Учет материалов в бухгалтерском учете

Счет по отношению  к балансу — пассивный; сальдо кредитовое свидетельствует о суммах задолженности предприятия перед  поставщиками и подрядчиками по неоплаченным счетам и неотфактурованным поставкам; оборот по дебету — о суммах оплат, списаний и зачетов за отчетный месяц; оборот по кредиту — о суммах по принятым к оплате акцептованным платежным документам и неотфактурованным поставкам за отчетный месяц. 
 
Ведется учет расчетов с поставщиками в журнале-ордере № 6. Это комбинированный регистр, аналитический учет в котором организуется в разрезе каждого платежного документа, приходного ордера или приемного акта. Открывается этот журнал-ордер суммами незаконченных расчетов с поставщиками на начало месяца: · 
 
по акцептованным платежным документам, срок оплаты которых не наступил, или просроченным — материалы поступили (сальдо на начало месяца по счету 60) ; · 
 
по акцептованным платежным документам оплаченным — материалы не поступили (справочно “За неприбывший груз” , сальдо нет) ; · 
 
по акцептованным платежным документам неоплаченным материалы не поступили (справочно “За неприбывший груз” и сальдо на начало месяца) ; · 
 
сальдо на начало месяца по неотфактурованным поставкам (материалы поступили, а платежные документы для оплаты их не поступили) . 
 
В течение отчетного месяца бухгалтерия предприятия получает платежные требования поставщиков, акцептованные отделом снабжения, принимает приходные ордера и приемные акты складов, получает выписки из расчетного и прочих счетов предприятия. Это позволяет заключить расчеты, закончить их ввиду выполнения каждой стороной своих обязательств. 
 
Журнал-ордер № 6 ведется линейно-позиционным способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками по каждому документу. Кроме справочных данных (номер счета, регистрационный номер, наименование поставщика) , в журнале-ордере № 6 записывается номер приходного документа склада, стоимость поступивших материалов по учетным ценам предприятия и стоимость по платежному документу поставщика. Суммы по учетным ценам записываются независимо от вида поступивших ценностей общей суммой, а суммы по платежным требованиям поставщиков — в разбивке по группам поступивших материалов (основные, вспомогательные, полуфабрикаты, топливо и т.п.) . Сумма претензий записывается на основании актов. По выпискам банка производится отметка об оплате каждого платежного документа. 
 
Порядок учета неотфактурованных поставок. Неотфактурованными считаются поставки, по которым материальные ценности поступили на предприятие без платежного документа. На складе приходуют их, выписывая приемный акт, который при реестре поступает в бухгалтерию. Здесь материалы по акту расцениваются по учетным ценам, записываются в журнал-ордер № 6 как ценности, поступившие на склад, в этой же сумме относятся на группу материалов и в акцепт. Неотфактурованные поставки регистрируются в журнале-ордере № 6 в конце месяца (в графе Б “Номер счета” ставится буква Н) , когда возможность получения платежного документа отпала. Оплате в отчетном месяце они не подлежат, так как основанием для оплаты банком являются платежные документы (которые отсутствуют) . По мере поступления платежных требований на эту поставку в следующем месяце они акцептуются предприятием, оплачиваются банком и регистрируются бухгалтерией в журнале-ордере № 6 в свободной строке по группе материалов и в графе “акцепт” в сумме платежного требования, а по строке сальдо (незаконченных расчетов) ранее записанная сумма по учетным ценам сторнируется тоже по группе и в графе “акцепт” . Расчеты с поставщиком, таким образом, по этой поставке будут закончены. 
 
Порядок учета материалов в пути. Материалами в пути называются такие поставки, по которым предприятие акцептовало платежные документы, а материалы на склад по ним еще не поступили. К учету принимаются акцептованные платежные документы независимо от того, оплачены они банком или не оплачены. 
 
В журнале-ордере № 6 платежные документы регистрируются в течение месяца в графе “За неприбывший груз” и в графе “акцент” . По окончании месяца предприятие обязано принять эти ценности на баланс, т.е. записать по принадлежности к группе материалов (условно оприходовать) , но на начало следующего месяца расчеты по этим поставкам не будут закончены. При поступлении ценностей бухгалтерия получит приходные ордера складов, оприходует их на склад и на группу (без акцепта, так как он уже был дан в момент поступления платежных требований, а, может быть, эти счета уже и оплачены) по строке регистрации этого счета в не законченных на начало месяца расчетах. При закрытии журнала — ордера № 6, по окончании месяца, эта поставка по группе материалов будет сторнирована как оприходованная дважды. 
 
При расчетах с поставщиками за материальные ценности могут быть выявлены недостачи или излишки фактически поступившего количества по сравнению с документами поставщика, которые оформляются актом (ф. № М-7) . Излишки приходуются по акту и расцениваются по учетным ценам предприятия или по оптовым (отпускным ценам) , затем учитываются в журнале-ордере № 6 отдельной строкой как неотфактурованная поставка – отдел снабжения сообщает поставщику об излишках и просит выставить платежное требование. 

В случае выявления  недостач бухгалтерия рассчитывает их фактическую себестоимость и  предъявляет претензию к поставщику. Сумма железнодорожного тарифа при  этом распределяется пропорционально  массе груза, а суммы наценок, скидок — пропорционально стоимости груза. 
 
Сумма недостач относится в дебет счета 63 “Расчеты с претензиями” и в кредит счета 60 “расчеты с поставщиками” и отражается в журнале ордере №6 и ведомости №7. В данном журнале ордере отражены операции расчетов с поставщиками, связанные только с приобретением товарно-материальных ценностей. Кроме того, предприятия пользуются услугами поставщиков воды, газа, сжатого воздуха, подрядчиков ремонтных работ и т.п. Поэтому ведется отдельный журнал-ордер №6 по расчетам с поставщиками и подрядчиками за услуги (см. в последующих темах) . По окончании месяца показатели этого журнала — ордера переносятся в журнал-ордер № 6 расчетов с поставщиками за материальные ценности отдельной графой для получения оборотов и переноса их в Главную книгу. 
 
  
 
7. УЧЕТ ДВИЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ В БУХГАЛТЕРИИ 
 
Бухгалтерия предприятия осуществляет только денежный, суммовой учет движения товарно-материальных ценностей, используя для этого ведомость № 10 “Движение материальных ценностей” (в денежном выражении) . Это основной регистр, отражающий движение товарно-материальных ценностей в группировках, обеспечивающий: контроль за сохранностью материалов по местам их хранения — 1 раздел; поступление и остатки материалов в разрезе синтетических счетов и групп материалов — по учетным ценам и по фактической себестоимости; показатели для расчета сумм и процентов транспортно-заготовительных расходов или отклонений фактической себестоимости от плановых цен по группам материалов — 2 раздел; расчет фактической себестоимости окончательного расхода материалов, отпуск со складов, расход цехов, остатки ценностей в цехах, на общезаводских складах по фактической и учетной стоимости — 3 раздел. 
 
Основанием для заполнения ведомости № 10 служат реестры складов или накопительные ведомости № М-43. В ведомости № 10 приводятся две справки: № 1 “Слагаемые фактической себестоимости поступивших материальных ценностей” , заполняется по показателям журналов-ордеров № 1,6,7,8,10/1,13 и других, т.е. всех тех, где могут быть отражены затраты, связанные с процессом заготовления материалов текущего месяца. Данные этой справки необходимы для заполнения 11 раздела ведомости № 10. 
 
№ 2 “Стоимость поступивших материалов по учетным ценам” , заполняется аналогичными показателями тех же журналов-ордеров, что и справка № 1, но без учета расходов, связанных с заготовлением материалов. Данные этой справки служат для сверки с разделом 1 ведомости № 10 и для расчета результатов процесса заготовления или сумм транспортно-заготовительных расходов за отчетный месяц. 
 
Таким образом, ведомость № 10 “Движение товарно-материальных ценностей” обеспечивает решение большинства задач, стоящих перед бухгалтерским учетом материалов, но обязательным дополнением к ведомости № 10 является ведомость № 11 “Движение материальных ценностей (по учетным ценам) по цеховым самостоятельным складам или по цехам на производстве, не имеющим складов” . 
 
Ведомость № 11 заполняется в бухгалтерии предприятия на основе производственных отчетов цехов, накладных на возврат материалов, накопительных и группировочных ведомостей по движению малоценных и быстроизнашивающихся предметов и прочих документов, позволяющих определить объем полученных и возвращенных ценностей разного вида каждым цехом, а также оставшихся в цехах и израсходованных. Показатели ведомости № 11 отражаются в разделе III ведомости № 10 расход цеховых самостоятельных кладовых и остатки в цехах, не имеющих самостоятельных складов) . 
 
