Организация внутреннего контроля поступлений денежных средств

• перечень продавцов или  потребителей;

• условия отгрузки продукции;

• процедуры проверки качества защиты компьютерных данных.

На небольших предприятиях с относительно простыми условиями  обработки данных такие процедуры  контроля не всегда обязательны.

 

рисунок 1. Состав методов внутреннего контроля

 

Предприятия достигают целей  контроля путем разработки и внедрения  процедур контроля на разных уровнях  организации и на разных уровнях  обработки данных.

Некоторые процедуры контроля применимы непосредственно к  хозяйственным операциям, файлам данных, записям и активам. Эффективность  таких процедур контроля увеличивается, если проводится их регулярная проверка и если распределение функций  способствует защите активов и исключению или обнаружению ошибок в финансовых документах. В компьютеризированных системах существуют процедуры контроля, обычно называемые общими, не имеющие  отношения к отдельным  хозяйственным операциям или файлам, но оказывающие значительное влияние на весь цикл хозяйственных операций, на несколько циклов или на работу предприятия в целом.

При отсутствии компьютерной обработки данных (КОД) все процедуры  контроля, естественно, выполняются  вручную. При наличии КОД некоторые  процедуры контроля осуществляются с использованием компьютерных программ. Такие процедуры контроля получили название “программируемые”. Одной из программируемых процедур контроля является сравнение при помощи компьютера счетов-фактур на приобретение ТМЦ с файлами записей по полученным товарам. Процедуры контроля должны охватывать всю систему обработки данных, начиная с первоначальной регистрации информации по хозяйственным операциям и заканчивая последними записями по ее хранению, занесенными в бухгалтерские регистры или сведенными в файлы. При наличии компьютера необходимо сочетать программируемые процедуры контроля, позволяющие составлять отчеты, и выполнение вручную операций, имеющих отношение к таким отчетам. Например, перед оплатой счета продавца, которая происходит в определенные сроки, компьютерная программа может обеспечить проверку всех неоплаченных счетов-фактур на указанную дату с использованием соответствующего файла. Если соответствие имеется, счета-фактуры и отчеты по полученным счетам-фактурам переходят в файл оплаченных счетов-фактур, после чего для продавца распечатывается платежное поручение. Если соответствия нет либо из-за отсутствия информации по получению счетов-фактур, либо из-за расхождений в данных, указанных в перечне и счете-фактуре, компьютер не производит распечатки платежного поручения, а вместо этого выдает ответ: “соответствия нет”.

Это свидетельствует о  том, что либо счет-фактура не указана  в перечне полученных счетов-фактур, либо нет соответствия между двумя документами. Работник, проверяющий качество выполнения бухгалтерского учета, снимает вопрос, указывая, что либо товарно-материальные ценности не были получены и, следовательно, отчет об их получении не составлялся, либо данные не согласуются друг с другом и перечисление денег продавцу не производится. Проверка соответствия данных при помощи компьютера и выдача информации по отсутствии согласования представляют собой программируемые процедуры контроля, а осуществление проверки и выдача заключения — ручные процедуры контроля. Обе операции необходимы для достижения целей, преследующихся при проверке. В данном случае цель заключается в обеспечении законного перечисления денег продавцу.

В компьютеризированных системах компьютерные программы могут создать  некоторые документы без выполнения каких-либо работ вручную. С использованием компьютера могут быть, например, проведены  следующие операции: перенос в  журнал следующего месяца записей, сделанных  в текущем месяце; аннулирование  предварительно оплаченных счетов за следующий месяц; оплата операционных расходов (арендная плата и т.п.).

Для обеспечения контроля данные, занесенные в память компьютера и подлежащие обработке, должны быть полными, точными, законными; параметры, условия и программы, использующиеся для начала работы с такими хозяйственными операциями, должны оптимизироваться и под-держиваться на соответствующем  уровне.

Предприятия разрабатывают  и внедряют процедуры контроля для  того, чтобы быть уверенными в законности осуществляемых хозяйствен-ных операций, в том, что информация по ним зарегистрирована полностью и точно, что все  ошибки в процессе ведения дел  и регистрации данных по ним обнаруживаются с максимальной скоростью (независимо от того, произошла ли ошибка при обработке данных по незаконным хозяйственным операциям, заключается ли она в невозможности провести обработку данных по законным операциям), что целостность зарегистрированных данных по ведению финансовой деятельности обеспечена файлами компьютера или бухгалтерскими книгами и что доступ к активам и связанным с ними документам ограничен. Это значит, что процедуры контроля дают уверенность в том, что цели контроля, заключающиеся в обеспечении полноты, точности, законности операций, в защите файлов и активов, были достигнуты и что системой бухгалтерского учета выдается надежная финансовая информация. Предприятиям следует применять различные способы достижения указанных целей.

Сочетание атмосферы всеобъемлющего контроля системы бухгалтерского учета и различных вариантов указанных пяти методов контроля направлено на устранение и/или уменьшение вероятности совершения мошенничества. Хороший контроль задает параметры приема на работу наиболее честных сотрудников, способствует моделированию и поощрению их подобающего поведения, пониманию важности выполняемой работы и обеспечивает такой документооборот, который затрудняет сокрытие мошенничества. Приведенные выше пять методов контроля закрывают перед потенциальными мошенниками доступ к ценностям, лишают их возможности скрыть следы своего преступления и безнаказанно пользоваться его плодами. Таким образом, три названных элемента являются составляющими общей структуры системы внутреннего контроля в любой организации или на предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Законодательные основы организации внутреннего контроля

Организация контроля со стороны  руководства за повседневной деятельностью  предприятия регламентируется, как  на уровне законов, так и других нормативных  и ненормативных документов. Согласно ст.295 Гражданского кодекса РФ, «собственник имущества, находящегося в хозяйственном  ведении, в соответствии с законом  решает вопросы создания предприятия, определения предмета и целей  его деятельности, его реорганизации  и ликвидации, назначает директора (руководителя) предприятия, осуществляет контроль за исполнением по назначению и сохранностью принадлежащего предприятию  имущества». Согласно Кодекса законов  о труде РФ «постоянный контроль за соблюдением работниками всех требований инструкций по охране труда  возлагается на администрацию предприятия, учреждений, организаций» С утверждением в 1993 году Государственной программы  перехода РФ на принятую в международной  практике систему разработан ряд  нормативных документов, создающих  необходимые предпосылки для  внедрения разнообразных средств  внутреннего контроля в практику российских предприятий. Эти документы  затрагивают как вопросы бухгалтерского учета в целом, так и его  контрольной функции в частности. В настоящее время сложилась  система нормативного регулирования  бухгалтерского учета. Иерархия нормативных  документов определена Законом РФ «О бухгалтерском учете» и представлена тремя уровнями: - Законодательный  уровень: Конституция РФ; Гражданский  кодекс РФ; Федеральный закон «О бухгалтерском учете»; Положение  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  РФ; Налоговый кодекс РФ; Законы общего действия (об ООО, ЗАО и т.д.); Указы  Президента; Постановления правительства. Документы данного уровня призваны обеспечить единообразное ведение  учета хозяйственных операций, устанавливать  единые принципы контроля в организации. - Нормативный уровень: нормативные  акты; методические указания и рекомендации, регулирующие вопросы бухгалтерского учета (преимущественно - документы Министерства финансов РФ); положения по бухгалтерскому учету зарегистрированные Министерством юстиции; положения по бухгалтерскому учету не зарегистрированные Министерством юстиции РФ (когда в подготовке документов принимают участие общественные организации). Особое значение данного уровня заключается в отведении особого значения вопросам учета имущества и контроля за его сохранностью и рациональным использованием, определяющие единообразный подход к отраженным в бухгалтерском учете фактам. Применение этого подхода обязательно для всех предприятий и организаций независимо от их форм собственности, что само по себе является важнейшим из средств контроля. - Управленческий уровень или ненормативные документы: методические, отраслевые указания, которые обязательны к исполнению по своим отраслям; распорядительные документы экономического субъекта (приказы об учетной политике, об учетной налоговой политике, распоряжения, должностные инструкции и т.д.); Приказ Министерства экономики «Реформа предприятий и организаций» №118 от 01.10.97; приказы о снабженческо-сбытовой, ценовой, финансовой, инвестиционной, кадровой политике и т.д. Этот уровень является главным инструментом организации управления предприятием на современном этапе и представляет собой своего рода фирменное право, т.е такую систему правил деятельности организации и правил поведения, разработанных на предприятии, которые выражают согласованную волю собственника имущества и коллектива, руководствующихся этими правилами. Норма разрабатывается теми кто в дальнейшем ими руководствуется. Понятие “норма” в широком смысле означает руководящее начало, правило, используемое во взаимосвязях человека с материальными объектами, и между людьми. Учитывая признаки внутрифирменного права, представляющие собой: - правила поведения общего характера, регулирующих наиболее часто встречающиеся отношения и распространяющихся на всех членов организации (например, порядок списания материальных ценностей пришедших в негодность); - нормы (финансово-правовых, трудовых и гражданско-правовых), регулирующих различные стороны деятельности организации (например, положение о коммерческой тайне и др.); - нормы являются обязательными для работников предприятия, которые должны беспрекословно исполнять их; - нормы закрепляются письменно; - нормы издаются для предприятия и выражают волю его коллектива. предприятие может разработать такую учетную политику, в которой реализуются все общепринятые правила бухгалтерского учета и внутреннего контроля. Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» (ст.5 п.3) «Организации, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику, исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей деятельности». Следовательно в Законе подчеркивается, что система внутреннего контроля каждого предприятия должна соответствовать размеру предприятия, структуре управления, составу и видам деятельности. Таким образом, российским законодательством в настоящее время созданы объективные предпосылки для становления и развития на отечественных предприятиях современных систем внутреннего контроля с учетом накопленного опыта и сложившихся традиций. Вывод по главе. Эффективность хозяйствования субъекта во многом зависит от хорошо налаженной системы оперативного учета, обеспечения достоверности бухгалтерских документов, сохранности запасов. Все это составляет сущность внутреннего контроля. Данная глава раскрывает сущность аудита представленную в виде задач и прав СВА, дает нам возможность лучше понять ее место и значение в организации предприятия, а отраженная законодательная и нормативно-правовая база призвана обеспечить единообразное понимание и соблюдение единых принципов контроля в организации.

