Учет и управление материалами

Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности предприятия материалов. К ним относятся: лимитно-заборные карты, требования, накладные.

Лимитно-заборная карта (ф. № М-8, М-9) выписывается отделом снабжения на одну или несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному коду производственных затрат (заказу). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет планово-производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида оставшихся в цехах на начало месяца. Выписываются карты в двух экземплярах: один -- цеху, другой -- складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте цеха, а представитель получателя -- в лимитно-заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию предприятия. На основании их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

В целях сокращения количества лимитно-заборных карт возможно применение поквартальных карт с отрывными месячными талонами. Если лимитно-заборные карты используются при постоянном, систематическом отпуске материалов, то для оформления однократного их отпуска на хозяйственные и прочие нужды применяется требование (ф. № М-10 и М-11) . Выписывается требование в двух экземплярах цехами, отделами, потребителями материалов: один остается у получателя с распиской материально ответственного лица склада, второй -- у заведующего складом (кладовщика) с распиской получателя.

Всякий сверхлимитный отпуск материалов на производство (возмещение брака, перерасход, перевыполнение производственной программы) или замена материалов оформляются выпиской специального требования с отметкой в нем кода причины и виновника перерасхода. Отпуск в этих случаях допускается только с разрешения директора предприятия, или главного инженера, или лиц, ими уполномоченных.

Накладные (ф. № М-14 и М-15) применяются для учета и оформления отпуска материалов на сторону или хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории. Выписываются они отделом сбыта в трех экземплярах на основании нарядов или договоров. При перевозке автотранспортом материалов, отпущенных на сторону, выписывается товарно-транспортная накладная.

Учет материалов на складах и его связь с учетом материалов в бухгалтерии :

Порядок учета материалов на складах и в бухгалтерии зависит от метода учета материалов. Метод предусматривает порядок и последовательность ведения учета материалов, виды учетных регистров, их количество, взаимосверку показателей.

Наиболее прогрессивным и рациональным методом учета материалов является оперативно бухгалтерский (сальдовый) . Возможны также количественно-суммовой метод и с помощью отчетов материально ответственных лиц.

Основные принципы оперативно-бухгалтерского метода следующие: оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся материально ответственными лицами; систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учета материалов; предоставление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета; осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения, а при наличии ВУ -- также в разрезе номенклатурных номеров; систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым, учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

Оперативно-бухгалтерский метод учета материалов предполагает ведение на складах только количественно-сортового учета движения материалов. Осуществляется он на карточках складского учета материалов (тип. ф. № М-17) . Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом. По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке складского учета материалов. На основании расходных документов (лимитно-заборных карт, требований, накладных) в карточке регистрируется расход материалов.

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета материалов данных об отпуске может производиться и по мере закрытия карт (если они на одну позицию материалов) , но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца. В этом случае лимитные карты в течение месяца хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета. Остаток в карточке выводится после каждой записи. В обязанности кладовщика входит запись учетных цен в документы на приход и расход материалов и номер записи по складской картотеке. В установленные графиком сроки кладовщик составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов (ф. № 18) с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся. Бухгалтер материального отдела принимает от материально ответственного лица документы при реестрах непосредственно на складе, тщательно проверяет правильность отражения основных реквизитов документов в карточках складского учета (номенклатурный номер, количество, остаток) и заверяет проверку своей подписью, после чего карточка приобретает силу бухгалтерского регистра.

Работник бухгалтерии должен также проводить на складах контрольные, выборочные проверки фактического наличия остатков материалов, особенно дефицитных и дорогостоящих. О выявленных нарушениях в работе материально ответственных лиц и по результатам выборочной проверки замечания вносятся в специальный журнал склада и докладываются главному бухгалтеру предприятия.

По состоянию на первое число каждого месяца материально ответственное лицо переносит количественные остатки из карточек в книгу учета остатков материалов (ведомость) ф. № М-20. Эта книга открывается бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца, а второго-третьего числа следующего месяца он возвращает ее в бухгалтерию. В обязанность материально ответственного лица входит контроль за соответствием фактических остатков по номенклатурным номерам, установленным нормам запасов (максимум, минимум) и сообщение об отклонениях отделу снабжения предприятия.

1.3 Управление материалами

Для успешного функционирования производства на предприятии необходимо точное планирование потребности в материалах, оценка и оптимизация запасов, контроль над соблюдением графиков отгрузок продукции клиентам, выстраивание и поддержание долгосрочных и взаимовыгодных отношений с партнерами (поставщиками и дилерами). На крупном современном производстве эти задачи уже не могут решаться «подручными средствами» – необходимо внедрение специализированного программного продукта.

IBS предлагает решение, сосредотачивающее в руках руководителя инструменты контроля и управления всеми ресурсами предприятия. Решение координирует снабжение, производство, сбыт.

Базовая концепция данного решения – интеграция в единый комплекс всех производственно-сбытовых процессов:

«сквозное» планирование материальных потоков;

объединение всех участников производственно-сбытовой инфраструктуры (от поставщиков до дилеров и конечных потребителей);

построение и координация логистических сетей;

совместное с поставщиками планирование, прогнозирование и поддержание уровня складских запасов;

долгосрочное и оперативное планирование производства с учетом планов продаж;

совместное с дилерами планирование продаж и поставок;

планирование транспортных потоков.