Следовательно, по первому разделу ведомости ЛГ? 10 можно производить взаимосверку данных складского и бухгалтерского учета по каждому складу в отдельности, без разбивки на группы материалов, по учетным ценам, что необходимо при оперативно бухгалтерском (сальдовом) методе учета материалов. 
 
По второму разделу ведомости можно выявлять общий объем ценностей в разрезе групп материалов и балансовых статей в двух оценках — по учетным ценам и фактической себестоимости, что дает возможность рассчитать суммы и проценты транспортно-заготовительных расходов или отклонений от плановых цен. 
 
В третьем разделе выявляются важнейшие показатели бухгалтерского учета — фактическая себестоимость израсходованных на производство материалов, их окончательный расход и их остатки на конец месяца по группам материалов — для заполнения статей баланса. 
 
  
 
8. УЧЕТ ТРАНСПОРТНО-ЗАГОТОВИТЕЛЬНЫХ РАСХОДОВ 
 
Транспортно-заготовительные расходы входят в состав фактической себестоимости материалов. К ним относятся все расходы на приобретение материалов, крем их оптовой стоимости. Эти расходы учитываются по видам (группам) материалов на тех же счетах и субсчетах. Ежемесячно бухгалтерия предприятия рассчитывает долю, т.е. 

сумму и процент  транспортно-заготовительных расходов ко всему объему ценностей данной группы, которыми располагало предприятие. Это необходимо для расчета сумм транспортно-заготовительных расходов, подлежащих к списанию на израсходованные  в отчетном месяце материалы. Основанием для расчетов служат данные ведомости  № 10 (2-3 разделы) . 
 
Суммы транспортно-заготовительных расходов на выбывшие, израсходованные ценности списываются на те же счета, что и материалы по оптовым ценам (гл. VII) . В таком же порядке производятся расчет и учет доли отклонений фактической себестоимости от плановой с той лишь разницей, что могут быть отклонения (перерасход (+) и экономия (-) ) . Перерасход так же, как и транспортно-заготовительные расходы, увеличивает плановую себестоимость, а экономия — уменьшает ее. Экономия записывается с минусом или красным сторно. 
 
  
 
9. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ МАТЕРИАЛОВ 
 
Положение о бухгалтерских отчетах и балансах обязывает промышленные предприятия проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей: · 
 
не менее одного раза в год по состоянию на 1 октября отчетного года (но не ранее) с целью объективного отражения состояния этих средств в годовом отчете; · 
 
при смене материально ответственных лиц и при стихийных бедствиях; · 
 
в случае расхождений между данными бухгалтерского и складского учета. 
 
Основная цель инвентаризации — выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей в натуральном и стоимостном выражении. В процессе инвентаризации проверяются: · 
 
сохранность товарно-материальных ценностей; · 
 
правильность их хранения, отпуска, состояние весового и измерительного инструмента; · 
 
порядок ведения учета движения товарно-материальных ценностей. 
 
По объему проверки инвентаризации делятся на сплошные и выборочные, а по времени — на плановые и внезапные. Организует и руководит проведением инвентаризации руководитель (директор) предприятия, или его заместитель, или главный бухгалтер. Работу по проведению инвентаризации осуществляет комиссия, состоящая из компетентных лиц, назначаемая приказом руководителя предприятия. 
 
Бухгалтерия к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по складам (ф. № инв-3) . Складские операции в этот период не производятся; заведующий складом в данной описи дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточки складского учета материалов и сданы в бухгалтерию предприятия. 
 
Для выявления результатов инвентаризации может использоваться книга остатков материалов, в которой предусмотрены специальные колонки для записи остатков материалов в натуре по данным инвентаризационных описей. 
 
Во всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи) , оформляются составлением сличительных ведомостей и оцениваются по фактической себестоимости. Ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию с уменьшением общезаводских расходов (дебет счетов 05,06,08,12, кредит счета 26) . Недостача ценностей списывается на счет 84 “Недостачи и потери от порчи ценностей” с уменьшением стоимости и количества их по счетам материальных ценностей. 
 
По решению руководителя предприятия сумма недостачи в пределах норм естественной убыли относится на издержки Производства: дебет счетов 25 “Общепроизводственные расходы” и 26 “Общехозяйственные расходы” , кредит счета 84 “Недостачи и потери от порчи ценностей” . Недостачи сверх норм естественной убыли относятся на материальноответственных лиц: дебет счета 72 “Расчеты по возмещению материального ущерба” , кредит счета 84 “Недостачи и потери от порчи ценностей” . 
 
