Электронная почта: общая характеристика, оценка, технология функционирования

Если сеть имеет различные DNS-серверы (например, внешние — в  Интернете, и локальные — в  собственных пределах), то возможна ситуация, когда «внутренние» DNS-серверы в качестве наиболее приоритетного получателя указывают на недоступный в Интернете сервер, куда и перенаправляется почта с релея, указанного как узел-получатель для Интернета. Подобное разделение позволяет осуществлять маршрутизацию почты по общим правилам между серверами, не имеющими выхода в Интернет.

2.5 Протоколы получения почты

После попадания почты  на конечный сервер, он осуществляет временное или постоянное хранение принятой почты. Существует две различные модели работы с почтой: концепция почтового хранилища (ящика) и почтового терминала.

POP3

В концепции почтового  хранилища почта на сервере хранится временно, в ограниченном объёме (аналогично почтовому ящику для бумажной почты), а пользователь периодически обращается к ящику и «забирает» письма (то есть почтовый клиент скачивает копию письма к себе и удаляет оригинал из почтового ящика). На основании этой концепции действует протокол POP3.

IMAP

Концепция почтового  терминала подразумевает, что вся  корреспонденция, связанная с почтовым ящиком (включая копии отправленных писем), хранится на сервере, а пользователь обращается к хранилищу (иногда его  по традиции также называют «почтовым ящиком») для просмотра корреспонденции (как новой, так и архива) и написания новых писем (включая ответы на другие письма). На этом принципе действует протокол IMAP и большинство веб-интерфейсов бесплатных почтовых служб. Подобное хранение почтовой переписки требует значительно бо́льших мощностей от почтовых серверов, в результате, во многих случаях происходит разделение между почтовыми серверами, пересылающими почту, и серверами хранения писем.

Различия

Основываясь на работе протоколов можно разделить их по двум основным критериям:

Производительность сервера  — в данном случае, IMAP более требователен к ресурсам нежели POP3, так как  вся работа по обработке почты (такая  как поиск) ложится на плечи сервера, POP3 только передает почту клиенту;

Пропускной способности канала — тут IMAP в выигрыше; POP3 передает тела всех писем целиком, тогда как IMAP — только заголовки писем, а остальное — по запросу.

В определённых условиях сервер хранения писем может быть настроен на поведение, подобное клиенту: такой сервер обращается к почтовому серверу по протоколу POP3 и забирает почту себе. Подобные решения используются обычно в малых организациях, в которых нет инфраструктуры для развёртывания полноценных почтовых серверов; в этом случае используется локальный сервер для хранения почты и почтовый сервер провайдера, предоставляющий услугу получения почты по POP3 (например, с помощью fetchmail). Основным недостатком подобного решения является задержка в доставке (так как забирающее почту ПО обращается на сервера с некоторой задержкой) — например, POP3 connector из Exchange 2003 Server в составе Windows SBS не позволяет через интерфейс конфигурирования выставить интервал менее 15 минут.

2.6 Тело письма

Тело письма отделяется от заголовка пустой строкой, а заканчивается (согласно стандартам SMTP) строчкой, состоящей из единственной точки (и символа перевода строки). Часть почтовых клиентов (например, Thunderbird) показывают эту точку, часть нет. В не-smtp стандартах формат письма зависит от стандарта системы (например, MAPI), но перед «выходом» письма за пределы MAPI-совместимой системы (например, перед пересылкой через Интернет) обычно приводится к SMTP-совместимому виду (иначе маршрутизация письма была бы невозможной, так как стандартом передачи почты в Интернете является SMTP).

Одним из существенных ограничений  стандартов на почтовую пересылку является применение 7-битной кодировки (ASCII). Для  английского текста это не представляет особой проблемы, однако, большинство  неанглоязычных языков используют 8 (и  более) битные кодировки, передача которых без искажений не гарантируется. Для целей совместимости, все не 7-битные кодировки приводятся в 7-битный вид (используя различные методы кодирования текста)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Оценка электронной почты

 

3.1. Достоинства электронной  почты

 

Электронная почта обладает рядом  преимуществ по сравнению с обычными способами передачи сообщений (традиционная почта или факсимильная связь). К  ним относятся следующие:

Оперативность и легкость использования.

