СОДЕРЖАНИЕ

        ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………2

     1.Проектирование реляционной базы данных «Книготорговля».

     1.1Основные  требования к БД………………………………………………….5

     1.2Цель создания БД……………………………………………………………..6

     1.3Выделение информационных объектов (ИО)………………………………7

     1.4Функциональные зависимости и определение связей между информационными объектами………………………………………………………14

     1.5 Создание информационно-логической модели………………………….16

     2. Создание базы  данных

     2.1 Краткая характеристика Access 2000……………………………………..18

     2.2 Работа с таблицами………………………………………………………...21

     2.3. Ввод данных в таблицы…………………………………………………...23

     2.4.Создание  схемы данных…………………………………………………...24

     2.5. Создание форм…………………………………………………………….26

          2.6. Создание запросов………………………………………………………...27

     2.7. Создание отчетов………………………………………………………….29 

     Заключение……………………………………………………………………..31

     Список  используемой литературы………………………………………........33

     Приложение…………………………………………………………………….34 
 
 
 
 
 
 

Введение 

    Компьютерная  революция, произошедшая в течение  последних десятилетий, привела к информатизации всего общества и, в свою очередь, вызвала потребность создавать базы данных и хранилища информации на основе современных компьютерных средств.

    Одним из важнейших условий обеспечения  функционирования любой организации  является наличие развитой автоматизированной информационной системы (АИС). Под АИС понимают все системы, реализующие автоматизированный сбор, обработку и манипулирование данными и включающие технические средства обработки данных, программное обеспечение и обслуживающий персонал.

      Подсистемы АИС, занимающиеся  хранением, поиском и выдачей  информации, получили название автоматизированных  банков информации (АБИ). В процессе  развития существенно изменились  принципы организации информации  в АБИ. Ранее, подлежащие обработке, данные хранились на магнитной ленте в виде простых  последовательных файлов, а описание данных включалось в программы их обработки. При этом данные и программы оказывались жестко связанными, что являлось существенным недостатком, так как при необходимости изменения организации  информации приходилось переделывать и программу. Для устранения этих недостатков был разработан новый подход к организации данных, отделивший данные от использующих их программ. Такая новая организация массивов получила название база данных.

    В самом общем смысле база данных - это набор записей и файлов, организованных специальным образом. В компьютере, например, можно хранить фамилии и адреса друзей или клиентов. Один из типов баз данных – это документы, набранные с помощью текстовых редакторов и сгруппированные по темам. Другой тип – файлы электронных таблиц, объединяемые в группы по характеру их использования.

    Системы управления базами данных (СУБД) – это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их и работать с ними. В мире существует немало различных систем управления базами данных. Многие из них на самом деле являются не законченными продуктами, а специализированными языками программирования, с помощью которых каждый, освоивший данный язык, может сам создавать такие структуры, какие ему удобны, и вводить в них необходимые элементы управления.

    Необходимость программировать всегда сдерживала широкое внедрение баз данных  в малом бизнесе. Крупные предприятия  могли позволить себе сделать  заказ на программирование специализированной  системы «под себя». Малым предприятиям зачастую не  по силам было только решить, но даже и правильно сформулировать эту задачу.

    Положение изменилось с появлением в составе  пакета Microsoft Office системы управления базами данных  Ms Access. С помощью Access обычные пользователи получили удобное средство для создания и эксплуатации достаточно мощных данных без необходимости что-либо программировать. В тоже время работа с Ms Access не исключает возможности программирования. При желании систему можно развивать и настраивать собственными силами.

    Целью данного курсового проекта является создание базы данных в Ms Access для обеспечения наиболее эффективного функционирования предприятия, специализирующегося на закупке и продаже сотовых телефонов.  
 
 
 
 
 
 
 
 

1. 1Основные  требования к БД.

      Любой менеджер, управляющий людьми, производственными  процессами, товарооборотом, а также, контролирующий товарные или  информационные потоки, сталкивается с проблемой  каталогизации данных, т.е. с необходимостью создания информационной базы данных (БД).

      Основными критериями, предъявляемыми к информационной  БД в работе менеджера  это:

• простота и удобство в создании базы данных и последующей работе с ней;
• удобный пользовательский интерфейс, который позволяет иметь доступ к любой информации, а также оперативно менять информацию в БД;
• удобное и наглядное отображение результатов поиска нужной информации;
• возможность вывода на печать любой  информации из БД.

Прежде  чем начать создавать любую базу данных, надо четко определить следующее:

1. Назначение базы данных;
2. Как БД будет использоваться;
3. Какие сведения в этой базе данных будут храниться.

т.е.  надо выявить  цель создания базы данных. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.2. Цель создания  базы данных.

В рассматриваемой  задаче менеджер занимается управлением процесса оптовых и мелкооптовых продаж товара, что является предметной областью, в частности -  книг, т.е. (БД назовем «Книготорговля»).  Он ведет торговлю с оптовыми клиентами: крупными оптовиками, магазинами, индивидуальными предпринимателями, находящимися в разных городах, стараясь максимально увеличить объем продаж, выполняя заказы.

Соответственно  менеджер создает базу данных, в  которой будут содержаться сведения:

1. о  клиентах;

2. об  отгрузке товара клиентам (кол-во  заказанного товара, что отображается в накладной, дата  и стоимость отгрузки, объем отгрузок клиенту, представляемые ему скидки) т.е. все сведения,  касающиеся непосредственно заказа на товар;

3. об  оплате клиентами за товар (принимаем во внимание и то, что часть клиентов работает, как правило, с отсрочкой платежа), о произведенных клиентом оплат за определенный период времени;

4. о  доставке товара клиенту, т.е.  о транспортных компаниях , доставляющих товар клиенту;

   Назначение  БД – оптимизация товарооборота, повышение уровня продаж на основе исследования и расчета данных, которые менеджер вводит в БД «Книготорговля».  БД так же будет использоваться для быстрого поиска информации о производимых клиенту отгрузках, например, в случае: когда необходимо узнать: на какую сумму, в каком количестве, когда, и посредством какого транспорта был отправлен заказ клиенту – это один из моментов выходной информации.

Т.к. мы создаем реляционную БД, то выделение И.О. в предметной области – это один из важных этапов проектирования БД. 
 

1.3.  Выделение информационных объектов предметной области.

Процесс выделения информационных объектов предметной области может производиться  двумя подходами:

1. Аналитический подход: сначала определяются основные задачи, для решения которых строится база, выявляются совокупность данных и различных сведений об объектах и процессах, характеризующих данную область, перечень документов, содержащих эти данные.  Основным источником данных являются  справочные, плановые и оперативно -  учетные документы.  И, определив состав и структуру информационного объекта, создаем связи между ними.
2. Интуитивный подход: сразу устанавливаются типовые объекты предметной области и их взаимосвязи.

Наиболее  рационально – это сочетание  обоих подходов, т.к. на начальном  этапе, как правило,  нет полных сведений обо всех задачах.

Далее выполняется информационный анализ, который включает в себя:

1. структурирование  информации предметной области,  т.е. ее представление отдельными  структурными единицами –  реквизитами и их размещении в источниках  - документах (Структурные единицы информации – реквизиты);

2. формализацию  и моделирование данных, для их  организации и обработки во  внутримашинной сфере.

      Проектирование  БД начинается со сбора  информации обо все  объектах предметной области.

Обратимся к нашей предметной области.

Менеджер  должен иметь:

документы справочной информации, которые скапливаются в процессе его деятельности:

• Справочник клиентов, где имеются все основные данные об организациях;
• Справочник городов, в которых находятся организации;
• Справочник о товарах, в которых находятся данные об этих товарах;
• Справочник о транспортных компаниях, доставляющих товар клиенту;

документы оперативно - учетной  информации: 

• учетная информация по обслуживанию заказов клиентов, которая содержится в накладных и включает в себя данные о поставках товара;
• учетная информация по оплате клиентами заказов.

      Мы  знаем, что И.О. имеет множество  реализаций – экземпляров объекта. И знаем, что каждый экземпляр  объекта должен однозначно определяться среди всего множества экземпляров, т.е. идентифицироваться значением уникального (первичного) ключа информационного объекта.  Знаем, что уникальность ключа означает, что любое значение ключа не может повториться в каком-либо другом экземпляре объекта.   Знаем, что каждому И.О.  в модели данных предметной области  надо присвоить уникальное имя.

При построении модели данных в каноническом виде совокупность реквизитов И.О. должна отвечать требованиям нормализации.

Требования  нормализации.

Реквизиты каждого И.О. канонической модели должны отвечать требованиям, соответствующим третьей нормальной форме реляционной модели данных:

1. И.О. должен содержать уникальный идентификатор – ключ;
2. между описательными реквизитами не должно быть функциональных зависимостей;
3. все реквизиты, входящие в составной  ключ, должны быть взаимонезависимы;
4. каждый описательный реквизит должен функционально полно зависеть от ключа;
5. каждый описательный реквизит должен зависеть от ключа нетранзитивно, т.е. не должен зависеть через другой промежуточный реквизит.

Выполнение  требований нормализации обеспечивает построение реляционной БД без  дублирования данных и возможность  поддержания целостности  при внесении изменений.