Учет материалов на предприятии

 

Пример:

После получения счета-фактуры ( Приложение Д) от поставщика бухгалтер сверяет количество в реестре кладовщика с количеством указанном в счете-фактуре. Если расхождений не выявлено, то делается запись в компьютере: поступили материалы, в частности 14 февраля 2012 года в ООО "Шимское ДЭП" от ООО «Агропромзапчасть» поступили Р/к водяного насоса/РТИ,вал,подш./МАЗ гипсокортон в количестве 1 штука, на сумму 432,20 рублей (Приложение Д) и автоматически составляются проводки:

Д-т сч. 10.5 "Запасные части" К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - 432,20руб. (поступили запчасти от поставщиков)

Д-т сч. 19.3 "НДС по приобретенным ценностям" К-т сч. 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками" – 77,796 (выделен НДС по поступившим материалам).

И если бухгалтер ООО "Шимское ДЭП" сделает после разноски всех данных по приходу материалов распечатку карточки материально-ответственного лица , то увидит какого числа, какие материалы, в каком количестве и от какого поставщика, и по какому документу поступили.

Если материалы поступают в ООО " Шимское ДЭП " путем закупок через подотчетных лиц за наличный расчет, то для этого работник отдела снабжения должен составить заявку на те материалы, которые необходимо приобрести, указать для каких целей это необходимо, обосновать производственную необходимость и указать приблизительную сумму закупки. Эту заявку он должен подписать у руководителя организации. После этого он идет к кассиру, где ему выписывается расходный кассовый ордер (далее РКО) на сумму, указанную в заявке. РКО подписывается руководителем и главным бухгалтером организации, затем самим подотчетным лицом. После этого кассир из кассы выдает необходимую денежную сумму, указывая в РКО корреспондирующий счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". За эту сумму работник отдела снабжения должен отчитаться в трехдневный срок, составив авансовый отчет.(2)

Пример:

Так как в ООО " Шимское ДЭП " бухгалтерский учет компьютеризирован, то авансовые отчеты составляет непосредственно бухгалтер. Для этого работник отдела снабжения, взявший денежные средства в подотчет, в трехдневный срок сдает в бухгалтерию документы, подтверждающие расход взятых им денег (счета-фактуры с квитанцией к приходному кассовому ордеру, товарные чеки с обязательно приложенными к ним кассовыми чеками). На этих документах также должны быть подписи и личные печати материально-ответственных лиц, получивших данные материалы. На основании этих документов бухгалтер делает разноску в компьютер и составляется авансовый отчет (Приложение  Е). (13)

При этом в бухгалтерском учете автоматически составляются проводки:

Д-т сч. 71.01 "Расчеты с подотчетными лицами" К-т сч. 50 "Касса" – 26700 руб.

Д-т сч. 10.5 " Запасные части " К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами" – 26700 руб.

И так по каждому документу и по каждой сумме. Внутренне перемещение материалов происходит автоматически (бухгалтер в компьютере, в документе авансового отчета ставит счета материально-ответственных лиц, которые можно увидеть открыв этот документ в программе 1С: Бухгалтерия), таким образом происходит списание денежных средств с материально-ответственного лица и оприходование материалов на соответствующих лиц.

 

3.3 Документальное оформление и учет выбытия материалов.

 

     Производственные запасы отпускают со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке продажи излишних и неликвидных запасов.

     Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления организации осуществляют соответствующие организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, является их нормирование и отпуск на установленных лимитов. Лимиты рассчитываются службой менеджеров на основе данных об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

     Все службы организации должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешения на вывоз из организации материалов. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Порядок документального оформления отпуска материалов зависит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности отпуска материалов.

      В ООО " Шимское ДЭП " материалы отпускаются со склада организации на ремонт строительные объекты, а оттуда на производственное потребление. Материалы отпускаются в соответствии с распорядком работы склада на основании приказа.

ООО " Шимское ДЭП " имеет несколько объектов ремонта дорог. За каждый объект отвечает определенное материально-ответственное лицо (начальник строительного (ремонтного) участка). В конце отчетного периода (месяц) начальник строительного участка (далее мастер) составляет Акт выполненных работ, который подписывается двумя сторонами: заказчиком и исполнителем. После подписания акта выполненных работ, мастер составляет реестр расхода материальных ресурсов, где в количественном выражении рассчитываются материалы, списанные на строительство данного объекта.

      Работники производственно-технического отдела ООО " Шимское ДЭП " в течение отчетного месяца посещают ремонтные участки, делают замеры производимых на них строительных работ, производят осмотр своих участков.

Составив реестр расхода материальных ресурсов по данному объекту мастер должен подписать его в производственно-техническом отделе (далее ПТО). Работники ПТО проверяют нормы списания материалов согласно действующим расценкам, делают (если необходимо) различные исправления и дополнения. Затем ставят на реестре расхода материальных ресурсов подпись и передают в бухгалтерию для списания материалов в производство.