Электронная почта — это глобальная система, позволяющая передавать письма в любую точку мира за считанные  минуты, независимо от времени суток. Отправка и прием сообщений электронной  почты не требуют глубоких знаний компьютерных технологий, благодаря  чему этот сервис широко применяется не только в бизнесе, но и для личного общения. Кроме того современные условия требуют оперативного реагирования на процессы, происходящие в бизнесе. Электронная почта позволяет собирать информацию, принимать решения и доводить их до различных подразделений компании и партнеров по бизнесу.

Доступность практически в любом  месте.

Главное преимущество электронной  почты — ее доступность. И хотя огромные пространства еще "не освоены" электроникой, стремительное развитие электронных коммуникаций, в конечном счете, приведет к тому, что "глобальная паутина" покроет весь земной шар.

Универсальность форматов писем и  вложений.

Удобство использования электронной  почты состоит в том, что она  способна "переносить" большие  объемы информации различных форматов данных. В одном письме могут быть одновременно переданы графическая, видео, текстовая информация, файлы баз данных, приложений и т.п.

Дешевизна сервиса

Отправить электронное письмо стоит  значительно дешевле, чем обычное  или сделать междугородный или тем более международный телефонный звонок.

Электронная почта позволяет рассылать  письма сразу нескольким адресатам  без дополнительных затрат.

Надежность и скорость инфраструктуры доставки.

Так как электронная почта пересылается непосредственно с сервера отправителя на сервер получателя по каналам Интернет, этот процесс протекает быстро, даже если эти серверы расположены на противоположных сторонах земного шара. Фактически на передачу текстового сообщения, например, из России в Америку требуется не более 1–2 минут.

Использование для обработки электронной  почты прикладного специального программного обеспечения.

Электронный характер письма позволяет  проводить его обработку при  помощи дополнительного программного обеспечения. При этом виды обработки  электронной почты зависят от характера деятельности организации. Это может быть: создание базы данных электронной почты, формирование различных отчетов, проведение анализа деятельности компании и т.п. Все это позволяет создать единую систему управления документооборотом, полностью интегрированную с остальными информационными процессами в компании.

 

3.2 Риски, связанные с использованием электронной почты.

 

Электронная почта обладает многочисленными  достоинствами, но именно из-за этих достоинств возникают основные риски, связанные с ее использованием. К примеру, доступность электронной почты превращается в недостаток, когда пользователи начинают применять почту для рассылки спама, легкость в использовании и бесконтрольность приводит к утечкам информации, возможность пересылки разных форматов документов — к распространению вирусов и т.д.

В конечном итоге любой из этих рисков может привести к серьезным  последствиям для компании. Это и  потеря эффективности работы, и снижение качества услуг информационных систем, и разглашение конфиденциальной информации. Недостаточное внимание к данной проблеме грозит значительными

потерями в бизнесе, а в некоторых  случаях даже привлечением к юридической  ответственности в связи с  нарушением законодательства.

Компания подвергается данным рискам в силу ряда свойств электронной почты. Например, благодаря применению MIME–стандарта электронная почта может переносить большие объемы информации различных форматов данных в виде прикрепленных к сообщениям файлов. Такой возможностью сразу воспользовались злоумышленники.

Достоинство электронной почты  превратилось в угрозу, поскольку  электронная почта стала представлять собой практически идеальную  среду для переноса различного рода "опасных" вложений, а именно компьютерных вирусов, вредоносных программ, "троянских" программ и т.п. Если надлежащий контроль за использованием электронной почты не обеспечен, это может привести к чрезвычайно серьезным последствиям и даже нанести непоправимый ущерб. Избавиться от данного риска можно лишь путем блокировки писем с "опасными" вложениями, а также антивирусной проверки прикрепленных файлов. На практике же оптимальным средством может оказаться блокировка определенных типов файлов. Это, как правило, исполняемые файлы (exe, com, bat) и файлы, содержащие макросы и OLE–объекты (файлы, созданные в приложениях MS Office).

Серьезную опасность для корпоративной  сети представляют различного рода атаки  с целью "засорения" почтовой системы. Это, в первую очередь, пересылка  в качестве вложений в сообщениях электронной почты файлов больших объемов или многократно заархивированных файлов. "Открытие" таких файлов или попытка "развернуть" архив может привести к "зависанию" системы. При этом одинаково опасны как умышленные атаки этого типа, например, "отказ в обслуживании" (Denial of Service) и "почтовые бомбы" (mail-bombs), так и "неумышленные", когда пользователи отправляют электронные письма с вложениями большого объема,

просто не подумав о том, к  каким последствиям может привести открытие подобного файла на компьютере адресата. Действенный способ избавиться от " засорения" почтовой системы и ее перегрузки — фильтрация по объему

передаваемых данных, по количеству вложений в сообщения электронной  почты и глубине вложенности  архивированных файлов.

