Организация бух учета в компьютерной среде

     Начальный этап связан с операциями сбора и регистрацией первичных документов. Как уже отмечалось, возможно формирование документов вручную или автоматически. В нашем примере автоматическое формирование происходит путем обращения к блоку меню «Документы». В результате формируются документы по приходу и расходу материалов на склад. Ввод данных первичных документов в машину происходит периодически, по мере поступления данных.

     Начальный этап заканчивается размещением  данных документов в базовые массивы.

     Основной  этап является завершающим этапом работы с программой и связан с получением различных отчетных форм. В нашем примере для его выполнения используется модуль меню «Отчеты», позволяющий получить такие документы, как «Ведомость остатков товарно-материальных ценностей», «Оборотная ведомость» и др. В ходе выполнения основного этапа машиной обеспечивается получение из базы данных различных комбинированных (рабочих) массивов, используемых для составления отчетов. Каждый рабочий массив подлежит сортировке по какому-либо ключевому слову (например, номенклатурному номеру материала) и подсчету в нем итоговых данных. В результате формируется отчетная сводка, которая затем выдается «На печать».

     Возможно  также выполнение таких операций, как архивация данных на машинные носители и формирование информации для передачи на другие АРМ [3].

     Информационные связи комплекса учетных задач позволяют выделить три фазы обработки, заложенные в основу машинных программ. На первой фазе производятся первичный учет, составление первичных бухгалтерских документов, их обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку учета (например, по учету заработной платы, составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.). Все операции преобразования выполняются на основании пакета прикладных программ конкретного участка учета или встроенным модулем в единую программу бухгалтерского учета (например, БЭМБИ+).

     Второй  фазой обработки является составление  проводок и их размещение в различные регистры аналитического и синтетического учета, журналы-ордера по номерам счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс, формируя проводки по окончании решения каждого участка учета.

     Третья  фаза обработки состоит в составлении  сводного синтетического учета: отчетно-сальдовых ведомостей по счетам главной книги, баланса и форм финансовой отчетности, что обеспечивается головным модулем машинной программы «Проводка — Главная книга — Баланс».

     Между комплексами бухгалтерского учета  существуют информационные связи, взятые в основу организации вычислительной сети бухгалтерии. Для таких участков учета, как учет основных средств, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, формирование исходной информации происходит, как правило, за счет первичного учета и отражения хозяйственных операций в первичных документах. Для задач по учету затрат на производство и сводному учету входной информации в основном служат результаты решения других комплексов учетных задач. Особого внимания заслуживает формирование информационной базы по учету затрат на производство, где основным источником являются итоговые данные, полученные ранее при решении задач по учету основных средств, материалов, труда и заработной платы, ютовой продукции.

     Программное обеспечение решения задач бухгалтерского учета строится с учетом рассмотренных  фаз обработки, интеграции учетных задач, а также наличия внешних связей.

     К информационному обеспечению бухгалтерского учета с полным основанием можно отнести ряд типовых отечественных информационно-справочных программ: «Консультант-бухгалтер», «Консультант-плюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник» и др. Программа «Консультант-бухгалтер» содержит разъяснения специалистов о порядке применения различных правовых норм. Пополнение информации происходит по Общероссийской сети распространения правовой информации.

     Программа состоит из двух частей[8]:

     1. Информационный банк, который содержит нормативные документы Министерства финансов РФ, МНС РФ, законы и указы Президента, Госдумы, инструкции Центрального Банка РФ и т.п. Документы систематизируются по темам: налоги, трудовое право, гражданское право, хозяйственное законодательство, внешнеторговая деятельность.

     2. Информационный банк «Вопросы-ответы»,  который содержит официальные и неофициальные разъяснения различных организаций, консультации ведущих юристов, экономистов и аудиторов.

     Для современного этапа развития компьютерной обработки характерна интеграция задач бухгалтерского учета, предусмотренная операциями технологического процесса. Суть его в том, что, обрабатывая каждый участок бухгалтерского учета на отдельном АРМ, формируется, информация, которая впоследствии объединяется и используется головным модулем программы для получения сводной бухгалтерской отчетности (режим «перенос проводок»).

     Важным  элементом реализации технологии обработки  учетных задач является его программное  обеспечение. На рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ, предназначенных для различных предприятий, фирм, организаций. Разработка программных продуктов ведется многочисленными отечественными фирмами, наиболее известные из них «1С:Бухгалтерия», «Парус», «Интеллект-Сервис», «Инфософт», «Хакерс-Дизайн» и др. «Основой классификации функциональных пакетов бухгалтерского учета может служить их ориентация на малое, среднее или крупное предприятие. Многие фирмы выпускают программы в двух вариантах: локальном и сетевом. Следует отметить, что сетевые варианты намного сложнее и дороже, требуют осуществления новой технологии «клиент — сервер», специального оборудования и операционных систем, а также наличия штата специалистов по обслуживанию вычислительной сети. Как правило, сетевые версии помимо программ бухгалтерского учета ориентированы на компьютерную обработку управленческой информации всей фирмы или организации.  

