Учет денежных средств в кассе

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, угорая (без горизонтальных линеек) заполняется с лицевой и обратной стороны через копировальную бумагу и как отчет кассира является отрывной частью листа. Первые и вторые отрывные экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

До начала записи приходных  и расходных кассовых ордеров  в кассовой книге указывается  остаток денег на начало дня. В  конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день и выводит  остаток денег на конец дня. Вторые экземпляры листов кассовой книги являются отрывными и служат отчетом кассира (Приложение 8), который сдается в бухгалтерию вместе с приложенными к нему первичными кассовыми документами.

Если на предприятии  совершается ежедневно немного  кассовых операций, то кассовые отчеты могут составляться 1 раз в 3-5 дней. Принятые от кассира отчеты и документы проверяются работниками бухгалтерии, а контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер. При обнаружении выдачи денег из кассы, не подтвержденных распиской получателя в расходном кассовом ордере, эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. При этом выписывается расходный кассовый ордер на имя кассира. Если сумма наличных денег не оправдана приходным кассовым ордером, то они считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации путем выписки приходного кассового ордера.

2.2 Учет движения наличности  в кассе в национальной валюте

 

Бухгалтерская служба ТОО  «ТАиС» осуществляет учет по Рабочему плану счетов, разработанному в соответствии с МСФО и согласно инструкции по разработке Рабочего плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной приказом Министра финансов Республики Казахстан от 22.12.2005 г. №426.

В Рабочем плане счетов для учета денежных средств предназначен подраздел 1000 «Денежные средства», который включает следующие группы счетов: 1010-1070. [7,с.9]

Счета по учету денег  являются счетами по учету активов, поэтому сальдо по дебету счета означает наличие денег в сумме, равной сумме сальдо счета. Увеличение или оборот по дебету счета означает приход или увеличение денег в организации. Соответственно, оборот по кредиту означает уменьшение денег. Увеличение сумм денег может происходить от получения выручки от реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг. Уменьшение — расход денег на приобретение запасов, сырья, основных средств и другие операционные или инвестиционные цели.

Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один – два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

Группа счетов 1010 «Денежные  средства в кассе в тенге» предназначена  для обобщения информации о наличии  и движении денег в национальной валюте в кассе организации.

Учет операций по кассе ведется  в машинограмме или других учетных регистрах, которые ведутся по дебету и кредиту счета 1010 «Денежные средства в кассе в тенге». [18, с.45]

Записи  в регистры производятся по мере поступления  в бухгалтерию предприятия ТОО  «ТАиС» отчетов кассира. При записи суммы с одинаковой корреспонденцией счетов объединяются. На конец месяца в регистрах выводится остаток на первое число следующего за отчетным месяца, который должен соответствовать остатку по отчету кассира и в Главной книге по счетам группы счетов 1010 «Денежные средства в кассе в тенге».

Сальдо счета 1010 «Денежные средства в кассе в тенге» указывает  на наличие суммы свободных денег  в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие  наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными. Кассовые операции записываются по кредиту счетов и отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1.

Выписанные  кассовые ордера или заменяющие их документы регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, который открывается отдельно на приходные и расходные кассовые документы. В нем указывают: дату и номер приходного и расходного ордера, целевое назначение поступивших или израсходованных денег (на выплату заработной платы, премий, стипендий, командировочных и других расходов). Если данные о целевом назначении денежных средств получают в виде машинограмм, регистрация кассовых документов может вестись в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, в котором указывают только дату, номер документа и сумму.

Журнал регистрации приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Журнал ведется в течение года.

Рассмотрим ряд примеров по поступлению  и выбытию наличных денежных средств в ТОО «ТАиС».

В кассу предприятия ТОО «ТАиС» 10 марта 2006 года по чеку получены денежные средства с расчетного счета в банке для выдачи заработной платы 61100 тенге.

Бухгалтером ТОО «ТАиС» на этом основании был выписан  приходный кассовый ордер. Физическому  лицу, внесшему деньги в кассу, кассир выдает квитанцию о приеме денег (отрывная часть ордера), которую подписывает главный бухгалтер и сам кассир.

