Учет кассовых операций и переводов в пути

- указывается сумма цифрами  и прописью, причем выделяется  отдельной строкой суммы налога  с продаж и суммы налога  на добавленную стоимость с  указанием ставок налогов;

- в графе «Приложение» должны  быть указаны дата, номер накладной, по которой отпущены товарно-материальные ценности (квитанции, по которой оказаны услуги) и т.п.

Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером и кассиром.

Кроме того, в главную кассу предприятия может поступать выручка от торговой точки. В этом случае также оформляется приходный кассовый ордер. Порядок заполнения приходного кассового ордера такой:

- в графе «Принято от» указывается  фамилия лица, сдающего выручку;

- в графе «Основание» пишется  «Торговая выручка за (число, месяц, год);

- в графе «Приложение» пишется  «Отчет кассира за (число, месяц, год);

и прилагается Отчет кассира.

Пример приходного кассового ордера  и квитанции представлены в Приложении 1 и Приложении 2 соответственно.

 

2. Оформление выдачи денег из кассы

 

Оформление выдачи денег из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2). Они также нумеруются с начала отчётного периода.

В расходном кассовом ордере должны быть заполнены следующие реквизиты:

- наименование предприятия и  структурного подразделения, а также код предприятия по ОКПО и код структурного подразделения;

- регистрационный номер и дата  выписки расходного кассового  ордера;

- номер корреспондирующего счета, субсчета;

- в графе «Выдать» указывается  наименование получателя денежной  суммы;

- в графе «Основание» пишется  либо номер и дата договора, либо за что осуществляется  выдача денежной суммы и основание  для начисления задолженности (номер  и дата счета-фактуры);

- сумма указывается цифрами  и прописью;

- в графе «Приложение» должны  быть перечислены все прилагаемые к ордеру документы. В качестве приложений могут выступать, например, доверенность, копия приказа руководителя о командировке работника (на основании данного распорядительного документа бухгалтерией производится определение суммы, подлежащей выдаче подотчетному лицу на командировочные расходы).

Расходный кассовый ордер также должен быть подписан главным бухгалтером предприятия, и, кроме того, он должен содержать распорядительную подпись руководителя или уполномоченного лица.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру одному человеку кассир должен потребовать предъявить документ, который удостоверяет личность получателя.

На предприятии таким документом может быть и внутреннее удостоверение, если на нем есть фотография и подпись владельца.

Далее кассир должен записать наименование и номер документа, кем и когда он был выдан, и получить подпись о получении денег. Она делается получателем собственноручно, причем чернилами или шариковой ручкой с указанием суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами.

Если деньги выдаются по одному документу нескольким лицам, тогда получатели также предъявляют документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе. Но запись о данных предъявленного документа не производится.

Кассир может выдать деньги или лицу, которое указано в расходном кассовом ордере, или другому человеку по доверенности. В этом случае в тексте ордера после имени получателя денег указывается фамилия, имя, отчество лица, на которого оформлена доверенность. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

При оформлении кассовых документов должны соблюдаться установленные требования: в кассовых документах не допускаются подчистки, помарки или исправления, а все реквизиты, содержащиеся в них, должны быть заполнены чётко и ясно; выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается; приём и выдача денег по кассовым ордерам могут осуществляться только в день их составления и пр.

Пример расходного кассового ордера представлен в Приложении 3.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

- наличие и подлинность подписи  главного бухгалтера на документах, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе – разрешительной надписи (подписи) руководителя организации или лиц, на это уполномоченных; правильность оформления документов;

- наличие перечисленных в документах  приложений.

При несоблюдении одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего их оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи денег подписываются кассиром, а прилагаемые к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

 

3. Порядок оформления платежной ведомости или расчетно-платежной ведомости

 

По этим ведомостям производится выдача заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий, а также оплачиваются больничные листы, выдаются отпускные и депонированные суммы. Расходный кассовый ордер на каждого получателя в этом случае не составляется. Он выписывается на всю выданную сумму.

На титульном листе платежной или расчетно-платежной ведомости делается разрешительная надпись с подписями руководителя и главного бухгалтера.

При получении денег по ведомости сумма прописью не указывается. А если выдача денег производится по доверенности, то также как при оформлении расходного кассового ордера перед распиской в получении денег кассир делает надпись «По доверенности».

При выплате заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий организации могут хранить в кассах наличные сверх установленных лимитов в течение трех рабочих дней (или пяти дней на Крайнем Севере).

