Расчеты с поставщиками и подрядчиками

Покрываются за счет собственных средств предприятия также расходы по компенсации своим работникам стоимости проездных билетов городского и пригородного транспорта, по подписке на газеты и журналы для личного пользования (оформленной на домашний адрес) и т. п.

Необходимо учесть, что невозвращенные в установленные сроки неизрасходованные подотчетные суммы считаются доходом работника и облагаются налогом на доходы с физических лиц.

Обнаруженные в ходе проверки ошибки и нарушения регистрируются в рабочей документации, определяется их количественное влияние на показатели бухгалтерской отчетности, определяется сумма заниженной для налогообложения прибыли, а также дополнительных начислений единого социального налога и налога на доходы физических лиц.

Типичными ошибками, которые выявляются в ходе проверки расчетных операций с подотчетными лицами, являются следующие:

- отсутствие первичных учебных документов, их неполное оформление;

- ненадлежащее ведение учета (неправильная корреспонденция счетов, недостаточность аналитического учета, формальное проведение инвентаризации расчетов и т. п.);

- несоблюдение порядка выдачи денежных средств в подотчет и возврата неиспользованных сумм (нарушение сроков возврата подотчетных сумм, выплата в подотчет денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам и др.).

Следует обратить внимание на то, что пунктом 6 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98) /6/ установлено требование формирования учетной политики организации исходя из предположения временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

На основании изложенного, даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовым ордерам и т. п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними (или по крайней мере такими же), чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем дата расходного кассового ордера на выдачу подотчетных сумм.4

2.      Документированное оформление расчётов

с подотчётными лицами и примеры.

2.1 Документированное оформление.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичными учетными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа – кассовый чек и товарный чек (или накладную). Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

      наименование организации-продавца;

      идентификационный номер (ИНН)

      заводской номер ККМ;

      порядковый номер чека;

      дата и время покупки;

      стоимость (цену) покупки.[5]

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности. Товарный чек (или накладная) должен содержать следующие реквизиты:

      наименование документа;

      дату составления документа;

      наименование организации, от имени которой составлен документ;

      содержание хозяйственной операции

      измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

      должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

Суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретённым для производственных нужд у организаций розничной торговли, к зачёту у покупателя не принимаются и расчётным путём не выделяются.

Все подотчётные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчёта работника  с приложением подтверждающих расходы документов. 5

Дополнительными документами могут быть ведомости списания материалов, требования на выдачу материалов, акты передачи в эксплуатацию, акты приёмки выполненных сторонними организациями работ (услуг) производственного характера и т.п.

Таким образом, расчёты с подотчётными лицами оформляются следующими учётными документами:

                  авансовый отчет (форма №АО -1)

                  журнал регистрации авансовых отчетов

                  приказ о направлении работника в командировку (форма  № Т – 9)

                  командировочное удостоверение (форма Т – 10)

                  служебное задание для направления в командировку и отчет о его    выполнении (форма №Т10 а)

                  список лиц, которым разрешено получение наличных  денег из кассы

                  приказы об утверждении смет представительских расходов

                  сметы представительских расходов

                  главная книга

                  журнал ордер №7 (автоматизировано)

                  прочие документы, отражающие законность совершения расчетов с подотчетными лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые договоры и др. 5

2.2    Синтетический и аналитический учёт

расчётов с подотчётными лицами

Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий для       обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по                                суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте               используется активно-пассивный счёт 71 «Расчёты с                          подотчётными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не                 возмещенного работнику перерасхода (кредитовое).  Аналитический                учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен                             быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного             подотчётного лица.

Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются  в резерве каждого работника предприятия в ведомости и журнале–ордере № 7.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

      руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

      руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.[6]

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" корреспондирует со следующими счетами бухгалтерского учета (таблица 1.1).

Таблица 1.1

Корреспонденция счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Выдача денежных средств работнику предприятия под отчет отражается проводками:

ДЕБЕТ 71 - КРЕДИТ 50 - субсчет "Касса организации" – на выданную сумму из кассы предприятия;

ДЕБЕТ 71 - КРЕДИТ 51 – Перечисление (перевод) денежных средств по месту нахождения подотчетного лица.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или                  другими счетами в зависимости от характера произведенных                  расходов:

ДЕБЕТ 10 - КРЕДИТ 71 – на сумму оприходованных материалов. Все подотчетные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих расходы документов;

ДЕБЕТ 41 - КРЕДИТ 71 – приобретение подотчётным лицом товаров;

ДЕБЕТ 44 - КРЕДИТ 71 – подотчетные суммы, использованные на покрытие расходов, связанных с отгрузкой и реализацией товаров;

ДЕБЕТ 50 - КРЕДИТ 71 – возвращены в кассу неиспользованные подотчётные суммы;

ДЕБЕТ 76 – КРЕДИТ 71 – произведен расчёт с дебиторами с помощью подотчётной суммы.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов             бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности           предприятий, подотчетные суммы, невозвращенные работниками в установленные сроки, отражаются в учете с использованием                     проводок:

ДЕБЕТ 94 - КРЕДИТ 71 – списание подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки (или по которым не представлены авансовые отчеты);

ДЕБЕТ 70 - КРЕДИТ 94 – удержание подотчетных сумм из заработной платы;

ДЕБЕТ 73 - КРЕДИТ 94 – если нет возможности удержать эти суммы из заработной платы работника.[7]

2.3 Примеры

Предположим, существует организация ООО «ГолдТрейд», занимающаяся продажей ювелирных изделий.

Рассмотрим на ее примере операции с подотчетными лицами.

1. Завхозу ООО «ГолдТрейд» Стукалову К. А. (табельный номер 29) по разрешению руководителя организации по расходному кассовому ордеру №07 от 15.10.2009 г. (Приложение 1) выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса организации в сумме 6500 руб. Деньги выданы Стукалову К. А. сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным суммам на 15.10.2009 г. у Стукалова К. А. отсутствуют. Стукалову К. А. выдана доверенность на получение приобретаемого инвентаря.

Стукалов К. А. представил в бухгалтерию авансовый отчет №2 от 16.10.2009 г. (Приложение 2) об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы: