Учет расчетов с персоналом по оплате труда

Информационно-логическая модель (ИЛМ) отображает данные предметной области в виде совокупности информационных объектов и связей между ними.

ИЛМ строится в каноническом виде:  в виде иерархической структуры,  когда И.О. размещены по уровням.  На нулевом уровне находятся  информационные объекты, не подчиненные никаким другим объектам. Уровень других И.О. определяется наиболее длинным путем к И.О. от нулевого уровня. Такое размещение объектов делает модель более наглядной и облегчает понимание одно-много-значных отношений между объектами. 
 
 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1.Информационно – логическая модель предметной области «Книготорговля». 

     Как видно из ИЛМ, прямоугольники отображают таблицы базы данных, но только со списком ключевых полей – первичным ключом, если при организации связи, таблица является главной, и внешним ключом, если таблица подчиненная.

     Если  прямоугольники, отображающие таблицы  реляционной базы данных, пополнить списком описательных реквизитов, то получим логическую структуру базы данных, которая является прототипом схемы данных Access.

     2. Создание базы  данных

2.1 Краткая характеристика  Access 2000 

    Microsoft Access - это многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя. Это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

    Access – мощное приложение Windows; впервые производительность СУБД ограничено сочетается с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows. Оба эти продукта прекрасно взаимодействуют между собой. Система Access работает под управлением Windows, так что при работе с ней пользователю доступны все преимущества Windows. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в Access и наоборот.

    С помощью объектов OLE (Object Linking and Embedding  - связывание и внедрение объектов) в Windows и компонентах Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint и Outlook) можно превратить Access в настоящую операционную среду баз данных. С помощью новых расширений для Internet можно создавать формы, которые будут напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web, и транслировать их в представление на языке HTML, обеспечивающее работу с такими продуктами, как Internet Explorer и Netscape Navigator.

    При всем этом Access – не просто СУБД. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на другой ЭВМ или на сервере. С другой стороны, можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase. Полученные результаты можно быстро и легко связать и объединить с данными из электронных таблиц Excel.

    Данные, созданные в разных приложениях, входящие  в пакет Office 2000, легко импортируются из одного приложения в другое.

    Система Access – это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В её состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду  разработки приложений.

    Access занимает одно из ведущих мест среди систем проектирования и применяется для создания и обработки баз данных. Удобство использования и мощность встроенных средств расширяет диапазон её применения. Access позволяет создать информационную систему без единой строки программного кода, а только с помощью визуального проектирования, встроенных мастеров и шаблонов. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна.

    Программируя  на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access. По сути дела, многие инструментальные средства Access (например, мастера и конструкторы) написаны именно на VBA.

    Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты  позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные и печатать отчеты.

    В базе данных сведения из каждого источника  сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами.

    Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления.

    Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.

    Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги.

    Для автоматического выполнения некоторых  операций используются макросы, содержащие набор из одного или более макрокоманд, таких как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач.

    Иногда  бывает необходимо создать собственную  процедуру, которая должна запускаться  из любого окна базы данных или процедуру, предназначенную для обработки определенного события. Набор таких процедур на языке Visual Basic, собранный в одну программную единицу, называется модуль. Существует два основных типа модулей: модули класса и стандартные модули. Модули класса – это модули форм и модули отчетов, связанные с определенной формой или отчетом. Они часто содержат процедуры обработки событий (например, нажатие клавиши) и создаются автоматически при создании первой процедуры обработки события. В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом, а также часто используемые процедуры, которые могут быть запущены из любого окна базы данных.

    Мощность  и доступность Access делают эту систему лучшей СУБД из всех, представленных сегодня на рынке. 
 
 
 

2.2 Работа с таблицами 

    Каждая  таблица базы данных хранит сведения по конкретному информационному объекту. Для того чтобы данные не дублировались, и не происходило ошибок при их выдаче, необходимо распределить данные разного рода по разным таблицам. Данные в таблице организованы в столбцы (“Поля”) и в строки (“Записи”).

    Существуют  два режима работы с таблицей. Можно  выбрать режим «Конструктор»  или «Режим  таблицы», щелкнув  по специальной кнопке на панели инструментов.

    В режиме конструктора таблицы можно  создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы.

    Чтобы добавить поле, в верхней части  окна таблицы следует ввести имя  поля и определить его тип. Чтобы  переименовать поле, нужно изменить его имя в столбце «Имя поля».

    Уникальная  метка, называемая ключом, используется для определения каждой записи таблицы. Ключевые поля в таблице используются для создания межтабличных связей. Чтобы определить ключ, нужно выделить строку с описанием нужного поля и нажать кнопку «Ключ» на панели инструментов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 1. Клиенты (в  режиме конструктора)

       

    В режиме таблицы добавляются, редактируются  и просматриваются табличные  данные. Также можно отфильтровать  и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы и саму структуру таблицы, добавив или  удалив столбцы.

    Строки  в таблице можно отсортировать  согласно содержимому одного или  нескольких столбцов. Для этого необходимо выбрать поле, по которому будет  осуществляться сортировка, и нажать кнопку «Сортировка по возрастанию» или «Сортировка по убыванию»  на панели инструментов.

    Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, не допускается ввод текста в поле денежного типа. Выбор типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Microsoft Access поддерживает следующие типы данных:

    Текстовый – текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов.

    Поле  МЕМО – длинный текст или комбинация текста и чисел.

    Числовой  – числовые данные, используемые для проведения расчетов.

    Дата/Время  – ввод даты и времени.

    Денежный – денежные значения и числовые данные, используемые  в математических расчетах.

    Счетчик – уникально последовательно возрастающие (на 1) числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу.

    Логический – логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет или Вкл/Выкл).

    Поле  объекта OLE – объект связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access.

    Гиперссылка – строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки.

    Мастер  подстановок – создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из других таблиц. Выбор этого параметра в списке ячейке запускает мастер подстановок, который определяет тип поля.

    Чтобы определить или изменить тип данных, нужно выбрать столбец “Тип данных” и из раскрывающегося списка выбрать необходимый тип данных.

2.3. Ввод данных в таблицы 

    Созданную таблицу открывают двойным щелчком мыши на ее значке в окне Базе Данных. Новая таблица не имеет записей – только название столбцов, характеризующие структуру таблицы.

    Ввод  данных в соответствующие поля таблицы  осуществляется в строгом соответствии с типом выбранного поля (определенного при разработке структуры таблицы). Курсор ввода устанавливается в нужную ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке можно выполнить клавишей TAB. Переход к очередной записи осуществляется после заполнения последней ячейки предыдущей. 
 
 
 
 

Рис.2. КЛИЕНТЫ (режим таблицы).

       
 

    В нижней части таблицы расположена  Панель кнопок перехода. Ее элементами управления удобно воспользоваться  при навигации по таблице, имеющей  большое число записей.

    После заполнения таблицы данными сохранять  их не надо – все сохраняется автоматически. Однако если при работе с таблицей произошло редактирование ее макета (например, изменялась ширина столбцов), Access попросит подтвердить сохранение этих изменений. 

2.4.Создание  схемы данных 

    Если  структура базы данных продумана заранее, а связи между информационными объектами намечены, то создание реляционных отношений между таблицами выполняется очень просто.

    Вся необходимая работа происходит в  специальном окне Схема данных и  выполняется с помощью мыши. Окно Схема данных открывают соответствующей кнопкой на панели инструментов или командой Сервис–Схема данных.

    Первоначально надо вывести в схему данных все  имеющие у нас таблицы путем  нажатия кнопки «Отобразить таблицу» и выбора в появившемся диалоговом окне интересующих нас таблиц. При создании межтабличная связь отображается в окне «Схема данных» в виде линии, соединяющей два поля разных таблиц. При этом одна из таблиц считается главной, а другая – связанной. Главная – это та таблица, которая участвует в связи со своим ключевым полем (название этого поля на схеме данных отображается полужирным шрифтом).

    Если  установлен флажок «Обеспечение целостности  данных», то удалять данные из ключевого  поля главной таблицы нельзя. Если вместе с ним включены флажки «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей», то соответственно операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы разрешены, но сопровождаются автоматическими изменениями в связанной таблице.