Учетная политика организации

     Следует иметь в виду, что факсимильная копия не гарантирует действительность подписи. Поэтому документы, оформленные таким образом, можно использовать только в оперативном управлении для принятия управленческих решений, но они не принимаются к бухгалтерскому учету при отражении хозяйственных операций в качестве оправдательного документа.

     Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным непосредственно после ее окончания.

     Данное  требование не распространяется на реализацию товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин.

В соответствии с пунктом 15 Положения по ведению  бухгалтерского учета и отчетности, в этом случае допускается составление  первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании  на основании кассовых чеков.

     Своевременное и с надлежащим качеством оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для  отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение  исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления можно вносить лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Это должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

     В случаях выявления организацией неправильного отражения хозяйственных операций текущего периода до окончания отчетного года исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда искажения выявлены. При выявлении неправильного отражения хозяйственных операций в отчетном году после его завершения, но за который годовая бухгалтерская отчетность не утверждена в установленном порядке, исправления производятся записями декабря года,

за который  готовится к утверждению и представлению в соответствующие адреса годовая бухгалтерская отчетность.

     В случаях выявления организацией в текущем отчетном периоде неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета в прошлом году исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год (после утверждения в установленном порядке годовой бухгалтерской отчетности) не вносятся.

     Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

     Первичные и сводные учетные документы  можно составлять на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовить за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

     Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

     Главный бухгалтер или другое должностное  лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием  основания и даты изъятия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

3. Классификация документов

 

     Сущность  документов и их место в хозяйственной  деятельности организации отражена в их классификации:

По назначению документы подразделяются на[5, с.99; 9, с. 132]:

1. распорядительные;
2. оправдательные;
3. бухгалтерского оформления;
4. комбинированные.

   Распорядительные дают право на совершение строго определённых распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определённую сумму в банке с её расчётного счёта. В качестве распорядительного документа можно привести доверенность на получение товарно-материальных ценностей.

   Оправдательные  подтверждают, что указанные действия в соответствующем документе  выполнены лицом, представляющим такой  документ. Так, авансовый отчет со всеми оправдательными документами, приложенными к нему, рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчётным лицом бухгалтеру. В качестве оправдательного документа можно привести документ по оприходования денежных средств.

   Документы бухгалтерского оформления самостоятельного назначения не имеют. Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учётные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учётном процессе. Поэтому, они составляются и используются только в бухгалтерии. Так, ведомость распределения общепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управление структурных подразделения предприятия между отдельными видами выпускаемой ими продукции. Различные справки-расчёты, составленные в бухгалтерии, служат основанием для отражения в учёте сумм, исчисленных в возмещение обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами и т.п.

   Комбинированные документы сочетают в себе признаки вышерассмотренных документов. Например, после утверждения руководителем израсходованных подотчётных сумм авансовый отчёт приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учёту указанную сумму, подтверждённую оправдательными первичными документами (квитанции на проживание, билеты за проезд и пр.). Указание же в авансовом отчёте бухгалтерских проводок по списанию этой суммы даёт основание рассматривать его как документ бухгалтерского оформления.

   Отмеченные  достоинства комбинированных документов делают их весьма распространёнными в практике бухгалтерского учёта.

   По  порядку формирования различают  первичные и сводные документы. 

   Первичные документы находятся в начале технологической цепочки учётного процесса. Он составляют основу первичного учёта. Именно в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путём предварительного его наблюдения и измерения. К ним относятся инвентарная карточка учёта основных средств (ф.№ ОС-6), акт о приёмке материалов (ф. № М-7) и др.

   Сводные документы составляются на основе первичных документов. Их применение связано с необходимостью сокращения первичных документов. Обобщение последних таким путём предоставляет возможность на другом уровне анализировать информацию о совершаемых хозяйственных операциях. Так, в представленных материально-ответственными лицами товарных отчётах за определённый отрезок времени в денежном выражении отражается движение товарно-материальных ценностей по приходу и расходу. Основанием для составления товарных отчётов явились первичные учётные документы (акты приёмки, акты на списание и пр.).

   Кассовые  отчёты составляются по данным приходных  и расходных кассовых ордеров  и приложенных к ним оправдательных документов (платёжно-расчётных или  платёжных ведомостей на выдачу заработной платы, заявлений на оказание материальной помощи и т.п.).

   Первичные и сводные учётные документы  могут составляться как на бумажных, так и машинных носителях информации. Если документ составлен на машинном носителе, то одновременно для других участников хозяйственных операций должна быть подготовлена его копия в бумажной форме. Данное условие сохраняется также при наличии требования правоохранительных органов и органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующим законодательством.

   По  способу использования – применяются  разовые и накопительные документы. Их различие – в степени охвата хозяйственных операций.

   Разовые документы фиксируют единовременно  в документе одну или несколько  хозяйственных операций. При соблюдении определённых требований, предъявляемых  к документу, информация, содержащаяся в нём, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учёте. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования-накладные на отпуск (внутреннее перемещение) материалов и др.

   Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определённый отрезок времени (день, декаду, месяц).

   Их  преимущество проявляется в сокращении первичных учётных документов и  усилении контроля за движением имущества  и обязательств. Кроме того, значительно упрощается техника ведения бухгалтерского учёта.

   Примером  таких документов являются накопительные  наряды по начислению заработной платы  рабочим массовых профессий, выполняющим  ежедневно одни и те же операции. Они, как правило, ведутся на бригаду и закрываются один-два раза в месяц. 

   При ежедневном отпуске однотипных материалов в производство в качестве накопительных  документов применяются лимитно  – заборные карты.

   По  месту составления документы  подразделяются на внутренние и внешние.

   Внутренние  документы оформляются в организации. Они имеют внутреннее применение. К ним относится подавляющая часть документов, имеющих документов, имеющих обращение на данном предприятии. Это авансовые отчёты подотчётных лиц, табели учёта использования рабочего времени, инвентарные карточки учёта основных средств, приходные ордера и пр.

    Внешние документы составляются на стороне другими предприятиями  и организациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платёжные поручения и т.п.

   Требования, предъявляемые к внутренним и  внешним документам, в основном одни и те же. Однако все внешние документы  должны быть оформлены на бланках  унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, которые должны содержать обязательные реквизиты. 

Рисунок 1.1. Документооборот предприятия [12, с.9].

   По  количеству учётных позиций различают  однопозиционные и многопозиционные документы.

   Однопозиционные документы носят узко специализированный характер, ограничиваясь отражением операции движения одного наименования объекта учёта (например, операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по одному номенклатурному номеру).

   Если  в документе представлены операции по отражению движения нескольких наименований, пусть даже в пределах одной группы (подгруппы), то такие документы называются многопозиционными (многострочными). Примером таких документов являются расчётно-платёжные ведомости, лимитно - заборные карты и др.

   Многопозиционные  документы находят в последнее время широкое применение в практической учётной работе. Преимущество их – в уплотнении информации, поскольку справочные сведения по учитываемому объекту заносятся в такие документы один раз. Они более удобны в условиях внедрения автоматизированного учёта.

   По  оформлению однородных операций выделяют унифицированные и прочие документы.

   Унифицированные документы это типовые документы, утверждённые в установленном порядке  и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Среди унифицированных документов различают авансовые отчёты, платёжные поручения и т.п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ.

   Автоматизация бухгалтерского учёта расширяет  возможности разработки и применения унифицированных первичных документов и электронных версий.

   Унификация  документов ведёт к упорядочению документации. Она должна осуществляться одновременно со стандартизацией документов, т.е. разработкой одинаковых размеров их бланков. Это позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.