Потери материальных ценностей от стихийных бедствий относятся на результаты хозяйственной деятельности предприятия: дебет счета 80 “Прибыли и убытки” , кредит счетов 05,06,08,12. 
 
В случае взыскания стоимости недостач товарно-материальных ценностей с материально ответственных лиц по розничным ценам разница между их фактической себестоимостью и розничной ценой подлежит перечислению в бюджет, но до взыскания с виновного лица указанная разница учитывается на счете 83 “Доходы будущих периодов” . Например, сумма недостач по фактической себестоимости — 100 руб., по розничной — 150 руб. 
 
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение десяти дней после окончания инвентаризации. 
 
На предприятиях, переведенных на полный хозяйственный расчет и самофинансирование, недостача сверх норм убыли и потери от порчи ценностей, когда конкретные виновники не установлены, могут быть списаны самими предприятиями с возмещением за счет хозрасчетного дохода коллектива (прибыли) . 
 
  
 
10. ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ И РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ В УСЛОВИЯХ АВТОМАТИЗАЦИИ 
 
При наличии ВУ в обязанности работников бухгалтерии входят проверка и кодирование документов, их комплектовка в пачки для сдачи на обработку. 

Для обеспечения  автоматизации учета материальных ценностей применяются коды: синтетических  счетов и субсчетов; номенклатурных номеров материалов; единиц измерения; лицевых счетов организаций-поставщиков; структурных подразделений предприятия; видов операций по движению материалов; причин и виновников отклонений; видов  операций по расчетам с поставщиками. 
 
Коды синтетических счетов и субсчетов построены на основе Плана счетов бухгалтерского учета. Коды материалов строятся по данным номенклатурных номеров с дополнением кодов синтетического счета и субсчета. Например, сталь листовая, мартеновская, толщиной 6 мм, будет иметь следующий код-05-1-103012. 
 
Единицы измерения имеют следующие коды: 
 
тонна — 1, 
 
килограмм — 2, 
 
грамм — 3, 
 
метр погонный — 4, 
 
метр квадратный — 5, 
 
метр кубический — 6, 
 
штука, рулон, комплект, пара — 7. 
 
Коды лицевых счетов организаций-поставщиков обозначаются четырьмя знаками: первые два знака — порядковый номер по алфавиту первой буквы в наименовании поставщика; последующие два знака — порядковый номер поставщика по договору. 
 
Коды видов операций по движению материалов состоят из двух знаков: первый означает вид операции (остаток, приход, расход, сторно) , второй знак — разновидность этих операций (остаток книжный, остаток фактический, поступление со стороны, поступление в порядке перемещения и т.д.) . 
 
Коды структурных подразделений состоят из двух знаков, устанавливаются предприятием соответственно организационной структуре. 
 
Коды причин и виновников отклонений аналогичны кодам при учете труда и заработной платы. 
 
Код видов операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками — шестизначный: первые два знака — код синтетического счета (60) , третий — вид расчетов (1 — по акцептованным счетам, 2 — по неотфактурованным поставкам, 3 — за материалы в пути, 4 — за услуги) . Последние три знака соответствуют регистрационному номеру счета. 
 
На первой стадии работы бухгалтер проверяет правильность оформления документов и заполняет коды (вид операции, корреспондирующий счет, субсчет, регистрационный номер счета) , на платежных требованиях проставляет дату и код корреспондирующего счета на оплату (51,55,90 и др.) и затем к приходным ордерам и приемным актам складов подбирает платежные требования, в которых проставляет регистрационный номер счета. После этого документы комплектуют в пачки по складам и кодам операций (не более 100-150 документострок в каждой пачке) . На каждую пачку документов выписывают сопроводительный ярлык установленной формы с указанием постоянных для данной пачки признаков и количества документов. Подобранные в пачки документы регистрируют в книге. 
 
В результате обработки первичных документов на ВУ бухгалтерия получает машинограммы: сальдово-сличительную ведомость, ведомость аналитического учета по синтетическим счетам материалов, ведомость расхода материала по направлению затрат, оборотную ведомость по складам, отчет о движении материалов (ф. № 1-сн) , оборотную ведомость расчетов с поставщиками, ведомость выявления и распределения транспортно-заготовительных расходов, ведомость итогов прихода материалов и др.