Организация бухгалтерского учета на предприятии

Основными случаями персональной ответственности главного бухгалтера являются:

• ошибки и искажения в бухгалтерской отчетности как следствие неправильного ведения бухгалтерского учета;
• нарушений правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность;
• принятие к исполнению и оформлению документов, противоречащих законодательству;
• неправильная и несвоевременная выверка расчетов с дебиторами и кредиторами, а также операций по банковским счетам;
• нарушение правил списания с баланса различных потерь, как-то: дебиторской и кредиторской задолженности, недостач, денежных начетов с виновных лиц и др.;
• нарушение сроков представления квартальных и годовых бухгалтерских отчетов.

Очень важным моментом является факт согласования с главным бухгалтером таких  кадровых вопросов, как назначение на работу, увольнение и перемещение  материально-ответственных лиц. 

В практической деятельности нередки случаи, когда  на выполнение какой-либо  хозяйственной  операции возникают разные мнения у  руководителя и главного бухгалтера. Окончательное решение принадлежит руководителю, а главный бухгалтер должен принять к исполнению это решение, так как руководитель персонально несет ответственность за все последствия этих действий. Очень важно содержать в порядке все делопроизводство, так как оригиналы приказов, распоряжений, рапортов, докладных и объяснительных записок при возникновении конфликтных ситуаций дают возможность руководителю или вышестоящему руководству принять правильное решение для ликвидации претензий и конфликтов.

При сдаче дел бухгалтером производится проверка состояния бухгалтерского учета и отчетности. Проверяется состояние кассы, результат проверки актируется отдельно. Акт проверки кассы подписывают сдающий и принимающий дела бухгалтерии, кассир и представитель администрации, и акт прилагается к приемо-сдаточному акту дел бухгалтерии.

После этого  сдающий дела бухгалтер освобождается  от руководства бухгалтерии, а вновь  назначенный бухгалтер начинает свою работу в полном объеме. Полная проверка состояния материального и денежного учета, расчетных статей баланса, отчетности производятся на основе последнего представленного бухгалтерией баланса. При этом используются: годовые, квартальные и месячные бухгалтерские отчеты и балансы, решения руководящего органа или головной организации по этим отчетам, договоры, банковские выписки по счетам, акты сверки расчетов, финансовые планы, штатные расписания, сметы, титульные списки, регистры синтетического и аналитического учета, акты инвентаризации материальных ценностей, сличительные ведомости, протоколы инвентаризационных комиссий, акты ревизий, обследований.

          Если в процессе приема – сдачи дел обнаруживаются факты злоупотреблений, принимающий  дела имеет право потребовать от администрации документальной ревизии. Сдающий дела обязан внести исправления в учете в случае обнаружения недочетов. В необходимых случаях возможно привлечение сдающего дела к дисциплинарной, материальной или уголовной ответственности в установленном законодательством порядке.

4.  Организация и техника ведения бухгалтерского учета.

   Техника ведения бухгалтерского учёта предусматривает выбор формы ведения учёта, рабочий план счетов, технологию обработки  данных, проведение инвентаризации.

Под формой бухгалтерского учета понимается определенная система использования учетных регистров, которая устанавливает формы, последовательность и способы учетных записей. Назначение всех форм ведения  бухгалтерского  учета  одинаково, они предназначены для регистрации хозяйственных операций, группировки однородных данных и отражения их на счетах синтетического и аналитического учета, подсчета оборотов и сальдо на счетах, обобщения расчетов в балансе и отчетности. Поэтому признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются: содержание и форма применяемых регистров, взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета, последовательность и способы записей в учетные регистры. Форму ведения  бухгалтерского учета в соответствии с Федеральным Законом от 21 ноября 1996 г. № 129-Ф3 "О бухгалтерском учете"  предприятие выбирает самостоятельно. В Положение 
по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98 указано, что способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией при формировании учетной политики, применяются с первого января года, следующего за годом утверждения соответствующего организационно-распорядительного документа. При этом они применяются всеми филиалами, представительствами и иными подразделениями организации (включая выделенные на отдельный баланс), независимо от их места нахождения. Основными формами ведения бухгалтерского  учета  являются:

• журнально-ордерная;
• мемориально-ордерная;
• упрощенная форма учета для малых предприятий;
• автоматизированная форма, с применением программ автоматизации бухгалтерского учета.

 Организации независимо от форм собственности и подчиненности ведут бухгалтерский учет в соответствии с Планом счетов, утвержденным Министерством Финансов РФ от 31 октября 2000 г. N 94н 
"Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению".

План счетов - система бухгалтерских счетов, основанная на их экономических признаках, предусматривающая их количество, группировку  и цифровое обозначение в зависимости от объектов и целей учета. Для учета специфических операций организация может по договоренности с Министерством Финансов РФ вводить в План счетов синтетические счета, используя свободные номера. Организации могут самостоятельно уточнять название субсчетов, исключать или объединять их, а так же вводить дополнительные субсчета.  В конце Плана приводятся забалансовые счета, принцип двойной записи на этих счетах не применяется.

