Правовой статус бухгалтерской службы и ее место в структуре управления организацией

    Например, знание организационной структуры, структуры вспомогательных, основных и обслуживающих производств предопределяет возможность правильного документооборота, рациональной расстановки учетных работников, распределения между ними объемов учетных работ. Знание технологии и организации производства позволяет правильно организовать учет затрат и выхода продукции, в практической деятельности использовать наиболее прогрессивные методы производственного и системы управленческого учет; затрат на производство.

      При организации учета важным условием является знание работниками бухгалтерской службы законодательных актов и инструктивных материалов, регламентирующих бухгалтерский учет и отчетность в Российской Федерации. Без знания общеустановленных правил и принципов (вариантов) организации, методики и техники ведения бухгалтерского учета нельзя рационально организовать работу счетного аппарата и правильно отражать хозяйственные операции.

    Взаимодействие  бухгалтерии с другими структурными подразделениями организации определяется движением документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота – это позволяет обеспечить получение необходимой информации для контроля за ходом процессов воспроизводства и управления хозяйственной деятельностью организации и ее сегментов.

    Для определения объема и характера бухгалтерской информации, необходимо установление направлений и характера учетных работ (определение штата бухгалтерии и распределение работ между отдельными работниками бухгалтерии).

    Рациональное  распределение труда между работниками бухгалтерии означает составление перечня учетных операций, подлежащих выполнению за месяц, и установление норм времени выполнения каждой операции работниками бухгалтерии. Для этого разрабатывают план организации бухгалтерского учета, который включает:

-  План документации – перечень необходимых документов, график документооборота.

-  План инвентаризации – порядок, сроки и количество проведения инвентаризаций.

-   План отчетности – определяют калькуляционный период определения финансовых результатов, сроки составления и представления отчетности.

-  План технического оформления учета – определяется форма бухгалтерского учета.

-   План организации труда и повышения квалификации работников бухгалтерии – определяют штат работников и структуру бухгалтерии, дают должностную характеристику каждому работнику, намечают мероприятия по повышению их квалификации.

-       План (проект) корреспонденции счетов рабочего плана счетов.

-       План проверок и ревизий.

-       Организация бухгалтерского архива.

    Количественный  состав бухгалтерии зависит от размеров организации, от видов деятельности и их отраслевой принадлежности, от организации и технологии производства, от наличия структурных подразделений  и их территориального расположения, от квалификации работников учета и  автоматизации учетных работ 

    Рациональная  организация бухгалтерского учета  в значительной степени зависит  от правильности определения структуры  бухгалтерии и бухгалтерского аппарата.

    Возможны  два варианта организации учетного процесса:

• централизованный;
• децентрализованный.

    При централизации учетного процесса аппарат бухгалтерской службы сосредоточен в главной бухгалтерии, где осуществляется ведение синтетического и аналитического учета на основании первичных и сводных документов, поступающих из отдельных подразделений организации. В самих подразделениях осуществляют лишь первичную регистрацию фактов хозяйственной деятельности.

    В случае децентрализации учетного процесса персонал бухгалтерской службы рассредоточен по отдельным производственным подразделениям организации, где осуществляется ведение аналитического и синтетиче6ского учета, составляются отдельные балансы и отчетность цехов, филиалов, структурных подразделений. Главная бухгалтерия в этом случае производит свод балансов подразделений, осуществляет консолидацию баланса и отчетности по организации, контроль за постановкой учета в отдельных подразделениях организации.

    В настоящее время сложилось три основных типа организационной структуры бухгалтерии: линейная (иерархическая), вертикальная (линейно-штабная) и комбинированная (функциональная).

    Сущность  линейной структуры бухгалтерии заключается в том, что все ее работники подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура характерна для небольших организаций с численностью 7-10 человек. Она может применяться при централизованном учете по подразделениям во главе с центральной бухгалтерией организации или при децентрализованном учете при наличии филиалов и представительств.

    При организации аппарата бухгалтерии  по вертикали создаются промежуточные звенья управления (отделы, секторы, бюро, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Распоряжения главного бухгалтера передаются старшим бухгалтерам соответствующих отделов, которые определяют конкретных исполнителей и контролируют выполнение работ. Вертикальная структура бухгалтерской службы применяется в большинстве средних и части крупных организаций.

    При применении комбинированного типа в бухгалтерской службе выделяются структурные подразделения (например, по производствам), выполняющие замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера передаются руководителям этих подразделений, которые самостоятельно действуют в пределах установленной компетенции. Такая форма организации аппарата бухгалтерии характерна для особо крупных компаний.

    Централизованный  учет в бухгалтерской службе крупных коммерческих организаций строится на функциональной организации бухгалтерии. Функциональное разделение предполагает закрепление за каждым работником бухгалтерии или определенной частью аппарата бухгалтерской службы какого-либо участка учета.

