Органiзацiя облiку орендних операцiй

При автоматизованому формуванні первинної документації у користувача є можливість модифікувати наявні стандартні форми. При цьому йому надається типова форма, на основі якої він формує необхідну йому форму первинного документу шляхом його доповнення або коректування.

Формування необхідного  первинного документу забезпечує генератор друкуючих форм. Розрахунок та відображення вихідної інформації відбу-вається після вводу нормативно-довідкової інформації.

Для аналітичного обліку основних засобів ведеться автоматизована інвентарна картотека, у якій відображаються всі дані, необхідні для управління та обліку [19, ст. 176-177]. З її допомогою бухгалтер має змогу проаналізувати стан основних засобів, термін їх служби, види і термін проведення ремонтів, cуми нарахованого зносу, термін і суми переоцінок, правильність відсотку амортизаційних відрахувань, порядок відшкодування лізинговими платежами вартості об'єктів, обсяг і структуру угод фінансового та оперативного лізингу. Шляхом перегляду карток аналітичних даних визначається необхідність і завантаження основних засобів, а за необхідності визначається фондовіддача даного інвентарного об'єкту.

Для нарахування і розподілу  амортизаційних відрахувань за кодами

виробничих затрат формують відомість нарахування амортизації. На її основі

бухгалтер може здійснити  аналіз та контроль за правильністю та формуван-

ням норм амортизаційних відрахувань, правильністю використання попра-

вочних коефіцієнтів, перевірити суми нарахованої амортизації та визначити залишкову вартість на певну дату.

Для обліку, контролю і аналізу  даних про виконаний ремонт, ре-

конструкцію чи поліпшення орендованого майна використовують відомість

"Довідка про виконаний  капітальний ремонт, реконструкцію,  поліпшення". З

її допомогою легко  контролювати стан майна, кількість  та обсяг поліпшень, а

також їх доцільність [18, ст. 307-308].

Для узагальнення даних про  наявне майно рекомендуємо використовувати  зведену відомість з обліку основних засобів, яка містить інформацію про всі можливі види руху основних засобів, які призвели до тієї чи іншої зміни їх вартості. Цю відомість також можна згрупувати у вище перелічених розрізах, зокрема за об'єктами, які перебувають в лізингу. Для контролю за наявністю та станом майна, яке передано чи взято в лізинг, можна сформувати відомість у розрізі орендарів чи лізингодавців. За допомогою довідника коректних проведень здійснюється автоматична перевірка правильності віднесення операцій з руху майна на ті чи інші рахунки бухгалтерського обліку, повідомляється про допущені помилки шляхом діалогових повідомлень, пропонуються можливі варіанти проведень. Тому застосовуючи автоматизовану обробку даних бухгалтер чи керівник може в значно коротші проміжки часу одержати коректну, достовірну, якісну та своєчасну інформацію щодо стану конкретного майна.

Таким чином при автоматизації  операцій з обліку основних засобів, а також механізації обліку лізингових операцій, бухгалтеру полегшується праця з обліку власного та залученого майна, покращується аналітичність даних,спрощується контроль.

Тепер спробуємо коротко  охарактеризувати програмні продукти, які дозволяють здійснювати автоматизований облік основних засобів та лізингових операцій. Безумовно, що найдешевшим та найпростішим способом часткової автоматизації обліку лізингових операцій є застосування можливостей програмного продукту MS Excel. Засобами цієї програми можна забезпечити широке розкриття аналітичності, яке присутнє при лізингу об'єктів основних засобів. За допомогою введення формул розрахунку амортизаційних відрахувань повністю автоматизується процес нарахування амортизації, згідно з вимогами облікових стандартів № 7 "Основні засоби" і № 14 "Оренда". При цьому можна забезпечити нарахування амортизації за будь-яким з методів. Є можливість видавати зведену таблицю, яка враховуватиме суми покращень, збільшення та зменшення балансової вартості груп основних засобів, швидко буде розраховувати залишкову вартість майна тощо.

Це найдешевший варіант, оскільки даний програмний продукт є в наявності програмного забезпечення будь-якого комп'ютера та не вимагає особливих знань. Проте, попри автоматизацію різних розрахункових та аналітичних моментів, він не забезпечує автоматизації самого обліку лізингу.

