Совершенствование учета расчетов с дебиторами и кредиторами

Часто договора заключаются  на условиях предварительной оплаты услуг. Такая форма расчетов наиболее надежно обеспечивает исполнение обязательства  по оплате, поскольку денежные средства поступают до момента оказания услуг  и не требуют никаких связанных  с расчетами расходов со стороны  предприятия.

Все договора служат средством  контроля за соблюдением условий, сроков, качества оказания услуг и своевременностью расчетов с покупателями . Контроль за выполнением договоров возложен на отдел маркетинга предприятия , где  ведется оперативный учет отгрузки и выполнения договоров оказания услуг. В соответствии с договорами, отдел сбыта предприятия формирует  накладные на оказания услуг.

Условие о расчетах в договоре является одним из наиболее значимых. Самое большое количество претензий  и исков предъявленных в связи  с неисполнением обязательств по договорам связано с ненадлежащим исполнением или неисполнением  именно условий по расчетам за услуги. Выбор формы расчетов когда предприятие  выступает в качестве Поставщика, зависит от степени риска неисполнения Покупателем обязательства по оплате, расходов Поставщика по осуществлению расчетов. Этот выбор также определяется соотношением во времени оказания услуг и оплаты за них. Наиболее выгодным и простым для любого Поставщика является условие о расчетах в виде полной предварительной оплаты. В условиях всеобщего дефицита свободных денежных средств и, как правило, при наличии у покупателей своей кредиторской задолженности поставщику часто приходится соглашаться на чрезвычайно невыгодные для него условия расчетов в договоре: поставка на условиях последующей оплаты, или, как говорят, «на условиях реализации».

Для получения возможности  работы на условиях отсрочки платежа  необходимо предоставить в компанию  следующие документы:

1. Договор на поставку (текст договора содержит пункты о работе с отсрочкой платежа)
2. Копия страницы устава или учредительного договора, где указано наименование компании, имеются подписи учредителей, стоит печать организации
3. Копия свидетельства о внесении записи в Единый Государственный реестр юридических лиц (ОГРН)
4. Копия свидетельства о постановке на налоговый учет
5. Копия паспорта руководителя (страница с Ф.И.О., фотографией и местом выдачи паспорта, а также страница с пропиской)
6. Копии доверенностей для лиц, подписывающих договор, счета фактуры и т.д.
7. Все копии документов заверяются печатью организации и подписью руководителя с обязательным указанием должности и Ф.И.О. заверяющего (по согласованию копии заверяются  нотариально)
8. Копию Балансового отчета за предыдущий год с отметкой налогового органа (по согласованию)
9. Информационное письмо из банка о наличии расчетных счетов организации в данном банке

В заказах, оформленных на условиях отсрочки платежа, цены на услуги увеличиваются: к итоговой сумме заказа добавляется процент за срок пользования отсрочкой платежа из расчёта 18% годовых.

Средства в счет погашения  задолженности по каждому заказу должны поступить на расчетный счет ОАО «Пермдорстрой» в срок, указанный в товарной накладной.

Датой погашения задолженности  считается дата зачисления средств  на расчетный счет  ОАО «Пермдорстрой».

В случае нарушения сроков погашения задолженности начисляется  штраф в размере 0,1% от суммы заказа за каждый календарный день просрочки.

Компания, нарушившая условия  погашения задолженности, лишается возможности работы на условиях отсрочки платежа, ОАО «Пермдорстрой» прекращает оказание услуг в адрес этой компании вплоть до полного погашения задолженности и штрафа за несвоевременную оплату. При этом все средства, приходящие в ОАО «Пермдорстрой» от этой компании, будут направляться на погашение задолженности.

 

 

2.3 Синтетический учет ОАО «Пермдорстрой»

Рассмотрим договор оказания услуг  № 09 от 24.03.2011 г. По этому договору ОАО «Пермдорстрой» обязуется  оказать услуги на общую сумму 540 000 руб.

