаться как  на разных, так и на одном сервере.Клиентами  большинства универсальных СУД  могут быть ПК с Windows 95 или Windows NT. Но отдельные СУД допускают использование платформ Macintosh и UNIX.Бурное развитие Web-технологий не обошло стороной и системы управления документами. Все современные СУД позволяют работать с документами через обычные браузеры Web, а они могут быть размещены на самых разнообразных клиентских платформах; тем самым проблема работы в гетерогенной сетевой среде оказывается отчасти решена. При использовании Web-технологии у СУД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через обычный браузер Web. Недостатком доступа к документам через Web является значительно меньшая степень интеграции с прикладными программами.

Специализированные  системы управления документами

Функциональные  особенности специализированых  СУД

Помимо того, что специализированные СУД представляют собой архивы документов с мощными механизмами поиска, они обладают и рядом других ценных качеств. Все рассматриваемые ниже специализированные  СУД построены по модульному принципу, а их API являются открытыми. Это позволяет добавить при необходимости новые функции или расширить уже имеющиеся, причем свои услуги и продукты будут готовы предложить вам множество третьих фирм, включая российские. Все эти продукты хорошо интегрированы с СУД.

Специализированные СУД имеют солидные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. Как правило, они определяют следующие виды доступа (набор полномочий зависит от конкретной СУД):

полный контроль над документом;

право редактировать, но не уничтожать документ;

право создавать новые  версии документа, но не редактировать  его;

право аннотировать документ, но не редактировать и не создавать  новые версии;

право читать документ, но не редактировать;

право доступа к карточке, но не к содержимому документа;

полное отсутствие прав доступа  к документу.

Каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история работы с документами  может быть легко отслежена.

Все СУД в той или  иной степени придерживаются парадигмы "шкаф — полка — папка": документ помещается в папку, она, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения неограниченно. Один и тот же документ может входить  в состав нескольких папок и полок  за счет применения механизма ссылок, при этом исходный документ остается неизменным и хранится в определенном администратором месте. Некоторые  СУД предоставляют еще более  мощные средства за счет установления связей между документами (так называемые связанные документы), причем эти  связи можно устанавливать и  редактировать в графическом  виде.