Тепер розглянемо більш складні  та дорожчі шляхи автоматизації. Сьогодні на ринку існує безліч готових  програмних продуктів, які можуть автоматизувати не лише конкретну ділянку обліку, а й весь обліковий процес, починаючи  зі складання первинних документів і завершуючи складанням звітності  за результатами проведеної роботи.

Серед готових програмних продуктів, які можна віднести до класу бухгалтерських програм, можна виділити такі, що найбільше поширені на ринку: 1С: Бухгалтерія, Галактика, Парус, Тритон, R/3 [18, ст. 237-303].

Аналізуючи процес поширення  комп'ютеризації обліку в господарюючих  суб'єктів великого, малого та середнього бізнесу, а також доступності тих чи інших програмних продуктів, наявності кваліфікованих спеціалістів із забезпечення та програмного супроводу згаданих вище програм, можна дійти

до висновку, що найпоширенішою з них є 1С: Бухгалтерія (у різних своїх

конфігураціях). З погляду  автора, дана програма є найбільш оптимальною

для автоматизації обліку не лише лізингових операцій, а й  всього облікового

процесу на підприємстві. Програма 1С має зручний інтерфейс, дає  широкі

можливості бухгалтеру для  конфігурування існуючих та створення  нових

форм документів та звітів, з врахуванням особливостей діяльності конкретно

взятого суб'єкта господарювання. При цьому програма не є складною для ви-

вчення, не вимагає особливих  знань в комп'ютерній галузі, дозволяє відко-

ректувати під вимоги специфіки  діяльності конкретного суб'єкта господарю-

вання певні форми звітів, має широкі аналітичні можливості.

У переліку програм 1С для  України реально реалізовано  схему роздільного ведення бухгалтерського  та податкового обліку необоротних  активів. Ця схема пропонує паралельний (одночасний) ввід реквізитів, необхідних для бухгалтерського та податкового обліку і простежується на всіх етапах облікового процесу. Цих етапів декілька і вони мають самостійне значення, нормативне регулювання та оформляються певними первинними документами:

• надходження необоротних активів;
• введення в експлуатацію;
• нарахування амортизації;
• вибуття [18, ст. 303].

Систему доволі зручно використовувати при лізингових операціях, оскільки тут об'єктами лізингу та обліку виступають ті самі необоротні активи (основні засоби). А якщо є змога в режимі "Конфігурування" програми 1С підібрати зручні форми документів та звітів для відображення тих чи інших операцій – взагалі дозволяють максимально зручно організувати бухгалтеру обліковий процес.У межах одного довідника різні елементи можуть бути об'єднані в групи. Всі дані щодо наявності основних засобів на підприємстві зберігатимуться в довіднику "Основні засоби", що є аналогом картотеки основних засобів на підприємстві. Цей довідник є дворівневим, що забезпечує додаткове групування об'єктів основних засобів, наприклад: виробничого та невиробничого призначення. Перевагами комп'ютерної інвентарної картки порівняно з паперовим носієм є наявність більшої кількості реквізитів та можливість їх коригування відносно особливостей господарської діяльності. Програма забезпечує можливість одночасного ведення податкового та бухгалтерського обліків, які, на жаль, є різними, що дозволяє розподілити основні фонди, витрати на придбання яких підлягають та не підлягають амортизації для цілей оподаткування.

Організація бази даних дозволяє провести повну інвентаризацію основних засобів, включаючи визначення первісної  вартості за групами, розрахувати і  перевірити суми амортизаційних відрахувань і зносу за кожним інвентарним об'єктом, впорядкувати і перевірити інвентарні номери та інші реквізити в базі даних. Як вхідну інформацію для створення картотеки застосовують інвентарні картки з обліку основних засобів. При реєстрації надходження основних засобів і внесення змін до інвентарної картотеки дані вводяться в окрему інвентарну картку. Крім картотеки, записи заносяться до журналу бухгалтерських проводок і поповнюють списки об'єктів, які надійшли або були переміщені.