Бухгалтер разносит этот материально-производственный отчет в программу 1С: Бухгалтерия. Для упрощения работы бухгалтера в программе запрограммирован специальный документ о списании материалов в производство. На основании программы рассчитывается цена материалов на дату списания (в ООО " Шимское ДЭП " учет материалов ведется по средним ценам) и автоматически рассчитывается остаток материалов (количество) перед списанием и после по счету 10.8 (9) "Строительные материалы", "Инвентарь и хозяйственные принадлежности". При этом составляются проводки:

     Д-т сч. 20 "Основное производство" К-т сч. 10-8 (9) "Строительные материалы", "Инвентарь и хозяйственные принадлежности" – (списывается количество умноженное на среднюю стоимость (цену) данного материала, и так по каждому наименованию). Формируется карточка счета 10 "Материалы".

     Мастера списывают спецодежду, запчасти пришедших в негодность по актам списания по истечению срока на основании Приказа №55/1. На счет 20 "Основное производство" списываются нормы материалов, израсходованных в пределах сметно-элементных норм. Если на строительном объекте произошел перерасход материалов, то мастер обязан составить технический акт на то количество материалов, по которым произошел перерасход, указать причину появления перерасхода. Затем создается комиссия во главе с главным инженером, которая рассматривает правдоподобность составленного мастером технического акта о перерасходе материальных ресурсов и если все соответствует действительности, то главный инженер и члены комиссии (работники ПТО, бухгалтерии и так далее) ставят свои подписи и технический акт передается в бухгалтерию для последующей обработки.

      В ООО " Шимское ДЭП " расход материалов на строительство объектов укладывается в элементно-сметные нормы. Списания расхода материалов сверх норм, в основном, не бывает.

Таким образом, вся сумма израсходованных и списанных материалов в конце отчетного периода собирается по дебету счета 20 "Основное производство" и кредиту счета 10-8 (9) "Строительные материалы", "Инвентарь и хозяйственные принадлежности".

Таблица № 6. Записи на счетах бухгалтерского учета операций выбытия материалов

Хозяйственная операция	Корреспондирующий счет
Отгружены материалы сторонним организациям (в том числе при продаже по договорам купли-продажи, мены, посредническим) либо отпущены своим работникам	Д-т сч. 91-2
Переданы материальные ценности в качестве вклада в уставный капитал	Д-т сч. 91-2
Переданы материальные ценности безвозмездно	Д-т сч. 91-2
Переданы материальные ценности обособленным подразделениям	Д-т сч. 79-1
Ликвидация материальных ценностей вследствие чрезвычайных ситуаций	Д-т сч. 99
Возврат материалов поставщику при обнаружении дефектов	Д-т сч. 60

 

 

3.4 Порядок проведения и учет результатов инвентаризации материалов.

 

Основными целями инвентаризации являются :

- выявление фактического наличия имущества;

-сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

-проверка полноты отражения в учете обязательств.

Инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете, а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

     В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:

- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

- при смене материально ответственных лиц;

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при ликвидации организации перед составлением ликвидационного баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством РФ или нормативными актами Минфина РФ.

      Для проведения инвентаризации наименования и коды товарно-материальных ценностей заносятся в инвентаризационные описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных.

      Излишки материально-производственных запасов, выявленные в результате проведенной инвентаризации, отражаются в бухгалтерском учете как внереализационные доходы проводкой:

      Д 10 – К 91.1 – оприходованы материальные ценности, обнаруженные при инвентаризации.

      Эти излишки приходуются на основании сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ (форма № ИНВ-19) и приходного ордера (форма № М-4).

     При выявлении фактов недостач, хищений, порчи материалов их фактическая себестоимость или ее часть списывается с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

     Д 94 - К 10 – недостачи и потери материальных ценностей, обнаруженные при инвентаризации, хищение и порча материальных ценностей отнесены в дебет счета 94.

      Со счета 94 стоимость недостающих и испорченных материалов списывают на счета издержек производства и обращения (если потери – в пределах норм), в дебет счета 73 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (при установлении конкретных виновников), в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» (при отсутствии конкретных виновников или если во взыскании недостающих или испорченных ценностей отказано судом). В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

 

Таблица №7. Проводки создаваемые, при выявлении фактов недостач, хищений, порчи материалов.

Хозяйственная операция	Дебет	Кредит
Списаны недостачи в пределах норм естественной убыли на счета издержек производства или обращения	20, 25 и др.	94
Списаны недостачи сверх норм естественной убыли и хищения, когда установлены виновные лица	73-2	94
Списаны недостачи сверх норм естественной убыли и хищения, когда виновные лица не установлены или при отказе суда во взыскании ущерба вследствие необоснованности исков	91-2	94

 

      Стоимость материалов, утраченных в результате стихийных бедствий, списывается с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счета 99 «Прибыли и убытки».

      Финансовый результат от операций с материалами определяется на счете 91 «Прочие доходы и расходы» путем сопоставления оборотов дебета субсчета 91.2 «Прочие расходы» и кредита 91.1 «Прочие доходы». Если оборот дебета больше оборота кредита, то это убыток, который списывается в отчетном периоде на счет 99 «Прибыли и убытки»: Д 99 – К 91.9.

      Если оборот кредита больше оборота дебета, то это прибыль, на сумму которой делается запись: Д 91.9 - К 99.