Когда с документом работают несколько пользователей или  когда он проходит через процедуру  согласований, очень удобным средством  является использование версий и  подверсий документа. Допустим, автор  создал документ и передал его  следующему пользователю. Этот пользователь изменил документ и создал на его  основе новую версию. Затем он передал  документ третьему пользователю, который  создал третью версию. Спустя некоторое  время, ознакомившись с замечаниями  и исправлениями, автор решает доработать исходную версию и на ее основе создает  подверсию первой версии документа. СУД автоматически отслеживают  версии и подверсии документов, и  пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа  является самой последней по счету  или по времени.Все эти возможности  весьма ценны, но явно недостаточны для  организации коллективной работы с  документами. Они привязаны непосредственно  к архиву и не затрагивают собственно документооборот.Прежде чем говорить о документообороте, я бы хотел  остановиться на используемых терминах. К сожалению, терминология до сих  пор не устоялась, и часто под  документооборотом подразумевают  саму систему управления документами. Но это несколько разные понятия. Под документооборотом здесь  и далее мы будем понимать средства организации движения документов между  подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. Понятно, что под движением мы имеем в виду не физическое перемещение  документов, так как они чаще всего  остаются на сервере, а передачу прав на их использование с уведомлением пользователей и контролем исполнения. Модули СУД, отвечающие за документооборот, называют модулями маршрутизации документов. Используемый в англоязычной литературе термин "workflow" на самом деле гораздо  шире понятия "документооборот" и  часто трактуется как автоматизация деловых процессов (или бизнес-процессов). Однако в контексте работы систем управления документами его с некоторой натяжкой можно отождествить с документооборотом.В общем случае различают свободную и жесткую маршрутизацию документов. При свободной маршрутизации любой участвующий в процессе пользователь может по своему усмотрению изменить существующий или задать новый маршрут прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго определены, и пользователи не вправе их менять. Однако такой схемой предусматривается обработка логических операций, когда маршрут может быть изменен в соответствии с некоторыми наперед заданными условиями. Например, если к пользователю Иванову пришел документ, у которого в качестве атрибута "Сумма" стоит менее 500 рублей, то документ далее пересылается в архив, а если более 500 рублей — то передается пользователю Петрову.В некоторых специализированных СУД модуль маршрутизации входит в базовый комплект, в других его необходимо покупать отдельно. Однако даже если модуль маршрутизации входит в базовый комплект, но при этом он не подходит для решаемых задач, то полнофункциональные модули маршрутизации всегда можно приобрести у третьих фирм. В состав большинства СУД входят утилиты для просмотра документов (viewer), понимающие многие десятки форматов файлов. Это очень удобные средства. Предположим, пользователь разрабатывает чертежи с помощью САПР AutoCAD. Устанавливать Auto-CAD, стоящий 3000 долларов, сотруднику, занятому лишь проверкой чертежей, — слишком большая роскошь. Программа просмотра позволяет не тратиться на закупку дополнительных лицензий на AutoCAD, при этом она занимает значительно меньше места на клиентских машинах. Но, если говорить откровенно, входящие в базовый комплект СУД программы просмотра достаточно слабы, хотя и подходят для большинства офисных задач. Однако рынок предполагает множество разнообразных мощных программ просмотра, интегрируемых с СУД.При организации коллективной работы возможность аннотирования документов оказывается обычно весьма полезна. В ряде случаев по тем или иным причинам пользователь не имеет прав на внесение изменений в документ в процессе согласования, но он бы хотел тем не менее высказать свои замечания. Как правило, подобные проблемы решаются за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки. Но такое решение не всегда спасает положение, например замечания по поводу графического документа очень трудно иногда выразить словами. Недостатки гораздо проще было бы указать графическими средствами на самом изображении. Это позволяет сделать так называемая функция "красного карандаша". Однако только Documentum EDMS имеет подобное средство в базовом комплекте поставки. Но и пользователи других СУД не остаются внакладе, поскольку на рынке имеется немало подобных продуктов. Важной особенностью специализированных СУД является высокая степень их интеграции с прикладными программами за счет использования механизмов OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и других. Для работы с документами прибегать к утилитам СУД нет необходимости. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СУД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь Microsoft Word, открывая файл, увидит библиотеки и папки с документами СУД, откуда он и выбирает нужный документ .А при сохранении документ будет автоматически помещаться в базу СУД. То же относится и к другим офисным и ко многим специализированным (наподобие AutoCAD) программам. Благодаря интеграции СУД с прикладными программами затраты на внедрение СУД и на обучение персонала значительно снижаются.

Помимо прочего, для специализированных СУД разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почты, с программами пересылки факсов и многие другие.Прежде чем вести речь об особенностях конкретных специализированных СУД, представленных на российском рынке, мы поговорим о том, какое место такие системы занимают в информационной инфраструктуре предприятия.

Место СУД

Подходов к решению  проблем, связанных с управлением  документами, существует множество. Помимо универсальных СУД это и средства коллективной работы, наподобие Lotus Notes; и специализированные системы управления документами, в частности финансовыми  или чертежными; и, наконец, приложения в составе систем управления предприятием или корпоративных информационных систем. Чем же универсальные СУД  отличаются от них? И какие они  имеют преимущества или недостатки?На самом деле постановка вопроса, какой  из подходов лучше, неправильна. Для  одних задач лучшим решением может  оказаться использование Lotus Notes, тогда  как для других — DOCS Open. Все зависит  от конкретной ситуации. Важным качеством  универсальных СУД является то, что  они позволяют решать очень многие задачи управления документами. Но, во-первых, всех задач они не решают, а во-вторых, применение специализированных программ может оказаться дешевле и/или эффективней. Еще одной чертой универсальных СУД является то, что они могут служить связующим звеном между различными специализированными системами, создавая таким образом фундамент для организации делопроизводства всего предприятия.При знакомстве с универсальной СУД наиболее часто задаваемый вопрос касается их отличия от программ поддержки коллективной работы, и прежде всего от Lotus Notes. Если вернуться к возможностям универсальных СУД, то можно отметить следующие свойства, отсутствующие в программах поддержки коллективной работы:

