Организация работы с бухгалтерскими документами в современных условиях

При раскладке дел по годам надо обязательно учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством.

Все данные, включаемые в опись, переписываются с обложки дела.  Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.

В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

В маленьких фирмах, не имеющих структурных подразделений, образующих в процессе своей деятельности не более 20 дел постоянного хранения в год, составляется общая опись, куда войдут и дела бухгалтерии. В крупных фирмах описи составляются на дела каждого структурного подразделения  в отдельности, где, в частности, бухгалтерия представит свою опись.

Опись дел бухгалтерии составляется в 2-х (при наличии ЭК в 3-х) экземплярах. Один экземпляр остается в делах бухгалтерии, а второй передается в архив фирмы вместе с делами (3-й будет подшит к протоколу ЭК).

В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» обработка, оформление и отбор дел на хранение должны производиться регулярно по окончании делопроизводственного года.

На основании описей дел бухгалтерии и других структурных подразделений составляется сводная опись дел фирмы и уже по ней дела будут передаваться на постоянное хранение в государственный архив. В маленькой фирме всю эту работу обычно выполняет секретарь.

Что же касается дел временного хранения (до 10 лет), то они передаются в архив фирмы по уже имеющейся номенклатуре дел.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

1. Разработать должностную инструкцию бухгалтера по налоговому учету.

УТВЕРЖДАЮ

  __________________________

  (Ф.И.О.)

Директор __________________________

  (наименование предприятия)

Должностная инструкция бухгалтера по налогам

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Бухгалтера по налоговому учету.

1.2. Бухгалтер по налоговому учету назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.

1.3. Бухгалтер по налоговому учету подчиняется непосредственно главному бухгалтеру.

1.4. На должность Бухгалтера по данному участку назначается лицо, имеющее среднее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Бухгалтер по налоговому учету должен знать:

- законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского и налогового учета для регистрации и обобщения информации о совершаемых однородных операциях, приводящих к возникновению доходов или расходов, учитываемых в определенном порядке при исчислении налоговой базы текущего или будущих периодов;

- формы и методы бухгалтерского и налогового учета на предприятии;

- план и корреспонденцию счетов, в частности, на этом участке;

- организацию документооборота по налоговому учету;

- порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского и налогового учета, информацию о доходах и расходах предприятия;

- методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- экономику, организацию труда и управления;

- рыночные методы хозяйствования;

- законодательство о труде;

- правила и нормы охраны труда.

1.6. В период временного отсутствия Бухгалтера по налоговому учету его обязанности возлагаются на ________________________________________________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Функциональные обязанности Бухгалтера по данному участку определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности бухгалтера и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.

2.2. Бухгалтер по налоговому учету:

2.2.1. Выполняет работу по формированию полной и достоверной информации о порядке формирования данных о величине доходов и расходов организации, определяющих размер налоговой базы отчетного налогового периода, а также по обеспечению этой информацией внутренних и внешних пользователей для контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью расчетов с бюджетом по налогам в соответствии с Налоговым кодексом РФ

2.2.2. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

2.2.3. Осуществляет прием и контроль первичной документации на данном участке бухгалтерского учета так, чтобы обеспечить непрерывное отражение в хронологическом порядке фактов хозяйственной деятельности, которые в соответствии с установленным Налоговым кодексом порядком влекут за собой или могут повлечь изменение размера налоговой базы.

2.2.4. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, приводящие к возникновению доходов или расходов.

2.2.5. Определяет самостоятельно порядок документооборота и последовательность выполнения операций по формированию показателей налогового учета, а также формы представления данных на бумажных носителях.

2.2.6. Обеспечивает руководителей, кредиторов, инвесторов, аудиторов и других пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по соответствующему участку учета.

2.2.7. Разрабатывает рабочий план счетов, формы первичных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, участвует в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации.

2.2.8. Подготавливает данные по соответствующему участку бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

2.2.9. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.

3. ПРАВА

3.1. Бухгалтер по налоговому учету:

3.1.1. Принимает участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

3.1.2. Вносит предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Бухгалтер по налоговому учету несет ответственность за:

4.1.1. Невыполнение своих функциональных обязанностей.

4.1.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.

4.1.3. Невыполнение приказов, распоряжений директора предприятия, поручений и заданий от .

4.1.4. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Бухгалтера на этом участке определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии

С инструкцией ознакомлен: ___________________ _________________

  (подпись) (Ф.И.О.)

"___"__________ ____ г.

2. Дать полную характеристику и составить докладную записку, телеграмму

Данная инструкция является письменным нормативным документом, который отражает регулирование множества вопросов в деле бухгалтера. Данный документ является действительным, открытым для пользователя и подготовленным на предприятии, т.е. служебным. Так же этот документ является первичным и временного хранения.

ОТДЕЛИНФОРМАЦИОННЫХ                                                                                                                                                                      

ТЕХНОЛОГИЙ                                                                                  Генеральному директору ООО «Вымпел»

                                                                                                      Сидорову С.С.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

30.12.2011 № 10-23/158

О нарушении трудовой дисциплины

Ставлю Вас в известность, что вчера 29.12.2011 в течение 2-х часов с 16-00

и до конца рабочего дня специалист отдела информационных технологий Иванов Иван Иванович отсутствовал на рабочем месте.

Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Ивановым И.И. не представлено.

В связи с допущенным нарушением, предлагаю Иванову И.И. объявить выговор.

Начальник отдела                                                                 Е.С. Любимчикова

ТЕЛЕГРАММА

     МОСКВА                                                СРОЧНАЯ

     МИХАЙЛОВА87

     ГНИ № 36 ЮВАО

     ТАТАРИНОВУ

     УВАЖАЕМЫЙ АНАТОЛИЙ МИХАЙЛОВИЧ ЗПТ ПРОСИМ ВАС СРОЧНО НАПРАВИТЬ

     СПЕЦИАЛИСТА НА УЧЕБНЫЙ СЕМИНАР КВЧ МЕРА НАКАЗАНИЯ

     ЗА НАЛОГОВЫЕ ПРЕСТУПЛЕНИЯ КВЧ ЗПТ КОТОРЫЙ БУДЕТ ПРОВОДИТЬСЯ

     131 22004 ТЧК МЕЖРЕГИОНАЛЬНАЯ ИНСПЕКЦИЯ МНС РФ ПО УФО ТЧК

     ______________________________________________________________              115184, Москва, Ордынка М. ул., д. 33, стр. 1

     Межрегиональная инспекция МНС РФ по УФО

     Зам. начальника инспекции                         И.О. Фамилия

    №13

     25.12.2011

3. Схема документооборота по учету ТМЦ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В условиях развития рыночных отношений и создания широкой сети негосударственных структур, существенно меняется роль такого традиционного для всех учреждений, организаций и предприятий структурного подразделения, как бухгалтерия. Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности.

Учетная политика фирмы, грамотный анализ финансово-хозяйственной деятельности, взаимодействие с налоговыми службами  - это принципиальные, ключевые моменты в работе любой негосударственной структуры, обладающей полной самостоятельностью и выживающей в условиях острой конкурентной борьбы.

Значимость данного структурного подразделения требует постоянного совершенствования организации и деятельности бухгалтерии, улучшения ее кадрового состава, внедрения прогрессивных информационных технологий обработки экономической информации.

Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии является совершенствование организации и ведение делопроизводства в этом подразделении. Многочисленные виды документов (финансовых, расчетно-денежных, первичных учетных, отчетно-статистических, организационно-распорядительных) - «продукт» труда работников бухгалтерии, отражающий жизнеспособность фирмы и перспективы ее дальнейшего существования.