Чтобы проследить бухгалтерский  учет операций по данному договору, допустим, что услуги были оплачены дважды: 02.04.11 на расчетный счет  ОАО  «Пермдорстрой» поступило 270 000 руб. (50 % стоимости услуг), а 05.05.10 - еще 270 000 руб. в окончательный расчет за оказанные  услуги

Данные хозяйственные  операции в бухгалтерском учете  отразятся следующим образом:

ДЕБЕТ 62/1 КРЕДИТ 90 - 540 000 руб. – оказаны  услуги

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 62/1  -   270 000 руб. – услуги оплачены  в  размере  50% от суммы выставленного  счета.

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 62/1 - 270 000 руб. - оставшаяся сумма.

Схема реализации хозяйственной операции представлена на рисунке 2.1

Рис. 2.1  Последовательность операций по постановке на учет дебиторской задолженности по договору купли-продажи №9

После заключения отделом маркетинга договора в отделе сбыта сначала выписывается счет, который передается в финансовую группу бухгалтерии, затем выписывается накладная на оказание услуг. Счет-фактура выписывается в двух экземплярах и разносится в журнал учета счетов-фактур по продажам. При поступлении первой суммы от покупателя, так же как и суммы в окончательный расчет за отгруженную продукцию, обрабатываются платежные поручения.

Выписывается  счет-фактура в одном экземпляре, который попадает как в журнал учета счетов-фактур по продажам, так  и в книгу продаж с пометкой «частичная оплата».

Аналогичная последовательность процедур происходит и при поступлении  суммы в окончательный расчет за продукцию.

Расчет  по данному  договору оформляется  платежными поручениями по схеме, представленной на рисунке 2.2

 

1. оказание услуг по договору №9 от 24.03.2011г.;
2. выписка платежного поручения плательщика в соответствии с условиями договора;
3. предъявление платежного поручения в банк, обслуживающий 
   покупателя;
4. перечисление средств со счета плательщика банком, обслуживающим плательщика, на счет поставщика   ОАО «Пермдорстрой»  в банк, обслуживающий поставщика ОАО «Пермдорстрой»;
5. выписка с расчетного счета плательщика «Виват» о 
   списании средств;
6. выписка с расчетного счета поставщика ОАО «Пермдорстрой»  о зачислении средств.

Рис. 2.2. – Схема  расчетов платежными поручениями

Платежные поручения играют значительную роль в системе расчетов. При расчетах платежными поручениями  банк обязуется по поручению плательщика  за счет средств, находящихся на его  счете, перевести определенную денежную сумму на счет указанного плательщиком лица, в данном случае ОАО «Пермдорстрой». Именно на этом этапе оплаты в случае, когда у покупателя нет на счете  денег или он не выполняет своих  договорных обязательств в течении  определенного срока (3 месяца) , дебиторская  задолженность у ОАО «Пермдорстрой»  по данному договору будет читаться просроченной. 

В приказе по учетной политике предприятия предусмотрено создание резервов по сомнительным долгам..

В соответствии с Инструкцией  по применению Плана счетов признанная в бухгалтерском учете выручка  отражается по кредиту счета 90 «Продажи», субсчет 90-1 «Выручка», в корреспонденции  со счетом 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Одновременно в дебет  счета 90, субсчет 90-2 «Себестоимость продаж», списывается себестоимость услуг  с кредита счета 20.

Оформление и учет реализации в  организации зависят от способа  расчета за приобретаемые  работы, услуги между покупателем и продавцом. Работы  и услуги в  организациях  реализуются как за наличный расчет, так и по безналичному расчету.

 

Рис.2.3 -  Документооборот  в ОАО «Пермдорстрой»

Бухгалтер организации ОАО  «Пермдорстрой» в июне 2011 г. обнаружила, что в бухгалтерском и налоговом  учете дважды отразила выручку от реализации услуг в декабре 2009 г. в сумме 15 000 руб. (НДС не облагается).

Была  оформлена  бухгалтерская  справка, в которой указывалась, что и почему исправляется.

                     

                      ОАО «Пермдорстрой»   24.06.2011

                                 Бухгалтерская справка

Счет-фактура N 220 от 05.12.2010 на сумму 15 000 руб. проведена дважды в  декабре 2010 г. Ошибка обнаружена 24 июня 2011 г. Сделаны исправительные проводки:

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»,

Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»- 15 000 руб. - признаны прочие расходы в  виде стоимости услуг, учтенных дважды;

В заключении организации  учета расчетов с покупателями и  заказчиками проанализируем систему  контроля за дебиторской задолженностью.