неограниченность размера  архива универсальной СУД;

встроенная поддержка  полнотекстовой индексации;

поддержка версий и подверсий  документов;

хранение документов в  архиве в исходном формате;

ведение журналов действий пользователей.

Можно ли на основе Lotus Notes создать  полноценную систему управления документами? В принципе, да, возможно, тем более что Lotus Notes имеют развитую среду разработки приложений. Кроме  того, некоторые из перечисленных  возможностей реализуются имеющимися на рынке приложениями для тех  же Lotus Notes. Но для универсальных СУД  они уже есть в комплекте! Так  что, насколько такой подход будет  эффективен — это еще вопрос. Lotus Notes имеют ограниченную и притом закрытую базу данных. С большими объемами информации она будет работать медленно. Тем не менее для небольших  организаций с малым объемом  информации, где не требуется вся  мощь универсальных СУД применение Lotus Notes, Microsoft Exchange или Novell GroupWise в качестве СУД вполне оправданно. Кстати, универсальные  СУД имеют, как правило, шлюзы  в перечисленные программы и  могут задействовать почтовые средства программ типа Lotus Notes.Что касается специализированных систем управления документами, их можно  условно разделить на две категории. Первую категорию составляют продукты, изначально ориентированные на узкопрофильное применение и не имеющие средств  интеграции с другими системами. В основном они представлены местными разработчиками. Такие программы  предназначены для решения конкретных финансовых задач, управления персоналом, ведения складского учета и т. д. К сожалению, большинство подобных приложений имеют серьезные ограничения с точки зрения их применения в корпоративной среде. Каждое из них ведет свою собственную базу данных, причем эти хранилища информации никак друг с другом не связаны. В результате затраты на поддержание общей инфраструктуры оказываются таковы, что заставляют любого непредвзятого человека усомниться в разумности подобного подхода.Вторую категорию составляют специализированные приложения, имеющие средства интеграции с другими системами. Так, программы PDM (Product Document Management) предназначены для решения целого класса задач, связанных с проектированием изделий. С их помощью одно и то же изделие может разрабатываться сразу несколькими проектировщиками. Программы TDM (Technical Document Managenent) призваны обслуживать другой класс задач, связанных с подготовкой технической документации. В качестве примера системы категории PDM/TDM можно отметить AutoDesk WorkCenter. Разумеется, рынок предлагает и бухгалтерские, и финансовые программы, программы учета людских и материальных ресурсов с открытым интерфейсом и, самое главное, обеспечивающие интеграцию с универсальными СУД. Кстати говоря, такие приложения и модули разрабатываются не только западными, но и российскими компаниями, притом российские разработки учитывают специфику нашего делопроизводства и местные стандарты.Если рассматривать корпоративные информационные системы и системы управления предприятием, то они обычно имеют модули для поддержки делопроизводства, но возможности многих из них весьма ограничены. Большинство универсальных СУД поддерживает интеграцию с известными системами управления предприятиями, в особенности с продуктами SAP и PeopleSoft. Беда только в том, что очень немногие отечественные предприятия согласны устанавливать КИС — пока они слишком дороги и трудно адаптируются к российским условиям.

Однако вернемся к рассмотрению универсальных СУД. В мире их имеется  более десятка, но на российском рынке  представлены всего три: DOCS Open компании PC DOCS, Documentum EDMS компании Documentum и DocuLive компании Siemens Nixdorf. Чтобы СУД завоевала  признание на отечественном рынке, система должна иметь по крайней  мере локализованный пользовательский интерфейс и сервис полнотекстового  поиска с поддержкой русского языка. В представительствах западных фирм можно встретить и другие СУД, но они не локализованы и рассчитаны исключительно на английский язык.Помимо перечисленных СУД ряд отечественных компаний продает свои собственные системы. Такие программы отвечают большинству требований, предъявляемых к СУД. Но у них есть один весьма существенный недостаток: очень малое количество наработок третьих фирм, расширяющих базовые возможности системы, а именно этим ценны Documentum EDMS, DOCS Open и DocuLive. Да и ограничений у отечественных СУД гораздо больше. Справедливости ради можно отметить, что далеко не всем требуются функциональная мощь Documentum, DOCS Open или DocuLive.

Управлением электронным документооборотом

Под  управлением электронным  документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями  предприятия, группами пользователей  или пользователями. При этом под  движением документов понимается не их физическое перемещение, а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем  за их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных  документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также  реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные  в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Виды  систем электронного документооборота

Следует сказать, что в  настоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом. Кроме  так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS) решить задачу управления документами можно  при помощи следующих основных видов  программных средств:

•        средств  групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell Group Wise и MS Exchange);

•        систем управления особыми видами документов (в частности, PDM- систем);

•        специальных  модулей управления документооборотом  в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan

и др.).

Чем же универсальные системы  электронного документооборота отличаются от них? И в чем преимущества их использования по сравнению с  другими подходами?Пожалуй, в каждом конкретном случае нужно исходить из особенностей целей и задач, которые  ставит предприятие при внедрении  системы управления документооборотом. Например, для одних задач наилучшим  решением будет ПО Novell Group Wise, для  других же оптимальным будет внедрение  именно EDMS-системы. Важным свойством  универсальных систем электронного документооборота является то, что  они предоставляют возможность  решения большого числа задач  управления документами. Тем не менее  следует отметить, что полностью  все задачи управления документооборотом  они все равно не смогут решить (из-за их динамически меняющегося  и, практически, неисчерпаемого многообразия). Кроме того, внедрение специализированного  ПО может оказаться дешевле и  эффективней.И все-таки у EDMS-систем есть ряд серьезных достоинств. В  частности, по сравнению с ПО поддержки  групповой работы, большинство наиболее распространенных в мире EDMS-систем обладает следующими достоинствами:

•        практическая неограниченность размера электронного архива;

•        встроенная поддержка полнотекстовой индексации;

•        поддержка  версий и подверсий документов;

•        возможность  хранения документов в архиве в исходном формате;

•        возможность  ведения журналов действий пользователей.

Возникает резонный вопрос: можно ли на основе ПО поддержки  групповой работы создать полноценную  систему управления документооборотом  предприятия? Следует сказать, что  это вполне возможно, т. к. в некоторых  программных средствах поддержки  групповой работы есть развитые среды  разработки приложений (например, в Lotus Notes). Более того, на рынке уже существуют приложения (разработанные, например, на базе того же ПО Lotus Notes), в которых  вышеперечисленные возможности EDMS-систем также реализованы. Однако надо заметить, что эти возможности реализованы  в EDMS-системах уже изначально. Кроме  того, при работе с групповым ПО в ряде случаев возникают вопросы  снижения быстродействия приложений при  работе с большими и сверхбольшими  базами данных. Также групповое ПО ориентировано, прежде всего, на решение  задач организации взаимодействия между пользователями. По своей сути, оно является расширением программ электронной почты и не всегда подходит для работы с крупными архивами документов. На рынке сформировалось мнение, что применение группового ПО (в качестве основы для создания систем электронного документооборота) наиболее уместно на малых и средних предприятиях. Cледует также отметить, что EDMS-системы в большинстве случаев имеют шлюзы в групповое ПО и, при необходимости, могут использовать имеющиеся в нем почтовые программы.