Учет и управление материалами

Учет материалов на предприятии ведется параллельно: в бухгалтерии в суммовом выражении и на складах в количественном выражении. В конце отчетного периода оба учета сверяются.

Типовые межотраслевые формы первичной учетной документации содержат следующие формы.

Формы № М-2 и М-2а «Доверенность» применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Форму М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер.

Форма № М-4 «Приходный ордер» применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад.

Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счете, накладной и т.д.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру. Порядок оформления документов по приемке и оприходованию материалов должен быть закреплен в учетной политике организации.

Форма № М-7 «Акт о приемке материалов» применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов.

Форма № М-8 «Лимитно-заборная карта» применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля над соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды.[13]

Форма № М-11 «Требование-накладная» применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Форма № М-15 «Накладная на отпуск материалов на сторону» применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, на основании договоров и других документов.

Форма № М-17 «Карточка учета материалов» применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом).

Форма № М-35 «Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений» применяется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ.

Кроме перечисленных документов, для учета материальных ценностей используются:

-инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3);

-сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19);

-сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения);

-акт о покупке материалов на рынке;

-акт перевода единиц измерения материалов;

-акт заключения о чрезвычайных ситуациях;

-акт на списание материалов.

В расчетах за приобретение организацией материальных ценностей применяются:

-товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т);

-счет-фактура;

-банковские расчетно-платежные документы;

-приходный и расходный кассовый ордер и др.

3.2.2. Сводный учет материалов.

На предприятиях с цеховой структурой управления  сводный  учет  должен  обеспечить  выделение  в  себестоимости  продукции  затрат  отдельных  цехов.  На   предприятиях   с   бесцеховой   структурой управления  сводный  учет затрат на производство должен вестись по видам продукции и заказам в целом по предприятию. Данные сводного учета используются при составлении калькуляции фактической себестоимости продукции.

         Сводный  учет  затрат  на  производство осуществляется на основе  сводных  данных  (табуляграмм,  ведомостей   распределения материалов,  зарплаты  и т.п.),  получаемых в результате обработки первичной документации, оформленной в установленном порядке.

         Учет    затрат   на   производство   осуществляется   безбухгалтерского перечисления стоимости полуфабрикатов  собственного производства  при  передаче  их  из цеха в цех (бесполуфабрикатный  вариант).

          Исключение составляет учет затрат, связанных с добычей сырья в горных    цехах  предприятий,    который    осуществляется    по полуфабрикатному  варианту,  с  перечислением  фактической цеховой себестоимости сырья,  поступившего из горного  в  перерабатывающий цех,  в системе счетов бухгалтерского учета.  Затраты на это сырье

учитываются в перерабатывающем цехе комплексной статьей  "Сырье  и

материалы".

              В  отчетных  калькуляциях  себестоимость   полуфабрикатов  собственного  производства (как при бесполуфабрикатном,  так и при полуфабрикатом вариантах) должна показываться  по  соответствующим статьям   расходов,   а   на   предприятиях   тех   отраслей,  где  перерабатывается сырье собственной добычи,  составляются отдельные калькуляции на это сырье по установленным статьям затрат.

              Затраты  на  производство  включаются   в   себестоимость продукции  того  отчетного  периода,  к  которому  они  относятся, независимо от времени оплаты - предварительной (арендная  плата  и т.п.) или последующей (оплата отпусков рабочих,  вознаграждения за

выслугу лет и др.).   Отдельные виды  затрат  (например,  затраты  на  подготовку  и  освоение производства,  возмещение износа специальных инструментов   и  приспособлений  и  т.п.),  в  отношении  которых  нельзя  точно  установить,  к какому калькуляционному периоду  они  относятся,  а  также   затраты   сезонных   отраслей   включаются  в  затраты  на производство и в калькуляции фактической себестоимости продукции. Непроизводственные расходы  и  потери  от  брака  отражаются в учете и в калькуляции фактической себестоимости продукции в том же    отчетном месяце, в котором они выявлены.  При   выявлении   неправильного   или    несвоевременног  отнесения  затрат  на  себестоимость  продукции  или  выявлении  в   результате инвентаризации недостач (излишков)  сырья,  материалов,

топлива, незавершенного производства и готовой продукции в цехах   на складах предприятия,  а также в случае выявления ошибок в учете

затрат, относящихся к предыдущим периодам, необходимые исправления производятся в себестоимости продукции отчетного месяца.[23]

             Учет    затрат    на   производство   и   калькулирование  себестоимости  продукции  осуществляется  централизованно  главной   бухгалтерией предприятия. На основании данных сводного учета затрат на производство  составляются   калькуляции   фактической   себестоимости,  которые   используются  для  контроля  выполнения  плана  по   себестоимости  отдельных видов продукции и всей товарной продукции.

Отчетные калькуляции  составляются  ежемесячно  на  все   виды  продукции,  изготовленные  предприятием.  При  этом калькулируется  средняя себестоимость единицы каждого вида продукции, выпущенной в

отчетном периоде.  С учетом особенностей производства,  в частности,  с  сезонным

характером    производства,    может   быть   предусмотрена   иная  периодичность составления отчетных калькуляций.  Квартальные и     годовые    калькуляции    исчисляются    как    средневзвешенные из месячных отчетных калькуляций.

