Организация работы с бухгалтерскими документами в современных условиях

Согласно пункту 15 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» «создание первичных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота».

По сути, график документооборота — это узаконенный директором фирмы документ, который четко определяет, кто и когда должен составлять первичные документы, кому и в какие сроки их предъявлять. Этот документ организует взаимодействие всех должностных лиц и структурных подразделений фирмы, а также устраняет разногласия и взаимные претензии, которые могут возникнуть в работе.

График документооборота разрабатывается на основании структурной схемы фирмы, Положений о структурных подразделениях и должностных инструкций работников. В соответствии с «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете» от 29 июля 1983 г. N 105 работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. Готовый график утверждается руководителем организации.

График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждой службой, а также конкретными исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения этих работ.

Работники фирмы, имеющие отношение к учету, создают и, представляют документы строго по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются наименования документов и сроки их представления.

5. РАЗРАБОТКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

В процессе своей работы бухгалтерия получает и создает достаточно большое количество документов. После их использования в оперативной работе для решения текущих вопросов, документы становятся хранителями информации, потребность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Для того, чтобы ускорить процесс поиска этой информации, необходимо создать четкую классификацию документов.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает такое определение этому понятию. Дело — совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

Номенклатура дел - это систематизиро­ванный перечень наименований дел, заводи­мых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел -это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (де­лам) для их оперативного поиска в случае надобности. Каждое дело, включенное в номенкла­туру, имеет свои сроки хранения документов, поме­щенных в него. Таким образом, с помощью номенкла­туры дел производится первый этап экспертизы ценности документов.

Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении любого учреждения, организации, предприятия, фирмы и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные (индивидуальные), типовые и примерные.

Индивидуальная номенклатура дел может составляться для всей фирмы в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших компаниях, не имеющих отделов, подразделений, конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заведенных в течение года. На крупных предприятиях номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия. Таким образом, номенклатура дел бухгалтерии входит, как составная часть, в общую сводную номенклатуру.

Разработка номенклатуры дел должна начинаться в 4-м квартале и завершаться не позднее декабря месяца, чтобы с января следующего года ее можно было бы ввести в действие. Главным определителем при составлении номенклатуры дел являются сами документы, вся их совокупность, как полученных извне, так и созданных в процессе деятельности бухгалтерии. Дела, предусмотренные в типовой и примерной номенклатуре дел, могут быть разъедены или объединены, это зависит от объемов документации или специфики работы. При объединении нескольких дел в одно, обязательным условием является совпадение сроков хранения документов. Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений.

Определив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку дела — краткость, четкость, предельная точность, т. к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа.

Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать указание на периодичность и характер документов. Например:

«Годовой отчет по основной деятельности»;

«Месячные отчеты по заработной плате» и т. д.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр). Например:

«Годовой отчет о работе производства по форме Б-36»;

В заголовках с распорядительной документацией, после указания вида документа, указывается его автор и год создания. Например:

«Приказы директора за 2010 год (копии)».

В делах не должно быть общих заголовков, не раскрывающих сути, содержания и вида документов. При составлении заголовка дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с разными сроками хранения, даже если они очень близки по содержанию, не могут группироваться в одно дело.

Для установления сроков хранения документов ва­шей фирмы нужно воспользоваться «Перечнем ти­повых управленческих документов, обра­зующихся в деятельности организации с ука­занием сроков хранения», утвержденным Росархивом 06.10.2000 г.. и «Перечнем типовых доку­ментов, образующихся в деятельности госко­митетов, министерств, ведомств и других уч­реждений, организаций, предприятий с ука­занием сроков хранения», утвержденным Госар­хивом СССР 15.08.88, с учетом последующих измене­ний и дополнений.

Если дело формируется из документов, которые отсутствуют в перечнях, то сроки их хранения согласовываются с экспертной комиссией фирмы. Экспертная комиссия назначается руководителем фирмы, в ее состав включаются наиболее компетентные работники основных структурных подразделений. Каждый из них должен знать, что организации любых форм собственности обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность в течение любых сроков, но не менее пяти лет.

После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, так как в номенклатуре дел они должны быть расположены в определенной последовательности с учетом степени важности документов.

Первыми рекомендуется помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы вышестоящих органов, а затем дела с организационной документацией, относящейся к деятельности бухгалтерии. Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самой фирмы (приказы, распоряжения, решения собраний учредителей). За этой группой дел последовательно идут дела с отчетными документами (годовые, квартальные и месячные) и переписка. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения. Номенклатура дел бухгалтерии рассматривается экспертной комиссией и, при отсутствии замечаний, визируется руководителем бухгалтерии, утверждается руководителем организации.

Расположение всех дел в номенклатуре закрепляется индексацией дел, т. е. условным обозначением каждого дела. Если фирма маленькая, то индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре (1, 2, 3, 4, ...). В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит обозначение структурного подразделения (в нашем случае бухгалтерии) и порядковый номер заголовка дела в пределах бухгалтерии. Индексация структурных подразделений, как правило, постоянна и повторяется из года в год.

В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей - обозначения структурного подразделения (02-бухгалтерии) и порядкового номера дела в пределах бухгалтерии. В конце номенклатуры надо оставить несколько резервных порядковых номеров на случай, если в бухгалтерии придется завести еще несколько непредусмотренных заранее дел.

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В третьей и четвертой графах указываются сроки хранения дел со ссылкой на номера статей Перечней документов (типовых или ведомственных), в соответствии с которыми эти сроки установлены.

Пятая графа «Примечания» заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении дел, передаче дел в архив, о незавершенных делах, делах, переходящих на следующий год и т. п. Для бухгалтерской документации характерны отметки: «После истечения срока действия договора», «при условии завершения ревизии», «после списания», «после окончания расчетов», «после увольнения материально-ответственного лица».

Печатается номенклатура дел не менее чем в 2-х экземплярах: первый хранится в делопроизводственной службе (у секретаря), а второй направляется в структурные подразделения (в бухгалтерию) для заведения по ним дел. Если ваша фирма передает свои документы в ведомственный или государственный архивы, то количество печатаемых экземпляров соответственно увеличится с 2-х до 3-х или 4-х.

Номенклатура вводится в действие с 1-го января следующего календарного года. Если функции и задачи бухгалтерии не меняются, то уже имеющаяся номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и включается в новую сводную номенклатуру, которую и утверждает руководитель фирмы.

Для быстрейшего поиска необходимых документов можно прикрепить рабочий экземпляр номенклатуры дел к внутренней дверце шкафа, в котором хранятся папки с делами. Это поможет быстро установить номер нужного дела и найти необходимый документ.

В заключение, можно привести еще несколько полезных практических советов по формированию бухгалтерских дел.

• Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заранее заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

• В бухгалтерских книгах и журналах в начале года нумеруются все страницы (листы). На последней странице за подписью главного бухгалтера делается надпись «В настоящей книге всего пронумеровано ... страниц (листов)». Кроме того, кассовая книга и приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть прошнурованы и опечатаны, а количество листов заверено подписями руководителя фирмы и главного бухгалтера.

• Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Обязательно выделяется год, за который собираются в деле документы, а внизу указывается срок их хранения.

• Раскладка документов в дела производится систематически, ежедневно в течение года. Исполненные и проверенные документы должны помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

• Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и копии документов, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

• Толщина каждого дела не должна превышать 30 - 40 мм (около 250 листов). Если документ больше, то дело разделяется на два (или более) тома.

• Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 1997 год будет составлен в 1998 году, но помещаться в дело 1997 г. И наоборот, план на 1998 год составляется в 1997 году, а помещается в дело 1998 года.

• Бухгалтерская документация группируется по хронологии. Документы собираются по месяцам. Однако в зависимости от количества документов в одном томе они могут формироваться за квартал или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца.

• Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируются по видам документов и в хронологическом порядке. При этом приказы по основной деятельности подшиваются отдельно от приказов по личному составу.

• Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом.

• Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки из банка и др.) располагаются в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и другая подобная документация.

6. ПОРЯДОК ТЕКУЩЕГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются и хранятся в бухгалтерии до передачи в архив фирмы. Сохранность документов до передачи в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Дела должны размещаться в закрывающихся шкафах, сейфах или картотеках, защищающих их от пыли и света. Дела располагаются на полках, как правило, вертикально и на корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре (закрепленной на внутренней стенке шкафа), а затем по номеру дела нужную папку с документами.

Для дел, содержащих особо ценные документы, может составляться и постоянно дополняться внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ.