Организация работы с бухгалтерскими документами в современных условиях

26

Федеральное агентство по образованию

Байкальский государственный университет экономики и права

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по дисциплине «Бухгалтерское дело»

на тему «Организация работы с бухгалтерскими документами в современных условиях»

Исполнитель __________                           УУБ 2-10 Ханаева О.А._

                    (дата, подпись)                                (группа, Ф.И.О.)

Руководитель ____________                        канд. экон. наук, доц.

                        (дата, подпись)                      Максимова Г.В.                          

                                                                         (должность, Ф.И.О.)

Иркутск, 2011

Оглавление

Введение _____________________________________________________3                                                                                                             

1.      РАЗРАБОТКА ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ__________________5

2.      РАЗРАБОТКА ПОЛОЖЕНИЯ О БУХГАЛТЕРИИ______________6

3.      РАЗРАБОТКА ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ______________8

4.      СОСТАВЛЕНИЕ ГРАФИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА_________11

5.      РАЗРАБОТКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ______________________12

6.      ПОРЯДОК ТЕКУЩЕГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ__________18

7.      ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ__________________20

8.      ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ДЛИТЕЛЬНОМУ ХРАНЕНИЮ_________24

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ____________________________________28

Заключение___________________________________________________33

Список использованных источников______________________________34

ВВЕДЕНИЕ

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. С уверенностью можно констатировать нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. В особом внимании нуждается исследование организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, "субъектного" и других уровней управления. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования.

21 ноября 1996 года впервые в истории России был подписан Федеральный закон «О бухгалтерском учете» N 129-ФЗ. Он начи­нается с определения бухгалтерского учета: «Бухгал­терский учет представляет собой упорядочен­ную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций». Таким образом, уже в первой статье за­кона была указана необходимость непрерывного до­кументирования учета всех хозяйственных опера­ций.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» вместе с Гражданским кодексом Рос­сийской Федерации (части 1, 2 и 3) является законодатель­но-нормативным актом первого уровня по ведению бухгалтерского учета для всех учреждений, органи­заций и предприятий.

Коммерческие фирмы используют также Феде­ральный закон от 14.06.95 N 88-ФЗ «О госу­дарственной поддержке малого предприни­мательства в Российской Федерации» и глава 26.2 Налогового кодекса РФ «Упрощенная система налогообложения».

Таким образом, тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех  любой организации.

Исходя из актуальности темы, целью данной курсовой работы будет являться рассмотрение основных  этапов создания системы управления документооборотом в бухгалтерии:

1. Разработка Штатного расписания;

2. Разработка Положения о бухгалтерии;

3. Разработка должностных инструкций работников бухгалтерии, а также других работников фирмы, имеющих отношение к учету;

4. Составление графика документооборота;

5. Создание технологии обработки учетной информации;

6. Разработка номенклатуры дел;

7. Определение порядка текущего хранения документов;

8. Экспертиза ценности документов;

9. Подготовка дел к длительному хранению.

1. РАЗРАБОТКА ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

Федеральный закон «О бухгалтерском учете», в зависимости от объема учетной работы в фирме, предусматривает четыре варианта организационных форм ведения бухгалтерского учета:

а) бухгалтерскую службу, как структурное подразделение, возглавляемую главным бухгалтером;

б) штатную должность бухгалтера;

в) передачу на договорных началах веде­ния бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организа­ции или бухгалтеру-специалисту;

г) ведение бухгалтерского учета лично руководителем организации (фирмы).

Выбранная организационная форма ведения бухгалтерского учета отражается в организационных документах. Из всех организационных документов бухгалтерии одним из самых главных является штатное расписание, которое в обязательном порядке должно предъявляться при проверке. Во многих фирмах штатное расписание не соответствует разработанным стандартам, что вызывает нарекания со стороны проверяющих органов.

Штатное расписание составляется на бланке унифицированной формы, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Штатное расписание согласовывается с заинтересованными лицами и утверждается руководителем фирмы. При изменении заработной платы сотрудников необходимо внести коррективы в штатное расписание. Это оформляется приказом директора компании. Еще одной причиной корректировки штатного расписания может быть реорганизация фирмы (изменение ее структуры, введение новых должностей и т. п.).

2. РАЗРАБОТКА ПОЛОЖЕНИЯ О БУХГАЛТЕРИИ

Устав - главный организационный документ предприятия. Он включает в себя несколько разделов, в разделе «Положение о структурных подразделениях» отражается распределение функций между отделами компании.

Если бухгалтерским учетом на предприятии занимается не один работник, а специальное структурное подразделение — бухгалтерия, то обязательно составляется Положение о бухгалтерии (как и о каждом другом структурном подразделении). «Положение» является правовым актом, определяющим права, обязанности и организацию работы каждого структурного подразделения.

Положение о бухгалтерии - документ, имеющий постоянный срок хранения, входящий в систему унифицированной организационно-распорядительной документации. Оно обычно включает следующие разделы:

• общие положения;

• цели и задачи;

• функции;

• права и обязанности;

• ответственность;

• взаимоотношения (служебные связи);

• организация работы.

Раздел «Общие положения», как правило, начинается с указания того, что бухгалтерский учет в компании ведется бухгалтерией, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.

В следующем пункте говорится, что численность и штаты бухгалтерии определяются штатным расписанием. Так как положение носит долгосрочный характер, в этом пункте не стоит указывать конкретное количество работников бухгалтерии, должности, занимаемые ими на момент составления данного документа, иначе очень часто придется вносить коррективы. В обязательном порядке должны указываться законодательно-нормативные акты, которыми руководствуется бухгалтерия в своей деятельности.    Заканчивается        раздел        «Общие положения» пунктом о руководстве бухгалтерии.

Раздел «Цели и задачи» содержит формулировку задач, поставленных перед бухгалтерией. Практически, в нем излагается статья 3 Федерального закона «О бухгалтерском учете», в котором указаны основные задачи бухучета.

В разделе «Функции» перечисляются все виды работ, осуществляемые бухгалтерией. Именно этот раздел больше всего отражает специфику работы бухгалтерии. В данном разделе указываются и такие общие для любой бухгалтерии положения, как правила учета основных фондов, денежных средств, организации контроля за своевременным и правильным проведением инвентаризации, ведения расчетов по заработной плате и т. д.

Отдельным пунктом в этом разделе оговаривается обязательность применения утвержденных типовых унифицированных форм, своевременность и качественность составления первичных учетных документов, передача их в установленные сроки для отражения в бухучете, обеспечение сохранности бухгалтерских документов.

Чем подробнее будет расписан раздел «Функции», тем легче потом составлять должностные инструкции для работников бухгалтерии, закрепляющие за ними эти функции.

За разделом «Функции» следует раздел «Права и обязанности», который наделяет руководителя и других должностных лиц бухгалтерии правами для выполнения возложенных на них функций. К обязательным пунктам относятся такие, как право требовать от структурных подразделений и должностных лиц своевременного, в соответствии с графиком, представления необходимых документов, не принимать к исполнению неправильно оформленные документы и т. п.

Далее следует раздел «Ответственность», в котором указывается, что главный бухгалтер несет личную ответственность за невыполнение возложенных на бухгалтерию задач, в частности, за недостоверность документации, за неправильное применение инструкций и нормативно-законодательных актов, за нерациональную организацию труда подчиненных и состояние трудовой дисциплины.

В разделе «Взаимоотношения (служебные связи)» определяются взаимосвязи и взаимообязательства всех служб, как внутри фирмы, так и среди сторонних организаций (банк, налоговая инспекция и т. д.), а также указывается наименование документации, которой обмениваются службы и ее периодичность.

Последний раздел «Организация работы» может содержать лишь пункт о том, что бухгалтерия работает в соответствии с Правилами внутреннего распорядка фирмы. Сегодня в этот раздел зачастую вписывается и пункт о ежегодном проведении аудиторских проверок деятельности бухгалтерии.

Даже из такого краткого изложения содержания Положения о бухгалтерии видно, что это сложный и многопрофильный документ, требующий ответственного отношения.

Положение о бухгалтерии разрабатывается главным бухгалтером, согласовывается с руководителями других служб и утверждается директором предприятия. Утвержденное Положение доводится до работников бухгалтерии под роспись. Если, со временем, возникнет необходимость внести изменения в текст Положения, то для этого должен быть издан соответствующий приказ.

3. РАЗРАБОТКА ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

Значимость должностных инструкций состоит в том, что они позволяют осуществить объективную оценку деятельности сотрудников и служат нормативной основой для применения к ним мер дисциплинарного воздействия. Только  ка­чественно составленная должностная инст­рукция может служить основой для решения вопросов профессиональной пригодности ра­ботника и его соответствия занимаемой должности, а также для применения на прак­тике к некачественно работающему специа­листу соответствующих статей Трудового ко­декса РФ для освобождения его от занимае­мой должности (например, п. 3 ст. 81 ТК РФ - «не­соответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квали­фикации, подтвержденной результатами аттестации»). Если в компании отсутствуют или некачественно со­ставлены должностные инструкции, то ваше решение об увольнении непрофессионального работника может быть опротестовано в суде. Вас могут заставить не только оплатить все судебные издержки и восстановить уволенного сотрудника на работу, но и выплатить ему зарплату за вынужденные прогулы. При зачислении на должность вновь принимаемый работник в обяза­тельном порядке должен расписаться в инст­рукции. Его роспись означает, что с инструкцией он ознакомлен и обязуется ее выполнять.

Должностные инструкции также имеют унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста:

• общие положения;

• функции;

• должностные обязанности;

• права;

• ответственность;

• взаимоотношения (связи по должности);

• организация работы.

Структура должностной инструкции во многом совпадает со структурой Положения о бухгалтерии. Если в вашей компании ведением бухгалтерского учета занимается одно должностное лицо - бухгалтер, то все задачи и функции по бухучету, указанные в Положении о бухгалтерии, войдут в его должностную инструкцию.

«Общие положения» содержат в себе следующий набор информации: основные сведения о должности, подчиненность, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу) работы по специальности, порядок назначения и освобождения от занимаемой должности, порядок замещения сотрудника при его отсутствии, перечень нормативных документов, которыми он руководствуется в своей работе.

В разделе «Функции» определяются основные направления деятельности работника, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляются конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Этот раздел следует сделать как можно детальнее. Чем больше в нем информации о том, что и как должен делать работник, тем ценнее должностная инструкция.

В разделе «Права» разъясняются полномочия работника, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей. Здесь указываются такие права работника, как право принятия решений, получения информации, необходимой ему для работы, право визирования документов и т. п.

В разделе «Ответственность» можно написать примерно следующее: «работник несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией». При желании это положение можно детализировать, перечислив все обязанности, за выполнение которых работник несет ответственность.

Важен пункт «Взаимоотношения (связи по должности)». В нем должно быть четко обозначено, от кого и кому, какую информацию и в какой документальной форме получает и передает работник.

В последнее время в должностные инструкции часто включается раздел «Организация работы». Он необходим, прежде всего, тогда, когда существует совмещение отдельных видов работ.

Должностная инструкция утверждается руководителем фирмы. При необходимости внесения изменений в должностную инструкцию издается соответствующий приказ.

4. СОСТАВЛЕНИЕ ГРАФИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА

Необходимо знать, что на все хозяйственные операции должны оформляться первичные (оправдательные) документы. Они составляются в момент совершения хозяйственных операций, а если это не представляется возможным -  непосредственно после их окончания.