Учетные регистры и формы бухгалтерского учета

3. Правильная запись:

Дт 20 «Основное производство» – 222 500 руб.

Кт 10 «Материалы» – 222 500 руб.

Данный способ используется, когда не искажается экономическое содержание факта хозяйственной жизни. Все записи в учетных регистрах производятся на основании правильно оформленных и обработанных документов.

Отсутствие, неправильное заполнение и наличие ошибок в первичных учетных документах и бухгалтерских регистрах является нарушением законодательства РФ.

В Налоговом кодексе РФ это отражено в ст. 120 «Грубое нарушение правил учета  доходов и расходов  и объектов налогообложения».

Грубым нарушением учета доходов и расходов является:

- отсутствие первичных документов,

- отсутствие счетов-фактур,

- отсутствие регистров бухгалтерского  учета,

- систематическое (2 раза и более) несвоевременное или неправильное  отражение на счетах бухгалтерского  учета и в отчетности хозяйственных  операций, денежных средств, материальных ценностей, финансовых вложений.

Статья предусматривает следующие санкции:

- грубые нарушения учета доходов  и расходов при отсутствии  налоговых нарушений, совершенные  в течение одного налогового  периода – 5 000 рублей,

- грубые нарушения учета доходов и расходов при отсутствии налоговых нарушении, совершенные в течение более чем одного налогового периода – 15 000 рублей,

- грубые нарушения учета доходов  и расходов, если они повлекли  занижение налоговой базы – 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.

В Кодексе об административных правонарушениях это отражено в ст. 15.11. «Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности».

Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается:

- искажение  сумм начисленных налогов и  сборов не менее чем на 10 %;

- искажение  любой статьи (строки) формы бухгалтерской  отчетности не менее чем на 10 %.

 Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 000 до 3 000 рублей.

 

 

3. Понятие о формах бухгалтерского учета, их отличительные признаки.

 

Под формой бухгалтерского учета понимают определенную систему построения и сочетания учетных регистров, последовательности и способов записи в них. Основными признаками, определяющими ту или иную форму учета, являются:

– виды применяемых регистров, взаимосвязь между ними;

– последовательность и способы записи в них;

– применение средств вычислительной техники.

Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются:

– количество применяемых регистров, их назначение, содержание и внешний вид;

– взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета;

– последовательность и способы записей в учетные регистры;

– степень использования средств механизации и автоматизации в бухгалтерском учете.

В настоящее время применяются следующие формы бухгалтерского учета :

 

Рис. Формы бухгалтерского учёта

 

Процедура от латинского слова продвигаться. Процедура – это официальный порядок действий, выполнения чего –нибудь, составления акта. Применительно к бухгалтерскому учету процедура есть порядок и последовательность выполнения системы наблюдения, измерения, регистрации, группировки и обобщения фактов хозяйственной деятельности организации. Рассмотрим процедуру ведения форм бухгалтерского учета.

 

Журнально-ордерная форма явилась результатом длительных поисков более совершенных форм учета и получила развитие в начале 1940 –х гг. С января 1960 г. применяется единая журнально-ордерная форма для экономических субъектов всех отраслей. Журнально-ордерная форма – форма, в которой сочетаются хронологические и систематические, а также аналитические и синтетические записи.

Основными регистрами являются журналы – ордера, поэтому и форма называется журнально-ордерной. Журналы – ордера ведутся непосредственно на основе первичных документов только по счетам с небольшим числом отражаемых в них фактов хозяйственной жизни. При большом количестве однородных первичных документов данные их сначала накапливаются в накопительных и группировочных вспомогательных ведомостях, или таблицах, итоги которых в конце месяца переносятся в соответствующие журналы – ордера.

Журналы – ордера имеют свой постоянный номер и открываются для каждого синтетического счета или нескольких взаимосвязанных счетов. Журналы – ордера построены по кредитовому принципу: ведутся по кредиту одного или нескольких однородных счетов. Заранее предусмотрена типовая корреспонденция счетов, что уменьшает вероятность появления ошибок. Журналы –ордера имеют различное строение в зависимости от особенностей учитываемых объектов. По содержанию и форме их можно подразделить на три группы :

 

Рис. Группы журналов – ордеров по содержанию и форме

 

Журналы – ордера первой группы состоят из двух частей. Первая часть – собственно журнал – ордер; в нем регистрируются кредитовые обороты по счету.

Второй частью журналов – ордеров первой группы являются вспомогательные ведомости, составленные в целях контроля за движением денежных средств. Например, к журналу – ордеру № 1 « Касса», который ведется по кредиту счета 50 «Касса», открывается вспомогательная ведомость № 1 по дебету счета 50 «Касса». Записи в указанные регистры осуществляются по шахматному принципу, т. е. сумма по дебету и кредиту корреспондирующих счетов проставляется один раз, что сокращает время для регистрации операций.

Журналы – ордера второй группы используются для учета фактов хозяйственной жизни по счетам расчетов с поставщиками и подрядчиками, подотчетными лицами и др. Эти регистры построены по принципу совмещения синтетического и аналитического учета, поэтому отпадает необходимость вести к ним книги и карточки аналитического учета и делать сверку между ними.

Записи в журналах – ордерах этой группы осуществляются линейным способом, т.е. дебетовые и кредитовые обороты размещаются на одной линии. Например, в журнале – ордере № 6 по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» аналитический учет ведется по каждому поставщику и платежному документу. По одной строке отражается задолженность экономического субъекта конкретным поставщикам и делается запись о ее погашении по мере оплаты по этой же строке. Общий итог оборотов по кредиту и дебету – данные синтетического учета.

Журналы – ордера и ведомости третьей группы предназначены для учета затрат на производство. Записи в этих регистрах производятся в шахматном порядке. При этом дебетуемые счета отражаются в подлежащем (по горизонтали), а кредитуемые – по вертикали регистра. Например, журнал –ордер № 10 « Учет затрат на производство» ведется по дебету и кредиту нескольких взаимосвязанных счетов. В нем записываются лишь итоговые суммы за месяц, что необходимо для обобщения затрат на производство по экономическим элементам и статьям калькуляции. К журналу – ордеру № 10 ведутся вспомогательные накопительные ведомости для учета расходов по счету 25 «Общепроизводственные расходы», по счету 26 «Общехозяйственные расходы» и др. В этих ведомостях дается группировка затрат по статьям аналитического учета, что важно также для контроля за соблюдением сметы этих расходов (например, ведомость № 12).

В дополнение к журналам – ордерам и ведомостям могут составиться разработочные таблицы, где производят расчеты амортизации основных средств и нематериальных активов и др. Данные таблиц используются для записей в ведомости и журналы – ордера. Итоги из журналов–ордеров переносятся в Главную книгу, которая ведется в течение года. В Главной книге для каждого синтетического счета отведена отдельная страница.

Главная книга ведется по дебетовому признаку, в нее дебетовые обороты переносятся из разных журналов – ордеров, а затем подсчитывается общий итог оборота по дебету соответствующего счета. Кредитовые обороты переносятся из разных журналов –  ордеров общей суммой. В Главной книге по каждому счету показываются остатки на начало и конец месяца. Правильность записей в Главной книге проверяется путем подсчета оборотов и остатков по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов и дебетовых и кредитовых остатков должны быть соответственно равны. На основании сальдо в Главной книге составляется оборотно – сальдовый баланс. Данные накопительных ведомостей, журналов – ордеров и Главной книги позволяют получить данные для составления отчетности без дополнительных выборок.

В настоящее время применяются два варианта журнально-ордерной формы учета. Первый вариант предназначен для крупных организаций и включает 17 журналов – ордеров, ряд вспомогательных ведомостей и таблиц.

Для организаций, использующих для отражения хозяйственной деятельности ограниченное число синтетических счетов, количество журналов–ордеров сокращено вдвое.

Журнально-ордерная форма учета имеет ряд преимуществ:

–уменьшается объем работ в связи с ликвидацией регистрационного журнала мемориальных ордеров, многих карточек аналитического учета;

–облегчается составление отчетности;

–улучшается увязка синтетического и аналитического учета; создаются условия для разделения учетного труда и его равномерности.

Журнально–ордерная форма бухгалтерского учета имеет и недостатки. Одним из существенных является ее неполная приспособленность к машинной обработке. Ведение учета по журнально – ордерной форме требует более высокого уровня подготовки счетных работников.

 

Мемориально-ордерная форма возникла в нашей стране в 1930 –е гг. и свое название получила от учетного регистра – мемориальный ордер.

Мемориально-ордерная форма – форма, в которой указываются номер мемориального ордера, краткое содержание и сумму факта хозяйственной жизни, дебет и кредит счетов.

Мемориальные ордера являются документами бухгалтерского оформления, в которых указываются проводки. За каждым мемориальным ордером закрепляется постоянный номер, что позволяет составить лишь один ордер в месяц на каждую группу однородных операций. Документы, на основе которых производятся записи в мемориальный ордер, подшиваются к нему.

Оформленные мемориальные ордера регистрируют в хронологическом порядке в журнале регистрации мемориальных ордеров (хронологический регистр синтетического учета). Итоги оборотов по регистрационному журналу должны соответствовать итогам оборотов по дебету и кредиту синтетических счетов, что подтверждает правильность разноски операций по счетам синтетического учета.

Записи из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной книги (контрольной ведомости), которая является синтетическим регистром систематического учета. В Главной книге содержатся только синтетические счета, каждому из которых отводится отдельный лист. В левой стороне синтетического счета в Главной книге отражаются дебетовые записи, в правой – кредитовые записи.

Записи производятся по шахматному принципу, т.е. с указанием корреспонденции счетов. Последовательность регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах представлена на рис.

 

 

Рис. Последовательность регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах

 

На основании итогов Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам или шахматная оборотная ведомость. Итоги ее оборотов по дебету и кредиту сверяются с итогами Журнала регистрации мемориальных ордеров для проверки полноты отражения фактов хозяйственной жизни. На основании оборотной ведомости по синтетическим счетам составляют баланс.

Аналитический учет ведется в карточках на основании первичных документов, подшитых к мемориальным ордерам. По данным об остатках и оборотах, отражаемых в карточках, составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам. Итоги таких ведомостей сверяются с итогами оборотной ведомости по синтетическим счетам. Преимущества и недостатки мемориально –ордерной формы учета по сравнению с другими книжными формами учета представлены на рис.

 

 

Рис. 11.4 Преимущества и недостатки мемориально-ордерной формы учета

Указанные недостатки приводят к задержкам и опозданию в составлении баланса и других форм отчетности.

 

Журнал – Главная форма бухгалтерского учета

Разновидностью мемориально-ордерной формы является форма «Журнал – Главная». Она рассчитана на экономические субъекты, в практике ведения учета которых используются 20 –25 синтетических счетов. При этой форме на основании документов или накопительных ведомостей также составляются мемориальные ордера. Журнал – Главная книга содержит остатки на начало месяца по всем синтетическим счетам, в конце месяца подсчитываются обороты по дебету и кредиту каждого счета и выводятся остатки на конец месяца (наличие этих данных позволяет не составлять оборотную ведомость по синтетическим счетам)

Главное ее отличие от мемориально-ордерной формы заключается в составлении комбинированного регистра «Журнал – Главная книга», где хронологическая регистрация мемориальных ордеров совмещена с систематической записью по синтетическим счетам. Наличие этих данных позволяет не составлять оборотную ведомость по синтетическим счетам. Баланс составляется по данным Журнала – Главной книги. Аналитический учет ведется в книгах, по данным которых составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам. Итоги ведомостей сверяются с данными Журнала – Главной книги. Форма бухгалтерского учета Журнал – Главная имеет следующие достоинства и недостатки, представленные на рис/