Як правило, більшість  реквізитів вводиться в довідник при роботі з документом "Ввід в експлуатацію". Заповнення діалогової форми цього доку-менту починається з вибору опції "Вводу в експлуатацію необоротних активів", де проставляється вид активу, місця їх зберігання, матеріально відповідальні особи тощо. Таблична частина документу інформує про аналітику рахунку капітальних інвестицій, назву об'єкта, первісну вартість, одиницю виміру, ціну та суму. При проведенні документу буде сформовано необхідний набір бухгалтерських проведень щодо прийняття об'єктів на баланс, збіль-шення вартості груп основних фондів тощо.

При введенні в експлуатацію автоматично виконується контроль надублювання інвентарних номерів, а дані про найменування підрозділів і значення норм амортизації за об'єктами, що вводяться, беруться з відповідних класифікаторів. У разі відсутності таких даних у класифікаторі інвентарний номер поповнюється.

Амортизація основних засобів  автоматизована з допомогою докумен-ту "Нарахування знову" який дозволяє працювати як в бухгалтерському, так іподатковому обліку (рис. 1).

При лізингу об'єкти можуть зазнавати поліпшень, які можна відображати з допомогою документу "Модернізація необоротних активів". Коли такий документ оформляється на об'єкт, що належить до виробничих фондів і помічений відповідним чином в довіднику, тоді з'являється група реквізитів -"Зміна балансової вартості".

У документі важливе значення має реквізит "Вказати суму на витрати

в ручну", що дозволяє редагувати суму затрат на поліпшення майна, яку  під-

приємство має право включати до складу валових витрат. Після  проведення

документу, якщо 10 % бар'єр було перевищено, сума витрат, яка більша від

нього, відноситься автоматично  на збільшення вартості відповідної  групи ос-

новних фондів. Цей самий  документ передбачає можливість відображення

модернізації, здійсненої як власними силами, так і з допомогою  сторонньої

(підрядної) організації.

На думку експертів, документ "Ліквідація необоротних активів", який

призначений для ліквідації (списання) основних засобів, можна  застосовува-

ти також при списанні об'єктів лізингу при переході права власності після за-

кінчення терміну угоди  фінансового лізингу. Документ передбачає два види

ліквідації: списання та реалізація, що досить зручно при відображенні лізингових операцій.

Для відображення основних засобів у податковому обліку в системі

використовуються позабалансові  рахунки окремо для кожної групи. Причому

за першою групою облік  ведеться в розрізі кожного конкретного  об'єкта, що

дозволяє на будь-який момент часу отримати дані щодо його балансової вар-

тості. А на рахунках за іншими групами майна не передбачено  аналітичного

обліку, тому що облік ведеться в цілому за групою. Тут є ознака кількісного

обліку, що дозволяє знати  кількість та загальну суму за групою на будь-який

момент часу [22, ст. 278-280].

Практично ,для здійснення обліку основних засобів за допомогою  програми 1С необхідно створити довідник з обліку основних засобів:

• Головне меню
• Довідник
• Основні засоби
• Відкривається вікно “Необоротні активи”.1 група
• Розкриваємо папку першої групи, двічи клацнувши мишкою.
• Робимо вибір фірми
• Піктограма “Нова строчка”

Відкривається закладка, заповнюємо “Основну” її частину потім переходимо в “Додаткову” і заповнюємю дані потрібні для нарахування амортизації.

Це і є процес заповнення довідника “Основні засоби” та інвентарної картки об'єкту.

Таким чином заповнюються всі об'єкти першої групи. Потім переходимо до другої групи і так далі.

Створено довідники з  обліку основних засобів, введені початкові  залишки об'єктів що підлягають обліку. Можно виконувати поточну обробку  інформації з руху необоротних активів. А це можуть бути такі операції:

• надходження об'єкту та операції з монтажем; 
• ввод об'єкта в експлуатацію;
• вибуття об'єктів з різних причин (продажу, ліквідації внаслідок зносу і т.д.);
• нарахування амортизації основних засобів в бухгалтерському обліку – щомісячно, в податковому обліку – щоквартально.

Для того щоб ввести документ з надходження (купівлі) основних засобів  необхідно зробити такі кроки:

• Головне меню
• Документи
• Необоротні активи
• Надходження (Поступление)
• При цьому відкривається вікно “Приход необоротних ативів”
• Вибираємо фірму