Задачи бухгалтерской службы:

• формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой как внутренним пользователям бухгалтерской отчетности (руководителям, учредителям, акционерам), так и внешним (инвесторам, поставщикам, покупателям, кредиторам, налоговым и финансовым органам);
• обеспечение контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией фактов хозяйственной деятельности и за их целесообразностью, наличием и движением активов и обязательств;
• своевременное предупреждение негативных явлений в текущей, финансовой и инвестиционной деятельности, выявление внутрихозяйственных резервов для обеспечения финансовой устойчивости организации и предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации;
• организация взаимоотношений организации с другими субъектами хозяйствования;
• поиск внутренних и внешних краткосрочных и долгосрочных источников финансирования, выбор наиболее оптимального их сочетания;
• своевременное обеспечение финансовыми ресурсами текущей деятельности организации;
• эффективное использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов для достижения стратегических и тактических целей организации в соответствии с утвержденными нормами, нормативными сметами;
• сохранение и рациональное использование основного и оборотного капитала, собственного и заемного капитала;
• обеспечение своевременности платежей по обязательствам организации;
• выявление внутрипроизводственных резервов, их мобилизация и эффективное использование с целью получения максимальной прибыли;
• оценка фактического использования резервов и их влияния на финансовое состояние.

Обязанности бухгалтерской службы:

• формами реализации задач бухгалтерской службы является разработка и утверждение учетной политики в области бухгалтерского учета и организации бухгалтерского дела, элементами которой являются:

* финансовая политика;

* кредитная политика;

* политика управления денежными потоками;

* амортизационная политика;

* дивидендная политика;

* политика формирования доходов и расходов;

* налоговая политика;

• обеспечение правильной организации бухгалтерского дела в соответствии с нормативными документами;
• осуществление предварительного и последующего контроля за своевременным и правильным оформлением документов и законностью фактов хозяйственной деятельности;
• контроль за правильным и экономным расходованием средств в соответствии с выделенными ассигнованиями и их целевым назначением по утвержденным сметам расходов по бюджету с учетом внесенных в них изменений;
• своевременное финансирование структурных подразделений, контроль за исполнением ими смет расходов и правилами постановки учета;
• своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе исполнения смет, с организациями, отдельными лицами и другими контрагентами;
• участие в проведении инвентаризации денежных средств, расчетов и материальных активов; правильное определение результатов инвентаризации и отражение их в учете;
• инструктаж материально ответственных лиц по вопросам учета и сохранности ценностей;
• использование современных средств вычислительной техники;
• составление и представление в установленные сроки бухгалтерской и внутренней отчетности;
• составление и согласование с руководителями организаций смет отдельных видов расходов и расчетов к ним; контроль за сохранностью материальных активов, наличием и движением денежных средств, расчетных документов;
• хранение бухгалтерских документов, регистров учета, смет расходов и расчетов к ним и сдача их в архив.

Права бухгалтерской службы:

• требовать от подразделений предприятия материалов (справок, отчетов, первичных документов) - необходимых для выполнения работы, входящей в компетенцию бухгалтерии;
• не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые- нарушают действующее законодательство и установленный порядок приема, оприходования, хранения и расходования денежных средств, оборудования, материальных и других ценностей;
• указания бухгалтерской службы в пределах функций, предусмотренных настоящим - Положением, являются обязательными к руководству и исполнению всеми подразделениями предприятия;

Функции бухгалтерской службы:

      Контрольная функция. В условиях совершенствования управления, наличия различных форм собственности, формирования рыночных отношений происходит усиление контрольной функции бухгалтерского учета благодаря совершенствованию его форм и методов, использованию зарубежного опыта, широкому внедрению вычислительной техники, использованию возможностей автоматизированных рабочих мест бухгалтера, экономиста, аналитика.

С помощью  специальных приемов и способов бухгалтерского учета ведутся такие  виды контроля, как предварительный (до совершения хозяйственной операции), текущий (во время осуществления операции), последующий (после ее совершения).

    Контролируются  объем выработанной, отгруженной и реализуемой продукции; сохранность собственности предприятия; рациональное и эффективное использование материально-сырьевых, топливно-энергетических, трудовых и финансовых ресурсов; использование основных средств, амортизационных отчислений, ремонтного фонда; формирование фактических затрат на производство продукции и калькулирование себестоимости продукции (выполненных работ и оказанных услуг), формирование полной себестоимости реализованной продукции, включая коммерческие расходы; выполнение различных смет расходов (включая, например, сметы представительских расходов, затрат, связанных с рекламой); по операциям, связанным с ценными бумагами; формирование финансовых результатов деятельности организации (прибыль, доход, убыток); снижение затрат, связанных с формированием выпушенной и реализованной продукции; создание и использование фонда риска (резервов по сомнительным долгам); финансовое состояние организации, а также информация об организациях-конкурентах; формирование прибыли, подлежащей налогообложению, и прибыли, остающейся в распоряжении организации, ее использование; составление финансовой и другой отчетности (по запросам собственников).

    В бухгалтерском учете отражаются весь кругооборот средств предприятия, источников их формирования и хозяйственные процессы. Качественная учетная информация позволяет осуществлять контроль на разных стадиях производства, в случае необходимости контролировать во всех деталях деятельность предприятия и его подразделений, анализировать ее и на базе этой информации подготавливать, обосновывать и принимать соответствующие управленческие решения на различных уровнях управления.

    Сферой  контроля со стороны главного бухгалтера, работников учетного аппарата совместно  с руководителями, работниками соответствующих подразделений и служб являются: