Стан та напрямки удосконалення обліку готівкових грошових коштів на підприємстві

Каса  – це спеціально обладнане та ізольоване приміщення ,або місце призначено для приймання, видачі, тимчасового зберігання готівки. Керівник підприємства зобов’язаний обладнати касу та забезпечити зберігання грошей у приміщенні каси, а також у разі доставки їх з установи банку та здавання в установу банку.

    Приміщення  каси має бути ізольовано, а двері до каси під час здійснення операцій – замкнуті з внутрішнього боку . Доступ до приміщення  каси стороннім особам заборонено.

    Уся готівка на господарстві Зберігається у вогнетривкій металевій шафі, яка після закінчення роботи каси замикається ключем і опечатується сургучевою печаткою касира. Ключі від шафи та печатки зберігаються у касира , якому заборонено їх передавати стороннім особам або виготовлення дублікатів. Зберігання у касі готівки та інших цінностей , що не належать ФГ « Рідний край » , забороняється.

    Перед відкриттям приміщення каси та металевої шафи касир зобов’язаний оглянути схоронність  замків , дверей, віконних грат та печаток , переконатися у справності сигналізації. У разі пошкодження чи зняття печатки , поломки замків, дверей або грат касир зобов’язаний негайно доповісти про це керівнику підприємства , який повідомляє про це органи внутрішніх справ і вживає заходів щодо охорони каси до прибуття міліції.

    У такому випадку, головний бухгалтер  та касир підприємства , після одержання  дозволу органу внутрішніх справ , проводять перевірку наявності коштів та цінностей, що є у касі. Наслідки перевірки документують в акті, який складається у чотирьох примірниках та підписуються усіма особами, які брали участь у перевірці. Перший примірник акта передається в органи внутрішніх справ, другий – надсилається до страхової компанії ( якщо така є ), третій - до вище стоячої організації ( якщо така є ), а четвертий – залишається на підприємстві.

    Згідно  з чинним законодавством касир, підписавши договір про повну матеріальну відповідальність, несе повну матеріальну відповідальність  за збереження всіх прийнятих ним цінностей.

    У випадку раптової відсутності касира на роботі (з причини хвороби тощо) цінності, що знаходяться у нього під звітом, негайно перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника і головного бухгалтера підприємства або у присутності комісії, призначеної керівництвом підприємства, про що складається відповідний акт.

    Підприємства  можуть мати у касі готівку тільки в межах лімітів залишку.

      Ліміт залишку готівки – це гранична сума грошових коштів, яка може знаходитись в касі підприємства на кінець дня.

    Всю готівку понад суми встановлених лімітів підприємства повинні здавати  для зарахування на поточний рахунок  у порядку та в строки, встановлені  і узгоджені з установою банку, в якому відкритий поточний рахунок.

    Ліміт залишку готівки в касі для  кожного підприємства встановлюється банками з урахуванням режиму і специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, встановлених строків і порядку здавання касової виручки.

    Понадлімітні  залишки готівки в касі підприємства визначаються прямим розрахунком за кожен робочий день шляхом порівняння залишку готівки в касі суб’єкта господарювання на кінець дня з встановленим йому (або самостійно визначеним) обслуговуючою установою банку лімітом залишку готівки в касі, незалежно від того, здійснювались в цей день касові операції (надходження і витрачання готівки) чи ні.

    У випадку, якщо підприємству ліміт залишку  готівки в касі не встановлений, вся наявна в його касі на кінець дня готівка вважається понадлімітною.

    Готівка видана в підзвіт, але з об’єктивних причин не витрачена (частково або в повній сумі), має бути повернена до каси підприємства одночасно з авансовим звітом не пізніше наступного робочого дня після її видачі (за відрядженнями – не пізніше 3-х робочих днів після повернення з відрядження, на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини і металобрухту – не пізніше 10-ти робочих днів з дня видачі її в підзвіт).

     ФГ  « Рідний край » має поточні  рахунки в Ощадбанку, який знаходиться  у районому центрі, тому воно зберігає свої кошти у цьому банку. 
 

Таблиця 4

Зведений  графік руху документів з обліку грошових коштів. 

     Виходячи  з даної таблиці видно, що надходження  документів з обліку грошових коштів проходить щодня у визначений час до бухгалтерії господарства. 
 
 
 
 
 

Таблиця 5

Графік  надходження до бухгалтерії первинних документів з обліку грошових коштів.

    Згідно  графіку надходження первинних  документів з обліку грошових коштів до бухгалтерії ФГ «Рідний край»  подання цих документів відбувається касиром щодня та перевіряються  одразу при прийманні. 

2.3. Ревізія каси і контроль за дотриманням касової дисципліни.

    Контроль  за дотриманням касової дисципліни поділяється на внутрішній та зовнішній.

    Внутрішній  контроль здійснюється спеціальною  інвентиразиційною комісією, призначеною  наказом керівника. Ревізія каси передбачається інвентаризацією наявності грошових коштів та інших цінностей, які є у касі ФГ «Рідний край».Інвентаризація проводиться за обов’язкової участі касира

При перевірці (ревізії) каси у господарстві потрібно керуватися «Положенням про ведення  касових операцій у національній валюті України», затвердженим постановою Національного Банку України від 19.02.2001 р. №72.

    Перед інвентаризацією касир зобов’язаний скласти звіт з документами за поточний день і дати розписку, у  якій вказано, що гроші , які надійшли у касу ФГ «Рідний край» , оприбутковані  і відповідно відображенні як у прибуткових , так і у видаткових касових ордерах, а всі наявні документи представленні інвентаризаційній комісій. Даний звіт подається в бухгалтерію.

    Наступним кроком є перерахунок готівки. Його спочатку проводить касир, а потім  член інвентаризаційної комісії. Під час ревізії у касі можуть знаходитися відомості на зарплату, виплата по яких не закінчена (3 дні). В  такому випадку перевіряючи перераховує фактично виплачені суми і в акті ревізій їх відмічає окремими рядками.

    Визначена під час інвентаризації сума грошових коштів та грошових документів відображається в спеціальному документі форми № -інв-15 «Акт інвентаризації грошових коштів». У цій формі вказується результат інвентаризації: недостача ( списується на матеріально відповідальну особу ) або надлишок (зараховується у дохід підприємства). На кожен випадок відхилення касир зобов’язаний дати пояснення про його причин.

    Перевірки касової дисципліни здійснюються також зовнішніми контролюючим органами,  до яких належать: Державна податкова адміністрація України, Державна контрольно-ревізійна служба України, Міністерство внутрішніх справ та фінансові органи.

    Особливу  увагу при перевірці звертають  на перевірку цільового використання готівкових коштів у значних розмірах, знятих підприємством.

    Контролюючі органи  здійснюють інвентаризацію готівкових коштів підприємства, результати якої відображають в Акті, який складається  у трьох примірниках. Один примірник акта передається до бухгалтерії ФГ «Рідний край», другий – до перевіряючої  організації, а третій скеровує до відповідної податкової служби.

    При перевірці з’ясовується як підприємство дотримується ліміту каси. Для цього  порівнюються записи про фактичні залишки  готівки в касі за касовою книгою з установленим банком лімітом каси для  господарства за кожний день незалежно від того, здійснювалися в цей день касові обороти чи ні. Якщо в період, що перевіряється, виявлено перевищення ліміту каси, то визначають протягом якого часу (у днях), і які понадлімітні суми не здавалися в установленні строки до банку , і з якої причини , а також загальна сума понадлімітних залишків.

    За  потреби поглибленої перевірки  повного оприбуткування в касу готівкових коштів одержаних з різних джерел, можуть аналізуватися також обороти за дебетом рахунка 30 «Каса» порівняно з оборотом за кредитом кореспондуючого рахунка з подальшим порівнянням їх із відповідними записами в касовій книзі та даними документа , які підтверджують фактичне одержанне підприємством певних сум готівки у відповідні строки.

    При перевірці цільового витрачання готівкових коштів, одержаних ФГ «Рідний край» в установі банку, використовують банківські виписки , касові книги, звіти касира, видаткові касові ордери, книга обліку придбанх товарів (робіт, послуг), атакож документи, що підтверджують факт витрачання готівкових коштів за призначенням.Також можуть використовуватися товарні та касові чеки, розрахункові квитанції, їнші розрахункові документи, також акти про закупівлю товарів, платіжні відомості, рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, договори купівлі-продажу, авансові звіти підзвітних осіб тощо. Перевірці підлягають обороти за кредитом рахунка 30 «Каса».

    За  порушення норм по регулюванню обігу  готівки у ФГ «Рідний край»  згідно Наказу Президента України»Про  застосування штрафних санкцій  за порушення норм з регулювання обігу грошей (готівки)» від 12.06. 1995 р. передбачені наступні фінансові санкції у вигляді штрафу:

• За перевищення встановленого ліміту залишку у касі – у двократному розмірі суми , виявленої понад лімітної готівки за кожний день;
• За не оприбуткування (неповне та/або не своєчасне оприбуткування) у касах готівки у п’ятикратному розмірі не оприбуткованої суми;
• За перевищення встановлених строків використання строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів – у розрізі 25 % виданих під звіт суми:
• За проведення готівкових  розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа , який би підтверджував сплату покупцем готівкових коштів – у розмірі сплачених коштів;
• За витрачання готівки з виручки, від реалізації продукції (робіт, послуг), на виплату заробітної плати – у розмірі здійснених виплат ;
• Використання одержаних з банку коштів не за цільовим призначенням – у розмірі виплаченої готівки.

     Штрафні санкції за порушення правил обігу готівки має право накладати податкова служба.