Правила и особенности организации бухгалтерского учета и аудита на малом предприятии

Таким образом, как в международной, так и в казахстанской практике нет единого подхода к упрощению системы учета для малых предприятий. Упрощение учета на каждом конкретном предприятии будет зависеть от структуры организации, ее собственников, востребованности информации внутренними и внешними пользователями.

3.2 Автоматизация  учета и управления на ТОО  «Ферум-Кокше»

Оценивая состояние казахстанского бизнеса, можно сказать, что середина 90-х годов и вступление в третье тысячелетие проходят под знаком борьбы за рентабельность. Доказательством этому является пристальное внимание к использованию имеющихся ресурсов и, соответственно, появление потребности в постановке и совершенствовании управленческого и оперативного учета на предприятиях.

Данное обстоятельство наложило определенные требования к облику информационных систем - в том числе и адресуемых представителям небольших предприятий.

Рамки программных продуктов, опирающихся на бухгалтерскую модель обработки информации (т.е. на некий массив проводок, к которым "привязаны" данные аналитического учета и натуральные показатели) стали узкими и неудобными и для этой категории пользователей. Им - точно так же, как и более крупным субъектам рынка - необходима система управления бизнесом, которая базируется не на бухгалтерских записях, а на оперативном учете хозяйственной деятельности.

В то же время реализация такого подхода к разработке информационных систем ни в коей мере не нарушает существующие нормы ведения бухгалтерского учета и не создает дискомфорта в повседневной работе бухгалтерской службы.

Проиллюстрируем это на примере системы "БЭСТ-ОФИС", разработанной компанией "Интеллект-Сервис". Этот программный продукт предназначен для управления малыми предприятиями. Система поможет в учете денежных средств, взаиморасчетов, управлении закупками, запасами и продажами, а также в учете кадров.

Первичным в системе "БЭСТ-ОФИС" является оперативный учет, в рамках которого происходит регистрация документов движения денежных средств и товарно-материальных ценностей. Эта работа выполняется в специализированных подсистемах, ориентированных на менеджеров службы снабжения, работников склада и т.д. Таким образом, ввод информации по финансово-хозяйственной деятельности производится именно там, где она появляется. Эти же подсистемы обеспечивают обработку и анализ накопленных данных в соответствии с целями оперативного управления конкретным участком.

В условиях программы "БЭСТ-ОФИС" оформление документа включает в себя несколько стадий (этапов). Первая стадия - черновик - означает, что документ зарегистрирован в базе данных и находится в соответствующем журнале, однако изменение состояния указанных в нем ресурсов еще не произошло. Заметим, что данная стадия характерна только для кассовых и банковских документов. Вторая стадия - т.е. проведение документа - изменяет текущее состояние этих ресурсов (например, товарных запасов или денежных средств). При этом по документу формируется соответствующая хозяйственная операция, которая фиксируется в книге учета операций. Третья стадия - контировка - подразумевает разноску этой хозяйственной операции по счетам бухгалтерского учета.

Таким образом, текущая картина состояния дел (остатки товарно-материальных ценностей на складах, баланс расчетов с бизнес-партнерами и т.д.) складывается из информации, отраженной в тех документах, которые были проведены в оперативном учете, т.е. до прохождения этапа бухгалтерской обработки и, соответственно, она не "привязана" к счетам бухгалтерского учета. В роли связующего звена между отгрузками и платежами выступают сделки или документы-основания, дающие возможность контролировать взаиморасчеты по схеме "документ-документ". Работа в программе "БЭСТ-ОФИС" организована так, что, находясь в режиме работы с договорами или счетами, пользователь может не просто увидеть список всех связанных с ними документов, но и непосредственно обратиться к каждому документу. Кроме того, не покидая данный режим, можно создать документ на оплату, накладную на получение или отпуск товаров, откорректировать соответствующий счет-фактуру, а также подготовить справку о зачете обязательств.

Соответственно, сотрудникам бухгалтерии нет необходимости решать учетно-аналитические задачи, не связанные с ведением финансового учета и подготовкой отчетности для налоговых органов. Так, например, если бухгалтерия не сочтет это нужным, то при учете взаиморасчетов она сможет не "углубляться" в ведение аналитики - по документам-основаниям (договорам, счетам) и т.д., а формировать необходимые бухгалтерские проводки только "на уровне" контрагентов. Подробные отчеты и сводки, отражающие исполнение обязательств перед бизнес-партнерами, необходимые для решения различных текущих и перспективных задач, могут быть получены в соответствующих подсистемах, без каких-либо лишних усилий со стороны бухгалтерии.

С другой стороны, поскольку система опирается на единую базу данных, все документы, зарегистрированные в рамках оперативного учета, сразу же становятся "видны" и бухгалтерам предприятия. Момент формирования проводок по документам определяется самими бухгалтерами. Иными словами, контировка может происходить как непосредственно при регистрации документа, так и в отложенном режиме. Бухгалтерскую обработку хозяйственных документов можно вести либо в соответствующей подсистеме программного комплекса, либо там, где они были созданы, т.е. в подсистемах учета денежных средств, логистики и т.д. Для ускорения процедуры создания бухгалтерских записей можно использовать так называемые типовые проводки (т.е. шаблоны). Таким образом, бухгалтеру будет достаточно только раз "сформулировать" правило отражения той или иной хозяйственной операции, после чего оно будет неукоснительно соблюдаться компьютером. Это позволит разгрузить бухгалтерию предприятия от излишней рутинной работы и уменьшить количество ошибок в учете.

Что касается собственно ведения бухгалтерского учета, то он строится на рабочем план счетов. Этот план счетов формируется на основе типового плана счетов, предоставляемого программой, или вводится непосредственно.

План содержит общий список синтетических счетов (со всеми субсчетами), которые используются предприятием. Для каждого счета вводятся его описание и основные характеристики. Отметим, что система поддерживает работу как с балансовыми, так и с забалансовыми счетами.

Выполняя настройку рабочего плана счетов в карточке счета или субсчета, на котором планируется ведение аналитического учета, можно указать тип аналитических объектов по каждому вектору. Если тип не указан, то считается, что аналитический учет по этому признаку не ведется. При этом пользователь может использовать от одного до четырех векторов сразу. Например, если для счета 60 "Расчеты с поставщиками" указан тип центра учета - "Партнеры", то программа обеспечит ведение аналитического учета по контрагентам. Если же дополнительно указан и центр сделки, то аналитический учет будет вестись по партнерам и сделкам одновременно.

Все хозяйственные операции, обработанные программой, объединяются в книге учета операций. Как говорилось ранее, любой первичный документ, проведенный на уровне оперативного учета, образует запись в книге хозяйственных операций. Следует отметить, что система "БЭСТ-ОФИС" - абсолютно документарна. Другими словами, документы представляют собой единственный источник ввода данных. Даже в тех случаях, когда хозяйственная операция носит технический характер (закрытие счета, перераспределение остатков и т.д.) используются документы специального вида - так называемые бухгалтерские справки.В свою очередь, проводки, созданные по документам, являются основой для формирования внутренней и внешней бухгалтерской отчетности предприятия.

Таким образом, использование системы "БЭСТ-ОФИС" поможет более рационально распределить обработку данных между бухгалтерами и представителями других служб (отделов) на небольших предприятиях и, следовательно, повысить эффективность их бизнеса в целом

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В курсовой работе был раскрыт теоретический материал по бухгалтерскому учету и аудиту на малых предприятиях. Были даны определения малого предпринимательства в Республике Казахстан, рассмотрены правила организации и реорганизации, налогообложения. При написании теоретического материала были использованы учебные пособия 2005 года, законодательство с учетом всех изменений по состоянию на начало 2006 года.

Во второй части на базе годовой финансовой отчетности был проведен финансовый анализ деятельности предприятия, рассмотрены особенности организации бухгалтерского учета на предприятии сферы торговли ТОО «Ферум-Кокше».

Основным видом деятельности ТОО «Ферум-Кокше» является снабжение Кокшетау сельскохозяйственной и офисной техникой и ее комплектующими, расходными материалами. На конец 2005 года на рынке города Кокшетау всего функционировало более 15 подобных организаций. Из которых 7 были открыты за последние 2 года. Поэтому можно сказать, что предприятие работает в условиях жесткой конкуренции. Штат предприятия укомплектован из высокопрофессиональных специалистов в количестве 7 человека.

Анализ основных экономических показателей ТОО «Ферум-Кокше» показал, что за счет расширения ассортимента продукции предприятие увеличило свою выручку до 36 727 тыс. тенге. Из-за увеличения расходов на рекламу товара, снижения товарной наценки рентабельность снизилась с 0,5 в 2004 году до 0,3 в 2005 году.

Анализ финансовой устойчивости показал, что ТОО «Ферум-Кокше» достаточно устойчива в финансовом отношении, но заемные средства все еще превышают собственные, следовательно ТОО «Ферум-Кокше» нуждается в аккумулировании денег.

Анализ ликвидности (способность своевременно выполнять обязательства) показал, увеличение способности фирмы своевременно погашать свои обязательства, но ТОО «Ферум-Кокше» недостаточно обеспечена текущими активами для покрытия краткосрочных обязательств.

Анализ рентабельности показал, снижение всех показателей. Тем не менее на сегодняшний момент ТОО «Ферум-Кокше» получает достаточную прибыль для нормального функционирования.

Анализ деловой активности (деловая активность проявляется в скорости оборота его средств) показал ускорение оборачиваемости всех средств предприятия, что свидетельствует об эффективности деятельности предприятия, и опять таки о высоком спросе на продукцию и перспективности данной деятельности. Длительность оборота оборотного капитала в 2005 году составила 78 дня (2003 год – 92 дня, 2003 год – 117 дней), то есть произошло ускорение оборота текущих активов, что является положительной тенденцией в деятельности ТОО «Ферум-Кокше».

Не смотря на увеличение числа конкурирующих фирм в целом на ТОО «Ферум-Кокше» наблюдается тенденция к улучшению деятельности, следовательно, необходимы нововведения в сфере бухгалтерского учета, усиливающие ее.

Для совершенствования организации бухгалтерского учета на предприятии предложено внедрить автоматизированную систему. Система поможет в учете денежных средств, взаиморасчетов, управлении закупками, запасами и продажами, а также в учете кадров. Ежегодно ее структурный состав будет дополняется различными подсистемами учета.

 

Список литературы

1. Указ Президента Республики Казахстан, имеющий силу закона, от 26 декабря 1995 г. N 2732 О бухгалтерском учете

2. Стандарт бухгалтерского учета 23 Учет и отчетность субъектов малого предпринимательства (утвержден приказом Департамента методологии бухгалтерского учета и аудита Министерства финансов РК от 29 декабря 1997 г. N 451)

3. Закон Республики Казахстан от 20 ноября 1998 года N 304-1 Об аудиторской деятельности

4. Закон Республики Казахстан от 7 мая 1997 года N 98-1 О государственной статистике

5. Приказ Агентства Республики Казахстан по статистике от 26 июня 2000 года N 44 Об утверждении Правил представления статистической отчетности в Республике Казахстан

6. Инструкция Нацстатагентства РК от 23 июля 1997 года по заполнению государственной статистической отчетности "Отчет о деятельности малого предприятия" (форма 1-мп квартальная)

7. Налоговый Кодекс Республики Казахстан

8. Постановление Агентства Республики Казахстан по статистике от 18 июля 2000г. N 46 "Об утверждении форм государственной статистической отчетности по Департаменту статистики сферы услуг"

9. Приказ Агентства Республики Казахстан по статистике от 26 июня 2000 года N 44 Об утверждении Правил представления статистической отчетности в Республике Казахстан.

10. Годовая отчетность по труду за 2003-2005 годы по ТОО «Ферум-Кокше»