3.3.3. Синтетический и аналитический учет материалов

Одним из сложных вопросов в управлении производственными запасами, является получение данных об их движении. Практика бухгалтерского учета выработала различные способы учета материальных ценностей, к ним в первую очередь относится аналитический учет материалов. В своей основе аналитический учет призван обеспечить контроль за движением и сохранностью материалов, как по каждому наименованию, так и по каждому складу и материально ответственному лицу.

Выделяют следующие основные методы организационного построения учета материальных запасов, применяющихся в настоящее время на отечественных предприятиях: количественно-суммовой (параллельный), оперативно-бухгалтерский (сальдовый), механизированный карточный и бескарточная система автоматизированного учета материальных ценностей.

Первый, один из самых ранних методов, это параллельный с помощью группировочных, сортовых и сводных ведомостей, или как его еще называют – бухгалтерский или количественно- сортовой .

Суть его состоит в том, что сортовой учет ведется как в бухгалтерии, так и на складе, с той лишь разницей, что в бухгалтерии учет ведется в количественном и стоимостном выражении, а на складе, только в количественном. По окончании месяца по итоговым данным карточек сортового учета, ведущихся в бухгалтерии, составляют сортовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.

Одним из самых существенных недостатков этого метода, является наличие дублирования, поскольку одни и те же данные фиксируются в карточках сортового учета и в бухгалтерии и на складе.

Применение параллельного учета и метода учета материалов непосредственно в оборотных ведомостях обязательно требуют сверки бухгалтерского и складского учета производственных запасов. Такая проверка является весьма трудоемкой и сложной работой, и на практике зачастую осуществляется лишь при проведении годовой инвентаризации .

При сальдовом методе вообще отказались от составления сортовых оборотных ведомостей, а ведение карточек аналитического учета было возложено на материально ответственных лиц и кладовщиков. При этом методе учета бухгалтерия предприятия открывает и выдает под расписку, в журнале регистраций, заведующему складом или кладовщику, карточки складского учета. Количественные остатки, выведенные в карточках сортового учета, в конце месяца переносятся в сальдовую книгу или в ведомость учета остатков материалов на складе, после чего они таксируются в бухгалтерии, по учетным ценам, а полученный итог, по сумме, затем сопоставляют с данными синтетического учета. При наличии множества отдаленных кладовых, а также когда номенклатура материальных ценностей небольшая, вместо ведомости остатков материалов могут использоваться месячные отчеты о движении производственных запасов по складу, передаваемые в бухгалтерию материально ответственными лицами, вместе с приложенными первичными документами. Таким образом, аналитический учет материальных запасов на складе при сальдовом методе, может быть увязан с их учетом в бухгалтерии, как при помощи ведомости учета остатков материальных ценностей на складе, так и с использованием отчетов материально ответственных лиц о движении ценностей по складу

Недостаток метода в том, что записи на счетах синтетического учета делаются на основе данных первичных документов, а записи на счетах аналитического учета в виде сальдовой книги – на основе данных оперативного учета о количественных остатках, выведенных в карточках складского учета.

Таким образом, при оперативно-бухгалтерском методе учета материалов нарушается один из важнейших принципов ведения бухгалтерского учета: абсолютное соответствие данных синтетического и аналитического учета.

В условиях использования вычислительной техники, появился механизированный (карточный) метод аналитического учета материальных ценностей, который можно охарактеризовать как промежуточный, так как, несмотря на использование вычислительной техники, он основан на использовании карточек складского учета.

Общим недостатком всех перечисленных методов сортового аналитического учета материалов, является их построение по принципу децентрализации материального учета и возложении на материально ответственных лиц функций по ведению карточек складского учета, когда основная задача кладовщиков – контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей, а аналитический учет движения материалов должны осуществлять работники бухгалтерии. При этом весь учет материальных ценностей следует переложить на вычислительные машины и осуществлять его на  основе бескарточной системы учета.

При этой системе, вместо карточек складского учета, на основе данных первичных приходно-расходных документов, с помощью электронных вычислительных машин, составляется оборотная ведомость способом "на печать". В ней полностью получают отражение все данные карточек складского учета, с указанием количества и стоимости, поступивших и отпущенных товарно-материальных ценностей по каждому приходно-расходному документу и итоговые данные о движении материальных ценностей по каждому номенклатурному номеру и складу в целом. Составленная таким образом оборотная ведомость полностью заменяет количественно- стоимостной учет материалов, как на складе, так и в бухгалтерии и в соответствии с требованиями организации аналитического учета полностью обеспечивает надлежащий контроль за движением и сохранностью товарно-материальных ценностей .[9]

При бескарточной системе автоматизированного учета материальных ценностей кладовщики полностью освобождаются от учетной работы и занимаются складскими операциями, вся учетная работа ведется с помощью ЭВМ. Это одно из главных преимуществ бескарточной системы учета материальных ценностей по сравнению со всеми традиционными формами учета.

В ОАО "Фирма Челябинскагропромстрой" применяется оперативно- бухгалтерский (сальдовый) метод. Он заключается в том, что карточки складского учета ведутся только на складе, причем в натуральном выражении, а в конце каждого месяца передаются в бухгалтерию на сверку. Остатки по карточкам сверяются с данными остатков оборотной ведомости на конец отчетного месяца. Сверка остатков – трудоемкая работа и это можно отнести к недостатку этого метода. С другой стороны расхождения в остатках выясняются сразу и незамедлительно принимаются меры по их устранению.