Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

    Порядок выдачи работникам подотчетных  сумм устанавливается приказом  руководителя предприятия (а не  учетной политикой организации). Приказом должны быть определены круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, размеры подотчетных средств, сроки возврата или отчета об израсходовании подотчетных сумм. При этом в список работников, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги, могут включаться только постоянно работающие лица, в том числе на условиях совместительства, либо выполняющие работы по договорам подряда (см. письмо Госналогслужбы РФ от 17 августа 1998 г. № СШ-6-08/529).

    Основные принципы, которые необходимо  соблюдать при организации расчетов с подотчетными лицами, установлены в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций и сводятся к следующему: лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

      выдача  наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного  подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

      передача  выданных под отчет наличных денег  одним лицом другому запрещается.

    Для учета израсходованных денежных  средств, выданных подотчетным  лицам на административно-хозяйственные  и командировочные расходы, применяется  унифицированная форма «Авансовый отчет» (форма № АО-1), утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55.

    Авансовый отчет составляется  в одном экземпляре подотчетным  лицом. На оборотной стороне  формы подотчетное лицо записывает  перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, кассовые чеки, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1—6).

    В бухгалтерии организации проверяются  целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета, которые дебетуются на эти суммы.

    Проверенный авансовый отчет  утверждается руководителем или  уполномоченным на это лицом  и принимается к учету.

    Остаток неиспользованного аванса  сдается подотчетным лицом в  кассу организации по приходному  кассовому ордеру (форма № КО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88) в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2).

    На основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.Учет выдачи и использования подотчетных сумм

     Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет. Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые  предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации. Такие работники называются подотчётными лицами. Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы. Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом. К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды. Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации  может производиться:

     · либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

     · либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

      В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. При приобретении товарно-материальных ценностей делаются проводки: Если сначала выдаются денежные средства под отчет: Дебет 71 Кредит 50(51) – на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка; Дебет 10 Кредит 71 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности; Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС, указанная в счете фактуре по приобретенным ТМЦ; Дебет 50 Кредит 71 - возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства. Если работник закупает ТМЦ за свой счет, а организация возмещает затраченные средства: Дебет 10 Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности; Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ; Дебет 60 Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета; Дебет 71 Кредит 50 - погашена задолженность перед подотчетным лицом по приобретению ТМЦ.  Если работник заключает договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретенных товаров: Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды); Дебет 10 Кредит 71 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности; Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ; Дебет 73 Кредит 50 - работнику из кассы возмещены расходы по приобретению ТМЦ. Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются. Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.    Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается. Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций. Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

     1.Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.

     2.Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца. Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

     3.Не позднее десяти дней  с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик  обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Практическая  часть II

Задание:

1.Составить бухгалтерский баланс (форма 1) предприятия на начало месяца;

2.Заполнить журнал регистрации хозяйственных операций линейного предприятия;

3.Открыть счета синтетического учета, отразить на них хозяйственные операции и вывести остатки;

4.Заполнить оборотную ведомость по счетам синтетического учета за отчетный период;

5.Составить бухгалтерский баланс (форма 1) предприятия на конец месяца;

6.Заполнить журнал регистрации хозяйственных операций отделения дороги. 

Выписка из бухгалтерского баланса линейного  предприятия

 

 

Журнал хозяйственных  операций за месяц

 
 

Расчеты 

Пункт 4.

237-230 = 7 

Пункт 7

32,8+1-27,0 = 6,8 

Пункт 9

 

Пункт 9

70*5,0% = 3,5 

Пункт 20

3*5% = 0,2 

Пункт 23

3+0,2-0,5-1,5 = 1,2 

Пункт 36

85*5% = 4,3

 

Хозяйственные операции отделения  дороги по учету внутрихозяйственных  расчетов