Учетная политика организации

   Не  вошедшие в указанный перечень документы  представляют собой прочие документы. К прочим документам принято относить документы накопительного характера: ведомость расчёта износа (амортизация основных средств, ведомость распределения торговой наценки между проданными и не проданными товарами и пр.)

Наконец, по способу заполнения различают документы, заполняемые:

1. вручную;
2. автоматизированным путем;

полностью составляемые автоматизированным путём.

     К документам, заполняемым вручную, относятся  документы внутреннего пользования. К ним в первую очередь относятся  различного рода разработочные таблицы: начисление износа по малоценным и быстроизнашивающимся предметам, основным средствам, а также накопительные ведомости и пр.

   Документы, заполняемые частично механизированным путём, представлены чаще всего в  виде макетированных карт. При этом речь идёт не столько о заполнении документов указанным путём, сколько о машинном, скорее техническом, способе измерения хозяйственных операций. С этой целью применяются различного рода приборы и устройства: счётчики, автоматические весы, мерная тара, пишущие электрические и иные машины.

   Классификацию первичных учетных документов также можно представить в виде схемы, представленной в Приложении 1 [3,с.45]. 
 
 

4. Документооборот. Этапы обработки документов,

поступивших в бухгалтерию.

     Документ  является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами (ПУД). На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерской записи.

     Документация  – оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учётные регистры и бухгалтерская отчётность.

     Документ  – письменное свидетельство с  заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ – основа информационной системы предприятия. Его значение не только не снизилось в связи с широкой автоматизацией учётно-вычислительных работ в последнее время, но ещё более возросло. Современная информационная система – это сложный аппаратно-программный комплекс, у истоков которого находится первичный учётный документ, отражающий бизнес процессы экономического субъекта. По некоторым зарубежным оценкам, через две недели простоя информационных систем у 75% компаний потеря функционирования становится критической или полной. Утеря баз данных у 80% компаний приводит к их банкротству. Поэтому роль документов важна в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью, осуществления контрольно-аналитических функций. С их помощью проводится оценка уровня мастерства управляющих, формирование финансовых результатов организации [5, с.89].

     Документооборот — путь, который проходит документ от момента создания (составления) до сдачи на хранение в архив.

     Важным  условием организации документооборота является разработка главным (старшим) бухгалтером графика документооборота, в процессе которого заранее разрабатывается маршрут следования каждого документа и каждого его экземпляра. Этот маршрут заносится в инструкцию, где указываются сроки следования и прибытия каждого экземпляра в свой конечный пункт. Движение документов по заданному маршруту необходимо постоянно контролировать, сверяясь с разработанными графиками.

     Анализ  составленных схем документооборота на отдельных участках учетной работы позволяет выявить излишние операции, сократить срок, упростить обработку документов и устранить повторное прохождение документа через одну и ту же инстанцию. Нарушение порядка документооборота и задержка документов на любом из этапов прохождения приводят к отставанию регистрации хозяйственных операций в учете, ослаблению контроля за их выполнением.

     Документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме и  существу.

     В процессе проверки по форме устанавливают полноту заполнения реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Проверка по существу подтверждает законность и целесообразность хозяйственных операций.

     Все документы, проверенные и принятые бухгалтерией, подвергают обработке, которая включает расценку, группировку и контировку.

     Таксировка (расценка) — арифметическая проверка показателей документов, т.е. пересчет данных по каждой позиции учетного документа и подсчет общей суммы (итога).

     Группировка — подбор однородных документов, который позволяет делать записи данных общими итогами. На основании такой группировки составляют сводные документы.

     Контировка — определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документе.

     График  документооборота может предусматривать согласование деятельности структурных подразделений организации, участвующих в обработке первичного документа (например, табель рабочего времени может составляться в цехах или иных производственных подразделениях, обрабатываться в отделе кадров или отделе труда и заработной платы и, наконец, поступать в бухгалтерию для окончательной обработки, подшивки и хранения).

     В графике документооборота должны быть отражены, как минимум, следующие элементы:

- наименование документа;

- последовательные этапы его обработки;

- сроки обработки документа на каждом этапе;

- перечень должностных лиц, ответственных за организацию обработки документов и соблюдение сроков их обработки;

- сроки и порядок подготовки документов к архивному хранению, сдачи документов в архив.

