Учет расчетов с персоналом по оплате труда

    Таким образом, смысл создания реляционных связей между таблицами состоит, с одной стороны, в защите данных, а с другой – в автоматизации внесения изменений сразу в несколько таблиц при изменениях в одной таблице.

     Рис. 3.Схема данных.

2.5. Создание форм 

    Заполнение  таблиц в базе данных – трудоемкий и кропотливый процесс. Для упрощения ввода данных используются специальные объекты – формы. Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Как уже было сказано выше, данные в таблице можно вносить и без форм, но существует несколько причин, по которым форма является неизменным средством ввода данных:

1. Малоквалифицированному персоналу нельзя предоставлять полный доступ к таблицам (данным), чтобы он не мог «испортить» или удалить нужные данные;
2. Разные сотрудники фирмы имеют разные права доступа к информации, хранимой в базе данных. И для исключения возможностей нецелевого использования имеющейся в базе данных информации, для них могут быть представлены различные по содержанию формы, данные от заполнения которых поступают в общую базу данных.
3. После длительного заполнения таблиц оператор начинает уставать, его внимание притупляется, и могут возникнуть ошибки при вводе данных, которые могут привести к нежелательным последствиям. С этой целью управление формой можно настроить таким образом, чтобы осуществлялась первичная проверка данных при вводе.
4. Информацию для базы данных обычно берут из бумажных документов (бланков, анкет, приказов). Для облегчения работы оператора экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, и благодаря этому снижается утомляемость операторов, а, следовательно, и число его ошибок.

     Рис. 4.Главная кнопочная форма.

     Формы в Access 2000 можно создавать как вручную, так и автоматически, причем несколькими способами. Ручной способ создания форм требует знания некоторых тонкостей работы с СУБД и программирования. Автоматическое создание формы связанно с Мастером форм. При желании с его помощью можно построить форму за несколько минут.  

2.6. Создание запросов 

    С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также  используются в качестве источника  данных для форм и отчетов.

    Запросы – это объекты, которые служат для извлечения данных из таблиц и  представления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют также операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

    Особенность запросов состоит в том, что они  черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную  результирующую таблицу. При создании запросов нужно тщательно проследить, чтобы между таблицами, участвующими в запросе, были проведены связи. 

    Рис. 5.Оплата. Перекрестный запрос.

Рис.6. Запрос стоимость.

    Наиболее  часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условия отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.

    Запрос  можно создать с помощью мастера  или самостоятельно при помощи конструктора.  

2.7. Создание отчетов 

      По  своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, при чем для вывода не на экран, а на печатающее устройство. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета и т.п.).

      Отчеты  создаются в режиме Автоотчет, Мастер отчетов, необходимую корректировку производят в режиме «Конструктор».

      Автоотчеты  – это наиболее простой способ создания отчета, так как создается  автоматически. Автоотчет бывает ленточный  и столбиковый.

      В ленточном отчете для каждого  поля таблицы или запроса выделяется столбец, а значение всех полей каждой записи выводится по строчкам, каждое в своем столбце.

      Автоотчет столбиковый обеспечивает не самый  удобный способ просмотра данных на экране, так как все поля будут выведены в один столбик и занимать только какую-то часть листа.

      Отчеты  позволяют подготавливать информацию, сохраняемую в базе данных для  вывода на экран или принтер. Информацию в отчетах также можно группировать и выполнять расчеты итоговых значений для различных групп данных. Для создания простых отчетов наиболее удобно использовать Мастер создания отчетов.

Рис.7. Накладная  отчет.

Заключение 

    Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на возникающие вопросы осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и т.д.

    В базе данных сведения из каждого источника  сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливается связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы также позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей и т.д.

    Для просмотра, ввода или изменения  данных прямо в таблице применяются  формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя  стандартный или созданный пользователем  макет.

    Для анализа данных или распечатки их определенным образом используются отчеты. Например, можно создать отчет, группирующий данные и подводящий итоги.

    В окне базы данных можно работать со всеми ее объектами. Для просмотра  объектов определенного типа следует  выбрать соответствующую вкладку. С помощью кнопок можно открывать и изменять существующие объекты и создавать новые.

    Разработанная база данных позволяет быстро и эффективно организовать, анализировать и контролировать процесс закупки и продажи  сотовых телефонов. Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны представляет пользователю оперативную информацию о покупке и продаже сотовых телефонов, цены на отдельные виды товаров в зависимости от модели телефона и т.д.

    Данные  сведения позволяют проводить достаточно глубокие исследования, на основе которых  можно анализировать текущее  состояние фирмы и планировать дальнейшую предпринимательскую деятельность. 
 
 
 
 
 
 

     Список  используемой литературы:

1. Access 2003
2. Бекаревич Ю., Пушкина Н. Access 2003. – Спб.: БХВ, 1999 г. – с. 480
3. Болгов В.И.,Якунин А.Н. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Курс лекций. Саратов: СГАУ им.Н.И.Вавилова, 2000.
4. Брайен Т.О. и др. MS Access 97, разработка приложений. – М.: bhv, 1999 г. – с. 640
5. Вострокнутов Е. MS Excel для Windows 95 одним взглядом. – Спб.: bhv, 1996. – 144 с.
6. Гончаров А. Access 2003 в примерах. – Спб., Питер, 2003 г. – с. 320
7. Информатика. Базовый курс /Под ред. С.В. Симоновича. Спб.: Питер, 2003.
8. Косиненко Н. С., Семакова И. А., Кабанов М. А. и др. Основы проектирования и создания баз данных: Учеб. - метод. пособие; ФГОУ ВПО «Саратовский ГАУ». Саратов 2003.
9. Косцов А. Косцов В. Персональный компьютер, Настольная книга пользователя- М.: «Мартин», 2004 г.
10. Симонович С.В., Евсеев Г.А., Алексеев А.Г. Специальная информатика. Уч. Пособие. – М.: АСТ – Пресс, 1998 г. – с. 480
11. Степаненко О. С. Персональный компьютер. Самоучитель. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2003.
12. Усатенко С.Т. и др. Выполнение электрических схем по ЕСКД: Справочник. – М.: Издательство стандартов, 1989. – 325 с.
13. Чарлзуорт С., Мак Федрис П. и др. Microsoft Office 95. Энциклопедия пользователя./ пер. с англ. – Киев: НИПФ «Диал Софт ЛТД», 1996 г. – с. 565
14. Шаров Ю., Введение в базы данных. М.: ЛВР, 1995. – с. 584