2. Организация и проведение внутреннего контроля денежных поступлений на примере ООО «Х»

1. Организация кассовых операций ООО «Х»

Денежные средства - это  средства, которые быстро и легко  преобразуются в любые другие материальные ценности, и потому служат показателем их ликвидности [6].

В процессе изучения данного  участка анализируемой организации  был проанализирован порядок  отражения учета и системы  внутреннего контроля денежных средств  и соответствие их основным инструктивным  материалам.

Учет денежных средств  ведется в соответствии с Федеральным  законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, Планом счетов бухгалтерского учета финансово- хозяйственной деятельности организации и Инструкцией по его применению, утвержденному приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. № 94н.

Учет наличных денежных средств  в кассе ООО «Х» осуществляется на активном синтетическом счете 50 «Касса». К счету 50 «Касса» открыт субсчет: 50-1 «Касса организации».

Проверка бухгалтерского учета и системы внутреннего  контроля кассовых операций в ООО  «Х» была проведена в следующей последовательности:

1. инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств;
2. проверка наличия и качества составления внутренних распорядительных документов, перечень подотчетных лиц и т.п.;
3. проверка правильности документального оформления операций;
4. проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;
5. аудиторская проверка правильности списания денежных средств;
6. проверка соблюдения кассовой дисциплины;
7. оформление результатов проверки.

Кассовые операции в ООО  «Х» осуществляет кассир, который является материально ответственным лицом. Свою деятельность кассир осуществляет на основании договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

В бухгалтерском учете  ООО «Х» используют основные типовые межведомственные формы учетных документов и регистров:

1) приходный кассовый  ордер (форма № КО-1, ПРИЛОЖЕНИЕ 1);

2) расходный кассовый  ордер (форма № КО-2, ПРИЛОЖЕНИЕ 2);

3) журнал регистрации  приходных и расходных кассовых  ордеров (форма № КО-3, ПРИЛОЖЕНИЕ 3);

4) кассовая книга (форма  № КО-4, ПРИЛОЖЕНИЕ 4);

Первичные документы оформляются  согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н. Для оформления первичной документации по движению денежных средств в кассе используется программа 1С: Предприятие.

Денежные средства, поступающие  в кассу организации приходуются:

1) от работников – приходным  кассовым ордером стандартной  формы;

2) от физических лиц (покупателей) – приходным кассовым ордером стандартной формы;

3) от работников ООО «Х» - ПКО и авансовым отчетом с подтверждающими документами.

Аудит кассовых учетных документов показал, что наличные деньги в кассу  принимаются по приходному кассовому  ордеру, подписанному кассиром и главным  бухгалтером, с выдачей лицу, сдавшему деньги в кассу, квитанции о приеме, которая является частью приходного ордера и заполняется одновременно с ним, выдается после получения денег кассиром.

Выдачу наличных из кассы  оформляют расходным кассовым ордером. Основанием для выдачи служит платежная  ведомость, распоряжение директора, командировочное  удостоверение, заявление о произведенных  расходах с приложенными к ним  товарными чеками, квитанциями, справками, удостоверяющими факт расходования денег, и иные оправдательные документы.

Согласно «Положения о  порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка  России на территории РФ», утв.Центральным Банком РФ 12.10.2011г. №373-П наличные деньги могут хранится в кассе в пределах лимита.

Лимит остатка кассы на 2012 год в ООО «Х» Утвержден Приказом №2 от 01.01.2012г. и расчетом лимита остатка наличных денег на 2012г. (ПРИЛОЖЕНИЕ 5,6).

Все факты поступления  и расходования денежных средств  записываются в кассовой книге. Кассовая книга ведется автоматизированным способом с формированием листов в виде машинограмм «Вкладной  лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира» (ПРИЛОЖЕНИЕ 7).

Необходимо отметить, что  в условиях ведения автоматизированного  ведения кассовой книги должна производиться  проверка правильности работы программных  средств обработки кассовых документов, что и было выявлено в результате опроса кассира и главного бухгалтера ООО «Х».

 

 

2. Внутренний контроль расчетных операций

ООО «Х»

ООО «Х» имеет два расчетных счета в Ярославском филиале ОАО «ПРОМСВЯЗЬБАНК» г.Ярославль и ОАО «КБ ЯРОСЛАВИЧ».