     График  документооборота является элементом учетной политики организации. Следовательно, он должен утверждаться руководителем организации в установленном порядке одновременно с утверждением учетной политики организации. Из этого также следует, что изменения в график документооборота можно вносить не чаще одного раза в год — с начала нового календарного года. 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

5. Хранение  бухгалтерских документов.

 

     Документы системы нормативного регулирования  бухгалтерского учета и отчетности достаточно жестко регулируют порядок хранения первичных документов (последняя стадия документооборота). В частности, Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности предусматривает следующее: организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет;

• рабочий  план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машин ной обработки данных (с указанием сроков их использования) хранятся организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз;

• ответственность  за организацию хранения первичных  учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

     При организации документооборота в  организации данные требования должны быть учтены и дублированы в соответствующих распорядительных документах организации. При этом осуществляется адаптация и уточнение требований нормативных документов по хранению бухгалтерской документации, а также определяется круг должностных лиц и их функциональные обязанности, связанные с хранением документов [8, с.114]. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

     Первичный учёт - это самостоятельная система, требующая надлежащей организации  и имеющая свои законы, особенности  и связи - внутренние и внешние. Первичный учёт является первичной стадией бухгалтерского учёта, также это основа управленческого учёта, база для текущего экономического анализа, предмет внутреннего и внешнего контроля. Система первичного учёта является информационной базой для оперативного экономического анализа деятельности предприятия.

Основная  цель системы первичного учёта - это  обеспечение такой организации  взаимодействия всех элементов системы  первичного учёта, при которой в  любой момент времени на соответствующем  участке функционирования системы пользователи имели бы возможность получить оперативную достоверную первичную информацию о состоянии и движении всех активов и обязательств предприятия как за прошедшие, так и за текущие периоды.

     Документ  является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами. На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерской записи. С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделённое правомочием, контролирует таким путём законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путём осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.

     Налоговый учёт выдвигает определённые требования к организации первичного учёта. Не соблюдение этих требований ведет либо к штрафным санкциям и занижению прибыли.

     Организация работы с документами в Управлении - самая важная составляющая системы  первичного учёта. Она представляет комплекс мероприятий, обеспечивающих построение документооборота, использование документации в текущей деятельности Управления инкассации и хранение документов. Среди задач этой составляющей следует отметить: создание унифицированного документооборота; рациональную организацию пользования данными, содержащимися в системе первичного учёта, защиту от несанкционированного доступа к учётной информации; обеспечение сохранности документации в соответствии с действующим законодательством. 
 
 
 

Список  использованных источников. 

1. О  бухгалтерском учёте [Электронный ресурс] : федер. закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ (в ред. От 03.11.2006): [принят Гос. Думой 23 февраля 1996 г.: одобр. Советом Федерации 20 марта 1996 г.]// «Консультант-Плюс»: справ.-правовая система.

2. Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учётной документации. Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999г.

3. Сборник Положений по бухгалтерскому учету (ПБУ 1 — 19). — М.: Бухгалтерский учет, 2005.с. 45.

4. Алборов, Р.А. Основы бухгалтерского учёта: учебное пособие. - М.: Дело и Сервис, 2002г.

5. Астахов, В.П. Теория бухгалтерского учета : учебник. – М.: Издательский центр «Март», 2002. – 447 с.

6. Безруких, П.С., Бакаев, А.С. Бухгалтерский учет : учебник для преподавателей и студентов вузов. –5-е изд., перераб. и доп. - Издательство: Бухгалтерский учет.

7. Бухгалтерский учёт: учебник для вузов/ под ред. Бабаева Ю.А., - М.: Проспект, 2006г. – 388 с.

8. Захарьин, В.Р. Теория бухгалтерского учета  : учебник / В.Р. Захарьин. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 304 с.

9. Кудряев, В.А. и др. Организация работы с документами: учебник. – М.: Финансы и статистика, 2001г. – 205 с.

10. Наумова, Н.А. Теория бухгалтерского учета: программа, методические указания к выполнению контрольной работы. – Новосибирск, НГТУ, 2006 – 26 с.

11. Наумова, Н.А., Гладченко, Н.М. Выпускная квалификационная работа: методические указания. – Новосибирск, НГТУ, 2009 – 44 с.

12. Рогожин, М. Ю. Настольная книга секретаря. - М., 2003. с. 9 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение 1.