В первую очередь, данное решение является мощным инструментом планирования с построением современной адаптивной логистической сети. Возможность осуществления комплексного планирования и прогнозирования дает неоспоримые преимущества предприятию в условиях жесткой конкурентной среды. В комплекс объектов планирования данного решения входят не только материальные ресурсы, но и прочие немаловажные факторы: время, мощностные ресурсы и прочее. Заложенные возможности оптимизации позволяют руководителю находить и принимать более точные управленческие решения.

Решение включает целый ряд важных функциональных компонентов. Компонент «Проектирование логистической цепочки» поддерживает стратегическое и тактическое бизнес-планирование благодаря возможностям моделирования того, какое влияние те или иные изменения рынка, бизнеса или требований клиентов окажут на логистическую сеть компании. «Планирование сбыта и снабжения» обеспечивает полную поддержку всех потребностей тактического и оперативного планирования. «Планирование производства» – компонент, с помощью которого возможность построения долгосрочных и краткосрочных производственных планов поддерживается не только оперативностью и точностью данных, но выбором оптимального решения из нескольких вариантов. «Планирование транспортировки» – решение, которое позволяет значительно сократить затраты на транспортировку  посредством использования оптимальных режимов транспортировки, подбора наиболее подходящих перевозчиков и маршрутов.

Значимой и основной частью решения является система фиксации результата деятельности предприятия, которая обеспечивает максимально эффективную работу благодаря интеграции управления заказами клиентов, транспортировки и процессов складирования, а также связи с внутренними системами управления финансами, производством и закупкой.

Реализация комплексного подхода в управлении материальными ресурсами предприятия позволяет существенно повысить качество обслуживания клиентов: сократить сроки выполнения заказов, предложить наиболее удобный способ доставки продукции, осуществить поставку без задержек, уменьшить количество возвращаемого товара.

2. Анализ экономического и финансового состояния предприятия.

1.2. Анализ экономического состояния предприятия

Анализ ( от греческого analysis - разложение ) - метод научного исследования явлений и процессов, в основе которого лежит изучение составных частей, элементов изучаемой системы [18] .

На современном этапе одной из основных задач является совершенствование управления народным хозяйством в целом и всех его отраслей, а также отдельных предприятий.

Деятельность любой фирмы целенаправленна, то есть предполагается, что будет получен определенный результат, зависящий от ресурсов, находящихся в распоряжение предприятия, степени учета факторов риска, состояния внешней и внутренней среды фирмы , условий во внешней среде В результате влияния множества факторов социально - экономического и политического характера возникают проблемные ситуации, когда полученные результаты отличаются от ожидаемых.

В связи с этим возникает ряд вопросов, решение которых без анализа просто невозможно: причины сложившейся ситуации, выбор среди множества альтернатив, целесообразное использование ресурсов фирмы.

Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что анализ в управлении предприятием имеет очень большое значение и является важным этапом в ходе принятия любого управленческого решения.

Анализ как суть, изучается многими науками. Но анализ экономики, анализ финансово-хозяйственной деятельности и ее конечных результатов - область исключительно экономического анализа. Анализом, в более широком смысле, занимается теория экономического анализа, в профессиональном - экономический анализ финансово-хозяйственной деятельности в соответствующих отраслях.

Экономический анализ тесно связан с планированием.

Нестабильность и неопределенность будущего привела к тому, что планирование от прошлого к будущему, широко практиковавшееся в нашей стране ранее, стало неэффективным. Отсюда стала вполне очевидна невозможность принятия решения без предварительного определения стратегического плана на перспективу.

Стратегическое планирование - это процесс выбора целей его развития, обоснование стратегии их реализации при условии соблюдения социальной миссии предприятия.

Финансовая стратегия - это генеральный план действий по обеспечению предприятия денежными средствами [15].

Количество этапов стратегического планирования, содержание и их последовательность могут быть различными в зависимости от размера предприятия, формы собственности, масштаба деятельности и других факторов. Но анализ является необходимым и обязательным этапом стратегического планирования независимо от вышеперечисленных факторов, что наглядно показано на рис.

Принятие оптимальных управленческих решений превратилось сейчас в важную проблему, решить которую помогает изучение теории принятия управленческого решения. Теория принятия управленческого решения исходит из многовариантности, неопределенности, влияния дополнительных факторов на каждый отдельно взятый вариант.

Выбор наилучшего варианта требует разработки возможных курсов действий и их обоснования путем проведения экономического анализа различных управленческих вариантов [2].

Основные этапы процесса принятия рационального решения:

-Целеполагание,

-Формулировка ограничений,и критериев для принятия решения

-Формулировка альтернатив             

-Оценка и анализ альтернатив

-Окончательный выбор

-Принятие решения

Свободная рыночная экономика, организация и управление невозможны без использования маркетинговых принципов, без разработки тщательно обоснованной программы маркетинга.

Маркетинговые программы и контроль за их выполнением невозможны без анализа влияния на экономику предприятия внешней и внутренней Среды, анализа состояния рынка, анализа конкурентной обстановки, анализа рыночных цен и формирования собственной ценовой тактики, анализа конечных финансовых результатов .