Проверка бухгалтерской отчетности при проведении аудита

В целях контроля за сохранностью документации все ли документы сброшюрованы и последовательно пронумерованы для облегчения их поиска при необходимости.

Хранятся ли учетные регистры в сейфах или  в отдельных, специально оборудованных  помещениях.

Утверждены и  действуют ли внутренние контрольные  органы: служба внутреннего аудита; назначена и утверждена ли руководителем  инвентаризационная комиссия; утверждена ли комиссия по приему (передаче), вводу  в эксплуатацию, списанию основных средств.

Проводятся ли внутренними контрольными органами ревизионные и инвентаризационные плановые и внезапные проверки на предмет выяснения соответствия данных бухгалтерского учета фактическому наличию (для подтверждения следует  проверить наличие инвентаризационных ведомостей): внезапная ревизия кассы (один раз в месяц); ревизия или  инвентаризация при смене материально-ответственных  лиц; учет остатков материалов открытого  хранения (в строительстве) на конец  отчетного периода.

В соответствии с установленными учетной политикой  сроками проводится ли инвентаризация: склада на предмет фактического наличия  материально-производственных запасов, особенно дорогостоящих и дефицитных основных средств; готовой продукции, товаров; незавершенного производства; нематериальных активов; имущества, принятого (переданного на ответственное хранение);  бланков  строгой  отчетности,  ценных бумаг; финансовых вложений; кредитов, заемных средств.

Производится  ли получение и отпуск материально-производственных запасов со склада на основании доверенностей  и т.д.

2.3 Проверка системы  документации и  документооборота

 

Своевременное и качественное оформление первичных  учетных документов, передачу их в  установленные сроки для отражения  в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. Таким образом, адекватно организованная и своевременно актуализированная система документооборота является основой учетного процесса.

Система бухгалтерской  документации и документооборота регламентируется утвержденным руководителем предприятия  графиком документооборота.

В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету  «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденным Приказом Минфина России от 09.12.1998 № 60н, правила документооборота, принципы обработки учетной информации, а также формы первичных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым  не предусмотрены типовые формы  первичных учетных документов, должны быть зафиксированы в рамках учетной  политики предприятия. Недостаточное внимание руководства предприятия к существующей системе документооборота может повлечь за собой искажение отчетности и, как результат — неправильное принятие решений, введение в заблуждение внешних пользователей.[20, с.101]

При анализе  графика документооборота необходимо провести обследование рабочих мест бухгалтерской службы, а также  сотрудников других подразделений  предприятия, которые принимают  участие в обработке бухгалтерских  документов. В первую очередь необходимо определить основные функции каждого  бухгалтера, перечень отражаемых им в  учете хозяйственных операций, документов и заполняемых регистров учета. При этом нужно определить, кто  проверяет и визирует соответствующие  документы. При обследовании необходимо иметь в виду, что все обрабатываемые первичные документы бухгалтерского учета должны найти свое отражение в регистрах бухгалтерского учета. Поэтому целесообразно на этапе обследования выявить алгоритмы формирования регистров, а также применить дополнительные процедуры, позволяющие оценить правильность их составления, выявить ненадлежащее отражение первичных документов в учетных регистрах, оценить риск неотражения документов в бухгалтерском учете. Также необходимо определить, каким образом информация из регистров бухгалтерского учета попадает в отчетность, и проанализировать механизм формирования внешней отчетности на предмет правильного перенесения в нее данных из регистров бухгалтерского учета.

Этот способ обследования помогает найти дублирование и разрыв в графике документооборота. Таким образом, сопоставление действий каждого бухгалтера, определенных в  ходе обследования рабочих мест, и  действий, выполнение которых должно осуществляться бухгалтерией исходя из конкретных функций цикла, позволит выявить, насколько адекватна работа бухгалтерии, включая документооборот, имеющим место в деятельности предприятия бизнес-процессам.

Принятая система  документирования и документооборота должна обеспечивать:

полноту отражения  в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном бухгалтерском  документе, поскольку первичные  учетные документы  являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а также являются основанием для формирования финансовой (бухгалтерской) отчетности предприятия;

выявление скрытых  резервов. Система документирования и документооборота должна быть построена  таким образом, чтобы уже в  процессе оформления первичных учетных  документов производился анализ эффективности  использования ресурсов;

отражение в  бухгалтерском учете фактов хозяйственной  деятельности таким образом, чтобы  оно исходило не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. При проверке организации документирования аудитору необходимо уделять большое  внимание соблюдению принципа приоритета содержания перед формой;

тождественность данных аналитического и синтетического учета;

рациональное  и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной  деятельности и масштабов предприятия.

Под графиком документооборота понимается принятая предприятием система (способы) создания, принятия и отражения  в бухгалтерском учете, а также  хранения первичных документов.

