Учет движения материалов

Учет материально-производственных запасов отражается по фактической  себестоимости, и списываются соответственно по каждой единице. Списание товаров  происходит ежемесячно суммарным способом.

Методы учета доходов. Для упрощенной системы налогообложения  признание доходов происходит кассовым методом.

Учет кредитов и займов. Проценты по кредитам и займам списываются  на расходы предприятия в том  отчетном периоде, в котором они  были произведены.

Чистая прибыль распределяется и используется в соответствии с  учредительными документами.

Подотчетные лица, отчитываются в течение 3 рабочих дней, следующих за месяцем, в котором были выданы деньги под авансовый отчет. В исключительных случаях, подотчетные лица могут использовать личные денежные средства, на покупку товара.

2.2 Документальное оформление и синтетический учет материалов.

Первичные документы по поступлению  и расходу производственных запасов  играют важную роль в организации  материального учета, так как  являются его основой. Непосредственно  по первичным документам осуществляется предварительный, текущий и последующий  контроль за движением, сохранностью и  рациональным использованием материальных ресурсов. Вид и форма поступающих  документов зависит от условий договора и условий поставки. Кроме того, от условий договора часто зависит  и состав транспортно-заготовительных  расходов (далее ТЗР).

В ООО "Жилстрой" учет материалов компьютеризирован. Осуществляется с помощью программы 1С: Бухгалтерия, версия 7.7. Материалы в ООО "Жилстрой" поступают, в основном, от местных и иногородних поставщиков (за безналичный расчет) и от подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета.

Материалы на склад ООО "Жилстрой" от местных и иногородних поставщиков обычно доставляет экспедитор, либо сотрудник отдела снабжения. Если груз прибыл от транспортных организаций (например, железная дорога), то экспедитор особое внимание должен уделять состоянию тары, пломб, а в случае их повреждения требовать проверки сдачи груза. Если материалы доставляются со склада поставщика автотранспортом покупателя, то экспедитору ООО "Жилстрой" выписывается доверенность на получение материалов от конкретного поставщика. С этой доверенностью он едет на склад поставщика и получает груз. Работники организации поставщика делают отметки на доверенности экспедитора ООО "Жилстрой", проставляют номер счета-фактуры и дату получения на отрывном талоне доверенности, дают ему сопроводительные документы (товарно-транспортные накладные, платежные поручения и так далее), а счета-фактуры присылают в бухгалтерию по почте.

Экспедитор сдает полученные им материалы на склад материально-ответственному лицу (кладовщику). При приемке у  экспедитора материалов кладовщик  проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших  материалов документам поставщика. Одни их них отражают количество отправленного  груза (накладные), другие – качество (сертификаты, удостоверения, технические  паспорта). При полном соответствии количества фактически поступивших  материалов документам поставщика материально-ответственное  лицо выписывает приходный ордер  формы № М-4. Если расхождений ни в количестве, ни в качестве прибывшего груза с документами поставщика нет, то на документах поставщика проставляется и заполняется специальный штамп с основными реквизитами приходного ордера. В ООО "Жилстрой" материально-ответственное лицо просто ставит свою подпись.

Кладовщик ООО "Жилстрой" в день поступления материалов приходует их на карточку складского учета материалов. На складе организации карточки ведутся только по количеству, а в бухгалтерии – по количеству и сумме. Каждый день кладовщик передает в бухгалтерию реестр на поступившие материалы. Бухгалтерия должна разнести всю информацию в компьютерную программу 1С: Бухгалтерия. Так как отдел снабжения ответственно относится к выполнению своих обязанностей, то коммерческие связи с поставщиками налажены хорошо. И документы, подтверждающие приход материалов (счета-фактуры) поступают своевременно или же работники отдела снабжения едут за ними сами.