В современных условиях управления производством возрастает значение оперативного контроля за отгрузкой  и реализацией продукции.

Объем реализуемых услуг  оперативно учитывается в производственно-сбытовом отделе и финансовой группе предприятия. В то же время учет оказанных услуг  ведется в системе счетов бухгалтерского учета.

Работа в финансовой бухгалтерии  распределена таким образом, что  счета выписываются и разносится оплата счетов разными людьми: один человек выписывает счета и счета-фактуры, ведет книгу учета выписанных счетов-фактур, другой обрабатывает банковские документы и разносит оплату.

Регистром бухгалтерского учета  в данной ситуации является так называемая оборотная ведомость оказанных  услуг. Реквизиты ведомости продукции: номер счета - фактуры, вид услуги, сумма счета, оплата.

По данной ведомости бухгалтер  получает информацию в суммовом выражении  об оказанных услугах.

Бухгалтерия проводит выверку  взаиморасчетов и оформляет ее актом  сверки расчетов. Сущность этих расчетов в том, что перечисление денег  производится не по каждому счету, а  по разнице в задолженности за определенный период.

Каждое предприятие обязано  вести учет просроченной дебиторской  задолженности, ежеквартально составлять перечень предприятий-дебиторов и  сдавать в налоговые органы в  качестве приложения к балансу.

В акте сверки указываются  номера договоров и первичных  документов, по которым возникли задолженности, а также суммы этих задолженностей. Такой акт составляется на основании  данных бухгалтерского учета организации. После составления акта в письменной форме представляется заявление  о проведении зачета за подписью руководителя и главного бухгалтера. Сделка по проведению взаимозачета вступает в силу с момента  получения этого заявления другими  сторонами. Свидетельством этого получения  служит почтовая квитанция, уведомление  о получении и т.п.

Иногда акт взаимозачета встречных требований (акт зачетов  взаимных требований), составляется менеджерами  отдела маркетинга предприятия, подписывается  руководителями всех организаций. В  нем стороны подтверждают расчеты  и выражают взаимное согласие на проведение зачета.

Зачет взаимных требований - один из способов погашения дебиторской  задолженности и он очень важен, так как нестабильность экономической  ситуации приводит к существенному  увеличению рисков при продаже готовой  продукции, проведении работ и оказании услуг. И появившаяся в результате этого дебиторская задолженность  списывается на финансовый результат. А в соответствии с письмами Департамента налоговых реформ от 23.06.97 № 04-02-11/1, 03.07.97 и 15.07.97 № 04-02-14: «сумма списанной задолженности не уменьшает финансовый результат, учитываемый при налогообложении прибыли, а поступление платежей по ранее списанной дебиторской задолженности учитывается в составе прочих        доходов      и      подлежит  налогообложению. Уменьшение налогооблагаемой прибыли на эту задолженность действующим законодательством не предусмотрено». Это экономически невыгодно предприятию и приводит к увеличению убытков и выплат, а значительный удельный вес сомнительной дебиторской задолженности может создать угрозу финансовой и устойчивости предприятия.

Одна из главных проблем, связанных с учетом дебиторской  задолженности, - правильное отнесение  для целей налогообложения тех  долгов, которые предприятие по тем  или иным причинам не может востребовать со своих дебиторов, а также создание резервов по подобным долгам. Для создания резервов нужно проанализировать большой  объем информации о выписанных и  неоплаченных покупателями счетах, что  в условиях ручной обработки является трудоемким и практически невозможно без применения вычислительной техники. Поэтому как проект можно рассмотреть  вариант компьютеризации учета  расчетов с покупателями и заказчиками.

Бухгалтерский учет в ОАО  «Пермдорстрой» ведется в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском  учете»; Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ; Положениями по бухгалтерскому учету; Планом счетов финансово-хозяйственной  деятельности и Инструкцией по его  применению.

Ведение бухгалтерского учета  в организации осуществляется бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера по документальному  оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию документов и сведений обязательны для всех работников организации.