Наличие правильно  составленного графика документооборота и его соблюдение позволяют рационально  распределить должностные обязанности  между работниками, вести точный учет и своевременно составлять отчетность.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, своевременную и качественную подготовку документов, передачу их в установленный  срок для отражения в бухгалтерском  учете и отчетности, достоверность  содержащихся в документах данных несут  лица, подготовившие и подписавшие  их. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия.

Аудитор должен убедиться, что график документооборота утвержден приказом руководителя предприятия.

Как правило, график документооборота составляется в виде схемы или таблицы, в которой  указываются ответственные за оформление, исполнение, обработку и проверку каждого документа, а также срок исполнения документа и порядок  его передачи в архив. Отсутствие графика документооборота не влечет административной или финансовой ответственности, но усложняет работу сотрудников бухгалтерии и других служб и характеризует систему внутреннего контроля как недостаточную.

При проверке аудитор  должен убедиться, что по каждому  документу график документооборота, как правило, содержит следующие  примерные разделы:

порядок создания документа: количество экземпляров; ответственный  за выписку; ответственный за оформление; ответственный за исполнение; срок исполнения;

порядок проверки документа: ответственный за проверку; кто представляет на проверку; порядок  представления; срок представления;

порядок обработки  документа: исполнитель; срок исполнения;

порядок передачи документа в архив: исполнитель; срок передачи.

Необходимо проверить, включены ли в обязанности всех работников предприятия положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере  их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота.

Проверка полноты  и точности регистрации документа  в учетных регистрах позволяет  аудитору получить существенные доказательства того, что при принятии документов к учету соблюдены шесть основных принципов:

было достаточно оснований для регистрации каждого  документа;

все документы, оформляющие проверяемые операции, зарегистрированы полностью;

все документы  отражены в соответствии с экономической  сущностью операции и по всем документам произведен точный количественный и  качественный перенос данных в систему  учета;

все документы  зарегистрированы своевременно;

все документы  зарегистрированы в соответствующих  данной хозяйственной операции учетных  регистрах;

каждый документ принят к учету единожды.

Выборка документов, проверяемых в рамках данной процедуры, должна производиться с учетом результатов  предшествующих процедур. Особое внимание аудитору следует уделить документам, не включенным в график документооборота, и операциям, по которым первичные  документы отсутствуют, либо в них  нет необходимых реквизитов.[16, с.198]

Если на предприятии  нет четко установленного порядка  хранения документации в период исполнения документов и в период хранения уже  исполненных документов в архиве, то имеется большой риск несанкционированного доступа к первичной учетной  документации. Это может привести как к утере документов, так  и к различного рода злоупотреблениям с первичной учетной документацией (приписки, исправления в документах, уничтожение или подлог документов и т. п.). Предприятие обязано хранить первичную учетную документацию не менее пяти лет согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Соблюдение этого срока также надлежит проверить в ходе проведения аудита. 
 
 
 
 
 
 
 

2. Финансово-экономическая характеристика организации.

ЗАО «Полуяново» расположено в центральной части Викуловского района в 116 км. От железнодорожной станции Ишим и в 435 км. От областного центра г.Тюмень.

Данное  предприятие образовалось в 2001 году. Возглавляет это  предприятие

 Полуянов  Петр Дмитриевич. ЗАО «Полуяново» занимается как растениеводством, так и животноводством. Посевная площадь составляет 969 га., урожайность за 2011 год составила 20,8 ц/га.

За 2010 год  ЗАО «Полуяново» реализовало 5913ц. молока, получено телят 289 голов, реализовано мясо КРС 908ц.

В 2011 году заготовлено: сенажа-42930 ц, сено-3655ц, силос-24320ц.

Фермы ЗАО «Полуяново»  находятся в д.Петрово и в с.Чуртан.

 На 01.11. 2011года поголовье КРС составляет 553 головы: из них 223 головы коров, 39 нетелей, молодняк.

На этих двух бригадах трудится 58 человек из них 21человек женщин, 37 человек мужчин. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Оценка системы внутреннего контроля

До проверки конкретных участков учета аудитор  должен оценить состояние среды  контроля, эффективность построения учетной системы, а также надежность системы внутреннего контроля организации. Это необходимо для определения  вероятности возникновения искажений  в учете клиента и построения дальнейшей работы аудитора.

Среда контроля — это обстоятельства и факторы, непосредственно не связанные с учетом, но оказывающие значительное влияние на его эффективность.

Аудитор изучает среду  контроля уже с момента первого  знакомства с предприятием (его руководителем, бухгалтером). Основными моментами, которые от должен выяснить, являются:

• Влияние организационной структуры, вида и масштабов деятельности предприятия на особенности бухгалтерского учета;
• Структура управленческой системы, разделение полномочий и ответственности;
• Особенности взаимоотношений собственников с непосредственными управляющими делами, между директором и главным бухгалтером, степень взаимного доверия;
• Отношение администрации, директоров и владельцев организации к вопросам бухгалтерского учета;
• Отношение учетного персонала к своим обязанностям.