       2. Организация и ведение бухгалтерского учета в

      ООО «Приборавтоматика» 

      ООО «Приборавтоматика» создано в г. Рязани 6 мая 2003 года.

      Юридический адрес: г. Рязань, ул. Семинарская, д.3.

      Основные  направления деятельности общества:

      - производство электрической аппаратуры;

      - производство электромонтажных, наладочных и других строительных  работ; ремонт и сервисное обслуживание оборудования;

      - коммерческая и иная деятельность.

      В соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском  учете» ответственность за организацию бухгалтерского учета в ООО «Приборавтоматика», соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации.

      Руководитель организаций учреждает бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером.

      План  организации бухгалтерского учета  ООО «Приборавтоматика» состоит из следующих элементов: план документации и график документооборота; план инвентаризации; план счетов и их корреспонденции; план отчетности; план технического оформления учета; план организации труда работников бухгалтерии.

      В плане документации указывается перечень документов для учета хозяйственных операций и составляется расчет потребности в бланках. При этом организации могут использовать типовые формы первичных учетных документов или применять формы документов, разработанные самостоятельно. После определения потребности в бланках заказывают их печатание в типографии или делают заявку на приобретение, а при централизованном снабжении делают, заявку на получение их от вышестоящей организации.

      Все формы первичных учетных документов, как типовых, так и разработанных самостоятельно, составляются с соблюдением требований, предусмотренных Законом РФ «О бухгалтерском учете».

      Основой организации первичного учета в  ООО «Приборавтоматика» является утвержденный главным бухгалтером график документооборота. В графике документооборота определяется круг лиц, ответственных за оформление документов, и указываются порядок, место, время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.

      В плане инвентаризации определяют порядок, формы и сроки проведения плановых и внеплановых инвентаризаций. План инвентаризации составляют с учетом того, чтобы проверка наличия ценностей не влияла на нормальную работу предприятия. Сроки проведения внеплановых инвентаризаций не известны материально ответственным лицам.

      В плане отчетности указываются перечень отчетных форм, отчетный период, за который составляется та или иная форма отчета, сроки представления отчетности, наименования и адреса организаций и учреждений, фамилии должностных лиц, получающих отчеты, способ представления отчетов (почтой, телеграфом и др.) и фамилии работников, ответственных за составление отчетности, с точным указанием выполняемых ими работ. План отчетности состоит из двух частей: в первой части содержатся необходимые сведения по отчетности, представляемой внешним пользователем, во второй - сведения по отчетности, получаемой от отдельных подразделений предприятия.

      В плане технического оформления учета дается детальная характеристика формы учета, которая применяется в ООО «Приборавтоматика», а также указывается, какие вычислительные машины, приборы и устройства будут использованы в организации. При выборе формы учета организации обязаны руководствоваться соответствующими указаниями и инструкциями, учитывать конкретные условия работы организации, хорошо знать преимущества и недостатки действующих форм бухгалтерского учета.

      Значительное  место в плане технического оформления учета уделяется механизации и автоматизации учета. Причем помимо использования вычислительных машин в соответствующих организационных формах предусматривается применение различных вычислительных таблиц и различного рода средств механизации измерения и счета: мерной тары, весов, счетчиков (газовых, электрических и т.п.).

      В плане организации труда работников бухгалтерии ООО «Приборавтоматика» определена структура аппарата бухгалтерии и штат бухгалтерии, дана должностная характеристика каждому работнику, намечены мероприятия по повышению их квалификации, составляются графики учетных работ.

      В ООО «Приборавтоматика» используется частичная децентрализация учета, при которой в производственных подразделениях кроме составления первичных документов ведут аналитический учет по отдельным синтетическим счетам, осуществляют учет производственных затрат, исчисляют фактическую себестоимость изделий и т.п. Однако законченный бухгалтерский учет в подразделениях не ведется и баланс не составляется.

      Структура бухгалтерского аппарата ООО «Приборавтоматика» зависит в основном от условий организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия технических средств учета.

      В ООО «Приборавтоматика» в состав бухгалтерии входят следующие группы:

• материальная, отвечающая за учет приобретения материальных 
  ценностей, их поступления и расходования. В этой же группе, как 
  правило, ведется учет основных средств;
• группа учета оплаты труда, осуществляющая учет затрат труда рабочих, исчисление заработной ллаты работникам, контроль за использованием фонда оплаты труда, учет всех расчетов с работниками предприятий, бюджетом, Фондом социального страхования и другими ведомствами, связанными с оплатой труда;
• производственно-калькуляционная, которая ведет учет затрат на производство, калькулирует себестоимость продукции, выявляет результаты внутризаводского хозрасчета, составляет отчетность о производстве;
• учета готовой продукции, осуществляющая учет готовой продукции на складах и ее реализации,
• общая группа, работники которой ведут учет остальных операций 
  и Главную книгу, составляют бухгалтерский баланс и другие фор 
  мы финансовой отчетности.