Для синтетического учета  материалов предназначен счет 10 "Материалы". Счет 10 "Материалы" предназначен для обобщения информации о наличии  и движении сырья, материалов, топлива, запасных частей инвентаря и хозяйственных  принадлежностей, тары и тому подобных ценностей организации (в том  числе находящихся в пути и  переработке). Оприходование материалов отражается записью по дебету счета 10 "Материалы" и кредиту счетов 60 "Расчеты с поставщиками и  подрядчиками", 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и так далее  в зависимости от того, откуда поступили  те или иные ценности, и от характера  расходов по заготовке и доставке материалов в организацию. При этом материалы принимаются к бухгалтерскому учету независимо от того, когда  они поступили — до или после  получения расчетных документов поставщика.

Если материалы поступают  в ООО "Жилстрой" путем закупок через подотчетных лиц за наличный расчет, то для этого работник отдела снабжения должен составить заявку на те материалы, которые необходимо приобрести, указать для каких целей это необходимо, обосновать производственную необходимость и указать приблизительную сумму закупки. Эту заявку он должен подписать у руководителя организации. После этого он идет к кассиру, где ему выписывается расходный кассовый ордер (далее РКО) на сумму, указанную в заявке. РКО подписывается руководителем и главным бухгалтером организации, затем самим подотчетным лицом. После этого кассир из кассы выдает необходимую денежную сумму, указывая в РКО корреспондирующий счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". За эту сумму работник отдела снабжения должен отчитаться в трехдневный срок, составив авансовый отчет.

Внутренне перемещение материалов происходит автоматически (бухгалтер  в компьютере, в документе авансового отчета ставит счета материально-ответственных  лиц, которые можно увидеть открыв этот документ в программе 1С: Бухгалтерия), таким образом происходит списание денежных средств с материально-ответственного лица и оприходование материалов на соответствующих лиц.

2.3 Документальное оформление  и учет выбытия материалов.

Производственные запасы отпускают со склада организации  на производственное потребление, хозяйственные  нужды, на сторону, для переработки  и в порядке продажи излишних и неликвидных запасов.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного  документального его оформления организации осуществляют соответствующие  организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, является их нормирование и отпуск на установленных лимитов. Лимиты рассчитываются службой менеджеров на основе данных об объеме выпуска  продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

Все службы организации должны иметь список должностных лиц, которым  предоставлено право подписывать  документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешения на вывоз из организации  материалов. Отпускаемые материалы  должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Порядок документального  оформления отпуска материалов зависит  прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности  отпуска материалов.

В ООО "Жилстрой" материалы отпускаются со склада организации на ремонтные объекты, а оттуда на производственное потребление. Материалы отпускаются в соответствии с распорядком работы склада на основании приказа.

Отпуск материалов со склада на ремонтные площадки рассматривается как внутреннее перемещение и списывается со склада материально-ответственного лица по материальным отчетам.

За ремонтный объект отвечает непосредственно старший мастер. В конце отчетного периода (месяц) старший мастер (далее мастер) составляет Акт выполненных работ, который подписывается двумя сторонами: заказчиком и исполнителем. После подписания акта выполненных работ, мастер составляет реестр расхода материальных ресурсов, где в количественном выражении рассчитываются материалы, списанные на строительство данного объекта.

Работники производственно-технического отдела ООО "Жилстрой" в течение отчетного месяца посещают строительные участки, делают замеры производимых на них строительно-монтажных работ.

Составив реестр расхода  материальных ресурсов по данному объекту  мастер должен подписать его в  производственно-техническом отделе (далее ПТО). Работники ПТО проверяют  нормы списания материалов согласно действующим расценкам, делают (если необходимо) различные исправления  и дополнения. Затем ставят на реестре  расхода материальных ресурсов подпись  и передают в бухгалтерию для  списания материалов в производство.

Бухгалтер разносит этот материально-производственный отчет в программу 1С: Бухгалтерия. Для упрощения работы бухгалтера в программе запрограммирован специальный  документ о списании материалов в  производство. На основании программы  рассчитывается цена материалов на дату списания (в ООО "Жилстрой" учет материалов ведется по средним ценам) и автоматически рассчитывается остаток материалов (количество) перед списанием и после по счету 10-8 (9) "Строительные материалы", "Инвентарь и хозяйственные принадлежности". При этом составляются проводки:

Д-т сч. 20 "Основное производство" К-т сч. 10-8 (9) "Строительные материалы", "Инвентарь и хозяйственные  принадлежности" – (списывается  количество умноженное на среднюю стоимость (цену) данного материала, и так  по каждому наименованию). Формируется  карточка счета 10 "Материалы".

Мастера списывают спецодежду, пришедшую в негодность по актам  списания по истечению срока на основании Приказа. На счет 20 "Основное производство" списываются нормы материалов, израсходованных в пределах сметно-элементных норм. Если на ремонтном объекте произошел перерасход материалов, то мастер обязан составить технический акт на то количество материалов, по которым произошел перерасход, указать причину появления перерасхода. Затем создается комиссия во главе с главным инженером, которая рассматривает правдоподобность составленного мастером технического акта о перерасходе материальных ресурсов и если все соответствует действительности, то главный инженер и члены комиссии (работники ПТО, бухгалтерии и так далее) ставят свои подписи и технический акт передается в бухгалтерию для последующей обработки.

В ООО "Жилстрой" расход материалов на строительство объектов укладывается в элементно-сметные нормы. Списания расхода материалов сверх норм, в основном, не бывает.

Таким образом, вся сумма  израсходованных и списанных  материалов в конце отчетного  периода собирается по дебету счета 20 «Основное производство» и кредиту счета 10-8 (9) «Строительные материалы», «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

2.4 Порядок проведения  и отражения в учете результатов  инвентаризации.

Для достижения достоверности  данных бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности организация обязана  проводить инвентаризацию в ходе которой проверяют фактическое  наличие, состояние и оценку материалов в натуральном и стоимостном  выражении. Проверка фактического наличия  материалов производится путем пересчета, перевешивания, перемеривания. Не допускается  вносить в опись данные об остатках ценностей со слов материально-ответственных  лиц или по данным учета без  проверки их фактического наличия.

Инвентаризация проводится в соответствии с порядком установленном  на предприятии и в обязательных случаях:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально-ответственных лиц;

- при выявлении хищения, порчи, в случае чрезвычайных ситуаций;

- при ликвидации или реорганизации предприятия.

Организует и руководит  инвентаризацией руководитель, его  заместитель или главный бухгалтер. Проводит ее постоянно действующая  инвентаризационная комиссия (учитывая большой объем работ на предприятии  может быть несколько комиссий), назначенная руководителем, о чем  издается распорядительный документ (приказ, распоряжение и так далее). В ее состав включаются представители администрации, бухгалтерии, другие специалисты (юристы, техники, инженеры и так далее), представители службы внутреннего аудита, независимые аудиторы. Инвентаризация проводится в присутствии материально-ответственного лица и всех членов комиссии, если хотя бы один из них отсутствует, результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными.

Бухгалтер к моменту инвентаризации составляет инвентаризационную опись  материалов по складам или объектам. Также в ходе инвентаризации проверяется и наличие оборудования, которому присваивается инвентарные номера. Все материальные ценности должны быть оприходованы к этому моменту, складские операции не проводятся. Кладовщик дает расписку о том, что все материалы оприходованы и неоприходованных ценностей нет. При хранении материалов в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (опломбировывается). Материалы, поступающие во время проведения инвентаризации принимаются в присутствии членов комиссии и заносятся в отдельную опись "Товарные ценности, поступившие во время инвентаризации" с указанием даты поступления, номера приходного документа, наименования товара, количества, цены, суммы и приходуются после инвентаризации. При длительном проведении инвентаризации, только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера в присутствии членов комиссии могут отпускаться материалы. Они заносятся а отдельную опись "Материалы, отпущенные во время проведения инвентаризации". По данным заполняется инвентаризационная опись по каждому наименованию с указанием вида, группы, количества и других данных.