Данная операция была отражена на счетах следующей корреспонденцией счетов:

Дебет счета 1010 «Денежные средства в кассе в тенге» - 61100 тенге;

Кредит счета 1040 «Денежные средства на текущих банковских счетах в тенге» - 61100 тенге.

Выдачу денег  из кассы оформляют расходным  кассовым ордером. Работнику предприятия, которому необходимо получить деньги из кассы в подотчет, сначала в  расчетном отделе бухгалтер выписывает расходный ордер. После всех проделанных операций кассир выдает деньги в соответствии с "Порядком ведения кассовых операций".

10 марта кассиром предприятия была  выдана заработная плата работнику  ТОО «ТАиС» по расходному ордеру.

На общую  сумму выданной заработной платы  была сделана следующая запись на счетах бухгалтерского учета:

Дебет счета 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда» - 50930 тенге 60 тиын;

Кредит счета 1010 «Денежные средства в кассе в тенге» - 50930 тенге 60 тиын.

Кассиром были сделаны  соответствующие записи в кассовой книге и составлен отчет кассира.

Кредитовые обороты  по счетам группы счетов 1010 «Денежные  средства в кассе в тенге» отражают в журнале-ордере №1, а дебетовые  – в ведомости к нему на основании кассовых отчетов.

2.3 Учет движения наличности в кассе в иностранной валюте

 

Валюта - национальная денежная операция любой страны. Иностранная валюта – это валюта, отличная от валюты отчетности предприятия, т.е., тенге, используемого при составлении финансовых отчетов. Валютные операции - это операции, связанные с переходом права собственности и других прав на валютные ценности (под валютными ценностям понимают иностранную валюту, ценные бумаги в иностранной валюте, драгоценные металлы и природные драгоценные камни). в Связи с темой курсовой работы рассмотрим операции с движением иностранной валюты в кассе.

Юридические лица-резиденты могут  осуществлять расчеты по валютным операциям  в наличном порядке только с нерезидентами  Республики Казахстан и для выполнения обязательств по полученным банковским кредитам в иностранной валюте.

Под операциями и учетом наличной иностранной валюты необходимо подразумевать  операции по ее получению и оприходованию  в кассу предприятия, выдаче из кассы, бухгалтерский и налоговый учет наличной иностранной валюты в кассе.

Учет наличной иностранной валюты производится на счете 1020 «Денежные  средства в кассе в валюте»  в соответствии с СБУ 9 «Учет операций в иностранной валюте» и МСФО 21 «Влияние изменения валютных курсов». Следует иметь в виду, что по каждому виду валюты необходимо вести отдельную кассовую книгу, в которой совершенные операции будут отражаться в иностранной валюте.

Записи в бухгалтерском учете  по операциям в иностранной валюте должны отражаться на счетах бухгалтерского учета в валюте Республики Казахстан, пересчитанной по рыночному курсу (в соответствии с котировками валют фондовой биржи на 11 часов алматинского времени) или курсу, установленному Национальным банком Республики Казахстан (по валютам, не участвующим в торгах на фондовом рынке на 15 часов алматинского времени) на дату совершения операции.

Сгруппированные суммы по приходу  и расходу денег в кассе  в иностранной валюте в разрезе  корреспондирующих счетов из кассовых отчетов ежедневно или один раз  в 3-5 дней заносятся в журнал-ордер №1 (расход) или ведомость №1 (приход) на основании отчетов кассира. В конце месяца итоговые данные переносятся в Главную книгу.

При приеме от клиента платежных  документов в иностранной валюте кассир проверяет их подлинность  и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и действительность указания реквизитов документов. При отсутствии у кассира соответствующих образцов чеков и контрольных материалов такие чеки к оплате не принимаются.

С валютного счета в кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Поврежденные денежные знаки, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности кассиром не принимается.

Регистрация фальшивых денежных знаков, а также вызывающих сомнение в их подлинности осуществляется путем записи их в отдельный реестр. Такие валютные ценности возвращают в банк с пометкой "Фальшивая" или "Вызывающая сомнение".

При возвращении в кассу неиспользованных подотчетных сумм в иностранной валюте сдача выдается в валюте платежа. С согласия покупателей сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в тенге запрещается.

Для учета валютных кассовых операций бухгалтерией предприятия открывается  счет 1020 «Денежные средства в кассе в валюте».

При поступлении валюты дебетуют счет 1020 «Денежные средства в кассе  в валюте» и кредитуют следующие  счета:

1050 «Денежные средства на текущих  банковских счетах в валюте»  - при поступлении валюты с  валютного счета;

1210 “Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков” - на суммы валютной выручки, полученной в кассу;

6250 “Доходы от курсовой разницы” - на суммы курсовых разниц  при падении курса тенге по  отношению к соответствующим  иностранным валютам;

1250 “Краткосрочная дебиторская задолженность работников” - на суммы валюты, сданные подотчетными лицами в кассу.

При выдаче валюты из валютной кассы  кредитуют счет 1020 «Денежные средства в кассе в валюте» и дебетуют следующие счета:

1250 “Краткосрочная дебиторская задолженность работников” - на суммы иностранной валюты, выданные под отчет;

1050 «Денежные средства на текущих  банковских счетах в валюте»  - суммы валюты, сданные на валютный  счет;

7430 “Расходы по курсовой разнице” - на суммы курсовых разниц, образовавшихся в результате повышения курса тенге по отношению к соответствующим валютам.

Таким образом, учет в валютной кассе  ведется аналогично операциям в  тенговой кассе предприятия, с той  лишь разницей, что в приходных, расходных  кассовых ордерах и кассовой книге указывается суммы средств в иностранных валютах и в тенговом эквиваленте. Для валютной кассы открыта отдельная кассовая книга.

На предприятии ТОО «ТАиС» не имеется валютной кассы. Все расчеты  наличными денежными средствами осуществляются в национальной валюте и соответственно отражаются в учете на счете 1010 «Денежные средства в кассе в тенге».

2.4 Система внутреннего контроля за движением денежных средств

 

Установление внутреннего контроля в организациях находится в сфере  интересов самих предпринимателей, государством эта часть деятельности предприятий не контролируется и не регулируется. Налоговые органы, например, сохранность товаров или денег организации интересует только с позиции уплаты налога на полученный доход лицом, изъявшим эти средства из оборота предприятия в личное пользование.

На предприятии ТОО «ТАиС» руководитель и главный бухгалтер не в состоянии  контролировать движение денег, потому, что за день могут совершаться  десятки, а то и сотни операций. Поэтому в организации была создана  служба внутреннего контроля.

Движение денег, связанных с  их получением и выдачей, требует  правильного оформления документов, по которым осуществлялись такие  операции. Все кассовые приходные  и расходные ордера и другие денежные документы должны заполняться четко, без исправлений. Приложения, по которым осуществлялись кассовые операции, должны погашаться штампами «получено» или «оплачено» с указанием даты и подписью. Связано это с предупреждением использования документов повторно, с целью списания денег вторично по одному и тому же документу, с выпиской нового расходного ордера.

Например, выдача заработной платы  осуществляется по платежной ведомости, которая должна заверяться бухгалтером  и утверждаться руководителем. Как  правило, такое происходит редко. На выданную заработную плату оформляется общий расходный ордер, который подписывают руководитель и бухгалтер, в то время как платежная ведомость с подписями получателей денег остается у кассира, не подписанная руководством. Случается, что на платежной ведомости не указывается и дата выдачи. Для избежания повторного использования ведомости необходимо полное оформление расчетных документов. Зачастую бухгалтерами или кассирами погашаются кассовые ордера, тогда как следует погашать именно приложения (платежные ведомости, расчеты, заявления и т.п.). Ведение кассовых операций предусматривает наличие и заполнение журнала регистрации приходных и расходных ордеров и кассовой книги, которая должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью предприятия и подписями ответственных лиц. В последнее время, в связи с компьютеризацией учета, отдельные требования по оформлению кассовых операций не выполняются, хотя ведение кассовой книги и отчета кассира допускается и в виде машинограммы.