Следовательно, при истечении этого срока кассир должен сделать следующее:

- в платежной или расчетно-платежной ведомости напротив фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

- составить реестр депонированных сумм;

- в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и расписаться;

- записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № ______».

Бухгалтерия должна проверить отметки, сделанные кассиром в платежных или расчетно-платежных ведомостях, и произвести подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. К нему прикладываются квитанции приходной кассы банка о приеме наличных на расчетный счет.

На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, выдача денег по расчетным или расчетно-платежным ведомостям может производиться не только кассиром, но и другими сотрудниками.

На этих сотрудников должен быть издан приказ руководителя. При этом совместная выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается Порядком ведения кассовых операций.

    

4. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

 

Все приходные и расходные кассовые ордера и документы, заменяющие их, должны иметь регистрационный номер, то есть все первичные кассовые документы подлежат обязательной регистрации.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) заполняется организациями всех форм собственности, осуществляющими прием и выдачу наличных денежных средств. Такой журнал позволяет установить контроль за полученными и израсходованными наличными денежными средствами организации по целевому назначению, контроль за правильностью нумерации кассовых документов, полнотой и своевременностью произведённых кассиром операций.

 

 

 

 

5. Порядок ведения кассовой книги

 

Для учета поступления и выдачи наличных денежных средств в кассе организации применяются кассовую книгу (форма № КО-4).

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге  заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе  на следующее число и передает  в бухгалтерию  в качестве  отчета кассира  второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира прикладываются  все расходные и приходные кассовые документы.

В условиях автоматизированной обработки учётной информации кассовая книга ведётся автоматизированным способом, при котором формируется ведомость «Вкладной лист кассовой книги» с указанием всех обязательных реквизитов, характерных для данного учётного регистра. Одновременно с ней составляется ведомость «отчёт кассира» с прилагаемыми к нему первичными кассовыми документами. Обе ведомости имеют одинаковое содержание и назначение, аналогичное кассовой книге. Нумерация листов кассовой книги в этих ведомостях осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала отчётного года. По истечении месяца в ведомости «Вкладной лист кассовой книги» автоматически печатается общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в конце отчётного периода – общее количество листов кассовой книги за год.

 В целях обеспечения сохранности и удобства пользования ведомости «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) эти ведомости брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, и книга сдаётся в архив на соответствующее хранение.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций контроль за  правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. И он, получив отчет  кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.

Пример ведомостей «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчёт кассира» представлены в Приложении 4 и Приложении 5 соответственно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. УЧЁТ РАСЧЁТОВ С ПОДОТЧЁТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

В практической деятельности предприятия часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными, например, производить закупку на других предприятиях и в системе розничной торговли, оплачивать расходы по командировкам и так далее. В таких ситуациях работнику выдаются деньги под его ответственность (под отчет).

Основные принципы, которые необходимо соблюдать каждой организации  при работе с подотчетными лицами, установлены пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций.

Так, предприятия выдают деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Что касается выдачи наличных под отчет на командировочные расходы, то она производиться в пределах сумм, которые рассчитаны бухгалтерией. Под отчёт выдаются деньги также на канцелярские  и почтовые расходы, услуги связи, приобретение ГСМ, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле.

Выдача денег под отчет осуществляется на основании приказа руководителя. В нем должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки, должны предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами.

Первичными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физического лица и т.д. Для получения товарно-материальных ценностей подотчётное лицо обязано иметь доверенность. Выдача доверенности лицам, не работающим в организации, не допускается. Руководитель может действовать без доверенности, но с печатью.

              Учёт расчётов с подотчётными  лицами ведётся по активно-пассивному  счёту 71. По выданным суммам счёт  дебетуется, по возвращённым расходам счёт кредитуется.

             Пример проводки: Выдан сотрудникам  аванс из кассы

Дебет 71 - Кредит 50;

Оплачены подотчётным лицом общехозяйственные расходы

Дебет 26 - Кредит 71;

Возвращена в кассу неизрасходованная сумма

Дебет 50 - Кредит 71.

При отсутствии первичных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет подотчетных средств, или при наличии документов с обязательными незаполненными реквизитами у бухгалтера нет оснований для отражения операций в учете. Следовательно, эти суммы  организация не имеет права включать в состав затрат по производству и реализации продукции.