Другой особенностью электронной почты является ее доступность и простота в использовании. Во многом результатом этого стало широкое и повсеместное применение этого вида сервиса Интернет.

Стихийность развития и отсутствие единых правил функционирования почтового  сервиса привели к неконтролируемому использованию электронной почты, а в связи с этим, и к возникновению целого ряда рисков, связанных с неуправляемой циркуляцией электронной почты в сети.

Отсутствие контроля над почтовым потоком, как правило, становится причиной того, что сотрудники компании используют электронную почту в целях, не связанных с деятельностью компании (например, для обмена видео–файлами и графикой, частной переписки, ведения собственного бизнеса с использованием почтовых ресурсов компании, рассылки резюме в различные организации и т.п.). Это приводит к резкому падению производительности труда в целом по компании, поскольку результатом такой деятельности сотрудников является:

Снижение производительности работы информационной системы (увеличение объема неделового трафика);

Снижение производительности работы отдельного сотрудника (неоправданная  потеря рабочего времени);

"Засорение" ресурсов информационной  системы (занятие дискового пространства  под неделовую почту).

Кроме того, к такому же результату может привести непродуктивное использование почтовых ресурсов в трудовой деятельности сотрудников (например, чрезмерное увлечение почтовой перепиской в случаях, когда необходимости в такой переписке нет, использование электронной почты не по назначению и т.п.). Причиной этого, как правило, является отсутствие в компании правил, регламентирующих использование системы электронной почты. Последствиями непродуктивного использования почтового сервиса являются снижение производительности труда в компании, а также излишние финансовые затраты.

Сэкономить средства в значительной степени поможет проведение анализа  эффективности использования системы  электронной почты, который основывается на базе статистических данных о функционировании системы.

Подобную статистику возможно получить лишь в случае ведения архива электронной почты.

Обработка информации, содержащейся в архиве, позволяет получать отчеты о различных параметрах электронной  почты, ее объемах и структуре, представить  наглядную картину использования  почтового трафика сотрудниками компании, а это, в свою очередь, поможет предотвратить использование электронной почты, несвязанное с деятельностью компании, и повысить эффективность работы корпоративной почтовой системы.

Передача в электронных письмах  графических, видео и звуковых файлов, которые, как правило, имеют большой объем даже если такая передача предусмотрена условиями ведения бизнеса, приводит к значительной перегрузке сети, соответственно к дополнительным финансовым затратам на ее обслуживание. Согласно проведенным исследованиям около 30% почтовых ресурсов среднестатистической компании ежедневно затрачивается на пересылку графических, видео и звуковых файлов.

Избежать этого, а значит и добиться значительной экономии средств компании, поможет, так называемая, отложенная доставка писем, которая позволяет доставлять сообщения больших объемов в то время, когда загрузка сети не имеет критического значения (например, в ночное время, в выходные дни и т.п.).

К "засорению" трафика также  ведет рассылка спама. Как правило, это письма, содержащие навязчивые предложения самых разнообразных услуг, товаров и т.п. Такого рода почта является "группой риска" с точки зрения переноса вирусов. Большое количество ненужной почты загружает каналы, "замусоривает" почтовые ящики, отнимает время на удаление ненужных писем и повышает вероятность случайного удаления нужных. Конечно рассылка, например, сообщений рекламного характера, напрямую не преследует цели "засорить" почтовую систему организации, однако косвенно приводит к негативным последствиям.

Использование списков рассылки, в  которую могут входить все  пользователи одной корпоративной  сети, и получение одновременно всеми  этими пользователями сообщений  рекламного характера грозит компании снижением производительности ее сетевых  ресурсов.

Блокировка спама, в первую очередь, связана с контекстным анализом сообщений, то есть проверкой электронной почты на наличие ключевых слов и выражений, которые обычно употребляются в сообщениях рекламного характера.

Переписка с внешними корреспондентами представляет наибольшую угрозу из-за особенностей электронной почты (невозможность контролировать маршрут передачи писем, а также их копирование и перенаправление, осуществлять аутентификацию отправителя/получателя, возвращать письма после их отправления). Кроме того невозможен либо затруднен контроль количества отправляемых копий письма. Содержимое сообщения может быть прочитано в процессе передачи его по Интернету, поскольку заголовки и содержимое электронных писем часто передаются в открытом виде.