  Технология  обработки данных – одна из  немаловажных составляющих техники  ведения бухгалтерского учета  на предприятии. Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами. Учетный регистр - регистр данных бухгалтерского учета о наличии средств и операциях с ними. Классифицируются по назначению (хронологические, систематические, комбинированные), содержанию (синтетические и аналитические) и форме (двусторонние, односторонние, табличные и шахматные).

Компьютерная  технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной:

• Единообразное выполнение операций.
• Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты.
• Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль.
• Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации.

Компьютерная  система может выполнять некоторые  операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как  это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку  сам факт принятия такой системы  в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих  санкций.

В технику ведения бухгалтерского учета входит проведение инвентаризации. Инвентаризация — это один из обязательных элементов бухгалтерского учета. Ее необходимость связана с тем, что данные бухгалтерского учета и фактическое состояние имущества и расчетов любой организации, и в том числе, некоммерческой, подлежат регулярной сверке. Документ, где проведение инвентаризации описано наиболее подробно, — это Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. Проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет, при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, при реорганизации или ликвидации организации и других случаях

Для проведения инвентаризации в организации  создается постоянно действующая  инвентаризационная комиссия. В составе инвентаризационной комиссии должно быть не менее трех человек. Верхнего количественного предела не существует, единственное условие, которое должно соблюдаться, — нечетное количество членов инвентаризационной комиссии. Персональный состав инвентаризационной комиссии утверждает руководитель организации приказом или распоряжением. Инвентаризации в организации подлежат чаще всего: основные средства, нематериальные активы, прочие запасы, денежные средства, кредиторская задолженность, кредиты банков, займы, резервы.

Инвентаризации подлежит имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете. В ходе инвентаризации может быть выявлено имущество, не учтенное по каким-либо причинам. Оно тоже входит в состав ценностей, подлежащих проверке.  Фактическое наличие всего вышеуказанного имущества сверяется с данными бухгалтерского учета. Кроме того, контролируется сохранность имущества, выявляется имущество, потерявшее свое первоначальное качество, залежавшееся и не нужное организации. Проверяется также полнота отражения в учете обязательств.

5. Документооборот и его организация.

Для рациональной организации учета  требуется не только правильное оформление документами всех хозяйственных  операций, но и своевременное представление  документов в бухгалтерию организации. Необходима такая система их выписки  и обработки, которая способствует максимальному ускорению документооборота.

Документооборот — это движение документа от момента его составления, через все стадии учетной обработки, до передачи на хранение в архив. С целью рациональной организации бухгалтерского учета в объединении, организации, должен разрабатываться план-график документооборота, который утверждается руководителем и является обязательным для всех работников, связанных с оформлением документов. В плане-графике указываются назначение каждой формы документа, сроки сдачи в бухгалтерию, обработки их в бухгалтерии, записи в учетные регистры и другие. План-график документооборота предусматривает необходимый порядок движение документов и равномерную нагрузку не только учетного аппарата, но и всех других работников, связанных с первичным учетом.

Правильная организация документооборота имеет большое значение для всей бухгалтерской работы. Преобладающая  часть документов в организациях составляется в подразделениях и лица, оформляющие документы, иногда не имеют достаточной специальной подготовки. Поэтому важную роль играет инструктаж работников о порядке составления и прохождения документов. План-график документооборота составляет главный бухгалтер. Контроль за его выполнением также возлагается на главного бухгалтера.

Внедрение в практику учетной работы организаций персональных ЭВМ вносит соответствующие изменения в  организацию их документооборота. Документооборот  в условиях применения ПЭВМ позволяет  расширить возможности использования  учетной информации и обеспечить их надлежащую сохранность.

Хранение документов бухгалтерского учета производится в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утвержден приказом Министерством Финансов РФ от 29 июля 1998 г. N 34н) (с изменениями от 30 декабря 1999 г., 24 марта 2000 г.). Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. В соответствии с Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ" решение  об  учреждении   (создании)   общества, хранится постоянно. Договор   о   создании   общества,     договор о присоединении (слиянии) общества и  передаточный акт,  решение  о   разделении,     выделении или преобразовании и разделительный баланс также хранятся постоянно. Устав   общества,   изменения   и    дополнения,              внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном    порядке,        свидетельство о государственной регистрации общества хранятся постоянно. Документы,  подтверждающие  права    общества на имущество, находящееся на его балансе, образующихся в деятельности организаций, хранятся в соответствии  с  Перечнем типовых управленческих документов,  с  указанием   сроков хранения, утвержденным  Федеральной архивной службой России 06.10.2003. Документация текущего года хранится в архиве бухгалтерии, за сохранность которого несет ответственность главный бухгалтер. По истечению установленных сроков хранения в архиве организации документы уничтожаются, а наиболее важные передаются в государственный архив.